実はほとんどの人が「プロジェクトマネージャー」である Ⅱ/Ⅻ

前回の記事では、特殊な技能を必要とするようにも思われるプロジェクトマネジメントのスキルが、個人の日常生活に置き換えて想像すると、実は、私たちが個々の日常において採用する視点と隣り合わせの要素を多く含むものであることを考慮しました。

第二部：プロジェクトマネジメントのスキルとツール

この度は続編として、私たちが日々無自覚にも採用する視点をもとに、プロジェクトマネジメントにおいて要点となる、目標設定、リソースの管理、ステイクホルダーとのコミュニケーションといった基本的なスキルについて検討します。

目標設定の視点

効果的な目標設定は、あらゆるプロジェクトの出発点に位置します。明確で達成可能な目標を設定することは、モチベーションを高め、目標達成に必要なリソースを特定し、時間の管理を行う上で重要です。例えば、日常生活に必要とされる予算（費用）の管理を考慮する場合、今月の食費や遊興費を20%削減する、といった具体的な目標の設定が考えられます。具体的な目標を設定するためには、SMART（具体性、測定可能性、達成可能性、関連性、時間的な制約）に代表される指標や、フレームワークの活用が効果的です。

たとえば、以下のようなフレームワークが日常生活での目標設定に役立ちます：

SMART

SMARTは、具体的、測定可能、達成可能、関連性、時間的な制約を備えた目標を設定するためのフレームワークです。このフレームワークを活用することで、明確で現実的な目標を設定できます。

1. 具体的な目標（Specific）
目標を明確にし、具体的な内容に絞り込みます。例えば、「食費を削減する」という漠然とした目標ではなく、「今月の食費を20%削減する」という具体的な目標にします。

2. 測定可能であること（Measurable）
目標が達成されたかどうかを判断するための具体的な指標を設定します。食費の削減を目標とする場合は、家計簿をつけて実際の支出状況を追跡できます。

3. 達成可能な目標とすること（Achievable）
現実的に達成可能な目標を設定します。無理な目標を設定すると、挫折しやすくなります。食費を50%削減するのは無理でも、20%の削減は達成可能かもしれません。

4. 関連性の考慮（Relevant）
目標が自分の価値観や長期的な目標と関連していることを確認します。例えば、今月の食費の削減をもとに、積み重ねによる家計の健全化や貯金の増加といった長期的な利点の視野を採用し、繋がりを持たせることが重要です。

5. 時間的な制約（Time-bound）
目標を達成するための期限を設定します。「今月中に」といった明確な期限の設定は、日々に計画性を持たせます。目標の達成により発生する前向きで好意的な視点を視野に、振り返りや、小さな成功を祝う時間を計画に盛り込むことも有用です。

OKR

OKR（Objectives and Key Results）フレームワークは、目的とその達成のための主要な結果を設定する手法です。SMARTよりはシンプルに、重要な目標に集中し、その達成度を測定します。

1. 目的（Objective）
明確で人生に好意的な目的を設定します。たとえば、「健康的な食生活の継続」といった目的を設定します。

2. 主要な結果（Key Results）
目的の達成を測定するための具体的な目標を設定します。たとえば、「週3回以上は自炊にする」といった結果を設定します。

OKRは、個人やチームが重要な目標に集中し、進捗を追跡するために非常に有効な手法です。OKRによる目標管理を採用する事業者の多くは、高い目標を掲げ、主要な成果では60％～70％の達成率を目指します。但し、目標における設定値は、各事業者はもとより、個人の習慣や習性により異なるものである為、どのような目標設定が望ましいかの判断には注意が必要です。

これらのフレームワークを活用することで、小さな目標達成の積み重ねと、それによる人生の質の向上（持続可能性）を期待することができます。

リソースの管理

プロジェクトを成功に導くためには、時間、資金、人的資源などのリソースを効率的に管理する必要があります。これには、リソースの適切な割り当て、優先順位の設定及び、実態や実状をもとにした考慮や工夫が含まれます。個人の日常生活においては、例えば月内に自宅の大掃除を計画する場合、どの程度の対応で良しとするか、必要な清掃用具や人員（家族や、プロフェッショナルなサービスへの打診の必要有無や手配要否）の考慮が、リソース管理の一例として挙げられます。個人の特性にもよりますが、銀行や家計簿のアプリ等を使用して家計の支出を追跡し、実態としての無駄遣いを防ぐ（不確かなことにお金を使わない）ことも有効です。

ステイクホルダーとのコミュニケーション

効果的なコミュニケーションは、プロジェクトの成功に不可欠な要素です。プライベートな計画においても、ステイクホルダーである家族や友人と意思の疎通を図ることは非常に重要です。例えば、家族や友人との旅行を計画する場合、まず参加者全員の意見を聞いて、その希望を反映した計画を立てることが、プロジェクトのスムーズな実現に繋がります。これには、次のような要素が含まれます。

1. ニーズや期待の確認
旅行を計画する場合、家族や友人のニーズや期待を確認することが大切です。例えば、参加者に幼い子供がいる場合、子供向けのアクティビティを取り入れるかどうかを事前に検討します。参加者全員の期待を理解することで、計画段階での誤解や不満の要素を減らし、プロジェクトの最適化を目指せます。

2. 透明な意思疎通
計画を進める中で、進捗や変更点について透明な情報共有を心がけることが重要です。プロジェクトの予算が変わる場合や日程の変更が必要な場合、その情報を迅速かつ明確に共有することで、参加者全員の合意や協力も得やすくなります。

3. 意見の調整
複数のステイクホルダーがいる場合、それぞれの意見や希望が必ずしも一致しないことがあります。こうした場合には、妥協点を見つけるための調整が必要です。例えば、ある日程が全員にとって都合が良いとは限らない場合、他のプランやオプションを検討したり、日程の調整を図ることで、可能な限り参加者全員が満足できるプロジェクトを作成します。

企業や職場でのプロジェクトでも、チームメンバーや上司、クライアントとのミーティングの機会を設けることで、進捗状況の確認や懸念事項の共有を実現します。

1. 定期的な報告とフィードバック
プロジェクトの進捗を報告し、フィードバックを求めることで、チーム全体が同じ方向に向かって対応できるよう促します。これは、チーム内の問題を早期に発見し、対処するためにも有効です。

2. 問題解決のための協力体制の構築
職場のプロジェクトでは、課題が発生した際に、チーム全体で問題解決に取り組むことが重要です。定期的なコミュニケーションにより、最新の課題も共有し、チームとしての解決策を見出します。

効果的なコミュニケーションは、プロジェクトの目標達成とチームの団結力を高めるために不可欠です。この実践が、家庭内や職場を問わず、プロジェクトの成功に繋がります。

まとめ

プロジェクトマネジメントのスキルは、日常生活からビジネスの世界まで幅広く応用可能な技能です。この度検討した、計画の管理における基本的なスキルを身に付けることは、あらゆる不確実な状況に際しても、効率的かつ効果的な目標の達成を促します。

日々の生活をプロジェクトと捉える視点は、計画、実行、評価のプロセスを通じて、自己管理のスキルを高め、生活全般の質を向上させる可能性があります。この度は、それらのスキルが具体的にどのように日常生活に適用されるかを考慮しました。❀

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