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取引先から訃報を受けた場合、どうしたらいい？？フリーランスの訃報対応マニュアル

ab office オクムラ

個人事業主やひとり社長向けのバックオフィスサポートをやっているオクムラと申します。
複数の企業で情シスや総務をやっていました。

フリーランスの方で、取引先の訃報にどう対応したら良いのかわからず困ってしまう方がいるかと思います。
失礼の無いような対応を、早急にしなければなりません。
神経を使うし時間もかかるし、結構大変なんですよね…。

今回はフリーランス・個人事業主の方やその秘書・バックオフィス担当の方向けに、私が数多く経験した中で見出したとりあえず無難で安心で一般的な対応方法をご紹介いたします。
ただし、例外があったり、故人との関係性にも寄るので、臨機応変に対応してください！

コロナで出席をお断りされることが多くなってきました。
この記事では出席しない場合の対応方法をご紹介します。
※出席できる場合は香典を持参してください。
※出席しない場合に、お香典を現金書留で送ることもあります。

まず確認すること

必要な情報を取引先からもらいましょう。
「お通夜やご葬儀の情報を頂けますか？」とお聞きすると、メールやFAXで送ってくださることがほとんどです。
情報がすぐに全て揃わないこともありますが、葬儀会場に問い合わせればわかることもあるので、ひとまず分かる情報のみで大丈夫です。
下記はゲットする優先度の高い順に並べています。

  • 故人のお名前

  • 会場情報（会場名、住所、電話番号）

  • 通夜、葬儀の日時

  • 喪主のお名前とご関係（長男、妻 等）

弔電の手配

弔電と供花、両方手配する場合は、供花より先に弔電の手配をしましょう。
理由としては、供花は葬儀会場が手配してくれるので、時間的に少し遅くなっても大丈夫なことが多いです。
弔電は「○時までに注文すれば、当日○時までに配達します」などの時間制限があったりと、供花に比べて早く対応した方がいいことが、私の体感的には多いです。

おすすめサービス

ネットで注文すれば間違いも少なく、控えも保存しておけます。
VERY CARDは安価で高級感のある台紙もあるので、オススメです。

弔電の文章はどうしたらいいか？

注文時に文例が選択できるサービスが多いので、そのいずれかを選んでおけば間違いありませんが、故人と喪主との関係性が分かっている場合は、下記ののように関係性を入れた敬称を使うことをおススメします。

○○（敬称）のご逝去の報に接し、
謹んでお悔やみ申し上げますとともに、
心からご冥福をお祈りいたします。

父親　： ご尊父（そんぷ）様
母親　： ご母堂（ぼどう）様
夫　　： ご主人様
妻　　： ご令室（れいしつ）様

チェックリスト

失礼の無いように、何度もチェックして間違いのないようにくれぐれも気を付けてください。
ダブルチェックをしてくれる人がいるなら、ぜひお願いしましょう。

  • 受取人名（宛先）
    喪主の方。関係（ご長男なのか、奥様なのか）。漢字が間違っていないか。

  • 故人名
    漢字の間違いがないか。

  • 葬儀会場
    会場に電話で「弔電のお送り先は○○○でよろしいでしょうか？」と問い合わせると安心。
    住所も最後に間違いがないかもう一度確認。

  • お届け日時
    ギリギリに届いてご迷惑をおかけするよりは、早めに届いていた方がベター。
    葬儀の会場がご自宅などでない場合、会場が受け取ってくれるので、迷ったら早めで。
    通夜に間に合わない場合は、葬儀式典開始日時までに必ず届くように注文する。

  • 送り主
    普段屋号を使っている場合は忘れずに入れる。
    例：ab office 代表 奥村 由季

供花の手配

供花は近くの花屋で手配するの？と質問を受けたことがありますが、葬儀会場で手配してくれることがほとんどです。
分からなければ会場に質問すれば、丁寧に答えてくれるはずです。
まずは会場に電話をして「供花を送りたいのですが」と伝えると、注文方法を案内してくれます。
出来れば通夜に間に合うように注文しておきましょう。
遺族が供花を辞退している場合もあるので、必ず確認しましょう。

Q&A

家族葬と言われたので、弔電や供花は送らなくていい？

家族葬の場合は、出席できない分、むしろ送ってください。
家族葬は親しい方を中心にお見送りするお葬式ですが、弔電や供花を送ってはいけない訳ではありません。
送るかどうかは上記にも書きましたが故人とあなたの関係性で判断しましょう。
ただし、先方が供花や弔電を事前にお断りしている場合は、ご迷惑になりますので送っていはいけません。

弔電と供花、どちらを送ればいい？両方？

通夜や葬儀に出席できない場合、基本的には弔電を送ります。
供花を送るかどうかは、やはり故人とあなたの関係性次第ですが、基本的には取引先なら、お悔やみの気持ちを表すために送っておく方が良いかと思います。

弔電はいくらくらいのものが一般的なの？

何度も言いますが、故人とあなたとの関係性次第ではあるのですが、上記でおすすめしたVERY CARDでは、一般的なものをお勧めとして表示してくれています。そちらを選んでおけば無難です。
私の経験上の感覚では、税抜1,500円～3,000円の間くらいです（VERY CARDなら）。

供花はいくらのものが一般的なの？

葬儀会場から注文表を取り寄せたはいいものの、どの金額のものを選んだらよいか迷いますよね…
私の経験上、通常は税抜15,000円の生花スタンドを1基注文することが多いです。

以前は一般的に1対（2基）送る、という習慣があったそうですが、最近では1基のみ送るのが主流とのこと。

ちなみに葬儀会場の注文表には、1対でしか金額が書かれていない場合もあるので、1基で注文できないと勘違いされる方も多いのですが、1基から注文できます！無理に1対注文しなくて大丈夫です。
不安に思ったら葬儀会場へ問い合わせてみてください。

例：
カタログ記載は…　1対 33,000円、1対 22,000円
⇒1基 16,500円 or 1基 11,000円で注文可

最後に

このように、突然早急に対応しなければならないのに、結構重めの作業です。
急ぎの仕事を差し置いて対応しなければなりませんので、常にたくさん仕事を抱えているフリーランスの方は大変かと思います。
故人が仲が良かった方だと、精神的にも辛いですよね…。
訃報は頻繁に発生するわけでもないと思いますので、対応した場合は次回のためにメモを残しておくことをおススメします。

いざというときのために準備をしておきましょう！

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