MUP WEEK20「仕組み化スキル」

皆さん、こんにちは！ういんぐです。

今回は「仕組み化スキル」についてアウトプットしていきます。

仕組みとは簡単に言うと、業務の型やルールのことです。働く社員一人一人が、こういった型やルールをしっかり身に付けていないと、個人の意欲や能力によって、業務にバラツキが出てしまいます。

この「仕組み化スキル」は、経営者として会社を安定的に成長させる為に不可欠な必須能力ですので、是非マスターしてください。

今回のセッションのポイントは下記のとおりです。

・会社を安定的に成長させる上で、仕組み化は不可欠
・仕組み化を取り入れる為のコツ
・社員をモチベーションではなく接し方で管理する

では、早速学んでいきましょう！！

1.どうして仕組み化が大事なのか

冒頭でも述べましたが、仕組みとは業務の型やルールです。

仕組みがない会社は、売上げに対して社員の数だけが多くなる傾向があるのに対して、仕組みがある会社は社員の数に比例して売上げが伸び、一定の成長スピードを保つことができます。

つまり、仕組み化とは事業スピードと収益性を保ったまま、事業拡大を図る為の方法と言えます。

では、なぜ仕組み化をする必要があるのでしょうか。

その大きな理由は、社員の意欲や能力に左右されることなく、業務の質とスピードを安定化しなければならないからです。

後輩や部下を抱える人であればお分かりかと思いますが、人のモチベーションケアほど大変なものはありません。

例えば、後輩が仕事でやる気を失っているのを見かけて、夜の食事に誘い元気付けてあげたとしましょう。その後輩は、その場ではやる気を取り戻したものの、翌日には彼女とのケンカしてまた落ち込んでいる...。

このように、モチベーションは外部要素に左右される為、コントロールすることができません。

ですので、社内の皆んなで話し合って何かを決めたり、解決策を見出したりということをせず、基本的にトップダウンで物事を進めるように意識してください。

2.たった1人で1,000人の顧客を対応できるか

では、モチベーションがある時もない時も、常に社員に最高のパフォーマンスを出してもらう方法があるのでしょうか。

それが、マニュアル化とタスク化です。

考えてみてください。マクドナルドやコンビニで働くスタッフは、各人のモチベーションにかかわらず、社内でマニュアルとタスクがしっかり徹底されているからこそ、毎日一定のパフォーマンスを維持し、仕事ができています。

このように、仕組み化を進めていく上で意識しなければならないのが「もし、1,000人の顧客を抱えても1人で業務を回していけるか」というマインドです。

例えば、1,000人のそれぞれ顧客に対して、値引きなどの特別優遇をしたり、資料を送付したり、メールの文面を変えたりなどの対応ができるでしょうか。

単に人手を増やせばいいということではなく、いかに効率的に業務を回していけるかを考えなければ、仕組み化を進めることはできません。

個別の値引きには一切応じない。資料も添付ではなくURLで共有することでアップデートした際の再送の手間を省く。メールも定型文を用意し、末尾の数行だけを季節の言葉などでアレンジするなどのマニュアルを徹底し、業務の省力化を図っていきましょう。

3.トップ営業マンをつくらない

どの会社にも必ずトップ営業マンと呼ばれる人が存在すると思いますが、属人的な営業能力に左右されず、全ての営業マンが一律に成績を残せるようにする為にも、やはり仕組み化が欠かせません。

社員を一堂に集めて営業研修を行っている会社も多いと思いますが、新人研修を含めて動画で研修を行うのが最も効率的ではないでしょうか。セッション毎に小テストを設け、合格をしなければ営業デビューをさせないなどの仕組みを導入することで、担当者の知識レベルを一定以上に保つことができます。

また、「顧客を選ぶ」という意識も非常に重要です。営業活動は顧客の都合に左右されがちです。例えば、アポイントも先方のスケジュール次第ですし、わざわざ出向いて商品やサービスの説明をしても、単に興味があるだけなのか、契約を前提に話を聞きたいのかを見極めることは難しいでしょう。

なので、商品やサービスの導入説明は動画を共有することで代替し、契約の確度が高い顧客に限って訪問をするなどの仕組みを取り入れれば、より効率的に営業を展開することが可能です。

4.マネジメントも仕組み化する

顧客など外部に対してだけでなく、内部における社員のマネジメントも徹底的にムダを排除していきましょう。

そもそもマネジメントを行うマネージャーと呼ばれる人々の役割とは何でしょうか。ここでは、社員のモチベーション管理ではなく、接し方という観点で考えてみたいと思います。

社員一人一人は、仕事を通じて「自己実現」を果たしたいという欲求を持っています。何をもって自己実現なのか、考え方は人によって様々です。にもかかわらず、画一的に全ての社員に対して同じマネジメントを当てはめているマネージャーが多いのではないでしょうか。

もちろん、社員一人一人に合わせて異なるマネジメントすれば良いということではありません。要するに、マネジメントも仕組み化すれば良いのです。

働く上での自己実現は、大きく次の3つのタイプに分けられます。

・安定目的：バックオフィス職に多く見られる。
・金銭目的：営業職に多く見られる。
・自由目的：エンジニア、プログラマーに多く見られる。

例えば、安定目的の社員に対して「インセンティブを付ける代わりに営業をやってくれ」や、自由目的の社員に対して「安定した給与を支払う代わりに就業場所や時間を拘束する」などのマネジメントをしても、思うように動いてくれないはずです。

自分の後輩や部下がこの3つの中で、どのタイプに当てはまるかを考え、各々の価値観を尊重する接し方を仕組みとして取り入れることで、より効率的かつ効果的にマネジメントすることが可能になります。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。
仕組み化を行う重要性について、しっかり理解いただけましたか。

では、今回のセッションのまとめです。

★業務を仕組み化することで、社員の意欲や能力に左右されることなく、業務の質とスピードを安定化できる。

★社員のモチベーションは外部要素に左右される。仕組み化はトップダウンで進めていく。

★属人的な知識、能力に左右される業務をつくらない。1,000人の顧客をどうすれば1人でケアできるかを徹底的に考える。

今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございました🙇‍♂️

おわり。