#74 仕組み化で無駄を省け

2024年6月25日、Podcast番組「Oh my week」第74回を配信しました。
今回は「仕事の仕組み化」についてお話ししました。
↓AIによる文字起こしは下にあります

西野誠 / にしのまこと
株式会社Oh my teeth 代表取締役CEO 1994年生まれ。学生時代に物流スタートアップ「オープンロジ」にて創業期を経験。新卒でワークスアプリケーションズに入社し、大規模基幹システムの開発業務に従事。2019年10月、株式会社Oh my teethを共同創業。Onlab21st優勝。ICC D2Cカタパルト2022優勝。ICC DXカタパルト2024優勝。Forbes NEXT100 2024選出。

Nishino：おはようございます！Oh my teeth代表のNishinoです。

Akari：Akariです！Oh my weekは1週間で見つけた「Oh!」な出来事・トピックを緩く掘り下げビジネスや日常のヒントを探っていく番組です。火曜日おはようございます。本日は前回に引き続きっぽくなるんですけど質問をしたくて。タスクってめちゃくちゃ頭を使って考えなきゃいけないことと時間かけることと、あとはちょっと雑用って言ったらあれですけど、作業っぽいタスクっていうのもあると思うんですよ。こっちのなんか作業っぽいものをするときに、意識してることとか向き合い方みたいなところを聞いてみたいなと。

Nishino：何かあったんですか？

Akari：そうですね。私まだ転職したばっかりで両方あるんですけど、「これ時間かけちゃったな」っていうこともあるし、ちゃんと目的とか整理しないとただやるだけになっちゃって結局無駄だったなみたいなこともあるなって思うので、そこで意識してることっていうのを聞いてみたい。

Nishino：2つなんじゃないですかね。1個はアクションとかその行為自体が「本当に必要か」どうか。必要かどうかっていうのは、会社を進めるとかミッション達成するために必要なのかどうかっていうこと。もう一個は必要なんだとしたらいかに仕組み化とか自動化とかできないかみたいなことを考えてみる。要はいかに自分がやらなくてもいいようにするっていう。それがAIを使うのか、そういうやってくださる方を見つけるのか。そもそも今聞いた質問はちょっと雑用に近いみたいなそういうものってことですね。そういうタスクをどうするかって本当に不要なんだとしたら不要だし。雑用のタスクは意外とあると思うんですよ。それ実はなくても知らないみたいな。昨日例に言ってたのが、例えばですけどairpodsとかあるじゃないですか。これがトラブルとして閉まんなくなっちゃったみたいな。閉まらなくても別にこれが今すぐ困るかっていったら別に困りはしないじゃないですか。充電もできるしみたいな。閉まらないのは困る、ポケット入れた時に困るみたいな話あるけど、でもなんかこれを絶対閉めないといけないみたいなそういう雑用もあるよねっていう。要はこれ優先順位の問題だと思う。閉めた方がいいっていう問題もありますね。でも意外とこれが空いてるから気持ち悪いみたいな感じで、こっちを優先順位上げちゃって閉めることにめちゃくちゃ業者呼んだりとか、試したりいろんな特殊ドライバで試したりとかで時間使っちゃうみたいなことがあるから。そもそも必要なのかどうか疑ってみる。

Akari：なるほど。

Nishino：仕事ってすぐ生まれるじゃないですか、気づいたらきりがないじゃないですか。めちゃくちゃ気になることっていろいろあると思うんですよ。

Akari：ジャッジした上で必要だったらいかに効率化作業で効率化できるかっていうところが大事ってことですね。

Nishino：でも雑用ってだいだいなんで雑用になるか。雑用の特徴のいやらしさはなんか結構頻度が高いってことがあると思うんです。頻度を見極めた方がいいって話で、だからこそリピート的に発生するのかワンショットなのかって話。厄介なのはこういうトラブルってまた起きたりするじゃないですか。こうなってくるともうこれじゃ専門の業者をこれこうなったら人を常駐しましょう、みたいなそういうのが仕組み化じゃないですか。そもそもこれを使わないという恒久対策を考えるとか、でも意外と雑用だからこそなんか一個一個のタスクは軽いじゃないですか。

Akari：そうですね

Nishino：軽いからやっちゃうんですよ。

Akari：わかります。

Nishino：やっちゃうけど、意外とあるっていう業務があると思う。例えばどっかに何か送るとか、僕だったらよく契約書関連でこれをpdfで自分で送んないといけないみたいな。なぜなら僕のハンコが必要だから。なんだけどもそのハンコに入る前の工程は実は僕じゃなくてもいいんだけど、やれちゃうしみたいな。タスク自体は簡単なタスクだから、でも何とかこれを切り離すみたいなことをして、今そういうのだいぶ無くして時間が減ってきってる感じがあって。意外とそういうタスクって自分でやっちゃう、特に新しく入ったらなんかあんまりね。できることも少ないと思うし、多くはないと思うからそう考えるなんかこれぐらいはと思って結構無理してやっちゃうんだけど。

Akari：そうなんですよ、わかります。まさに今それで。ちょっと具体にこれって出せないんですけど、なんかできちゃうからやっちゃう問題。すぐ終わるからすぐやろうっと思ってやるけど別のことやってたほうが良かったみたいなことってめっちゃあるなと思って。

Nishino：あると思う。厄介なのはそれ一個自体はすぐなんだけど、意外とそういうのって頭数えてみたら1日に結構何個もあって。

Akari：ちりつもですよね。

Nishino：これで30分ぐらいでってことはミーティング1個分だみたい話で、そうやってリピートって分かったらいかにこうやって自動化するかとか仕組み化するかとか、外部の方に手伝ってもらうのか、手伝ってもらえるサポートの人のサポートの方をアサインするのかみたいなところを考えていくみたいなとこだと思います。なんかそこって逃げがちというか、むしろそっちに頭使うとちょっと時間かかっちゃうから。だったらもう今自分でやっちゃうで、マニュアル作らないといけないしみたいな。

Akari：そこにちゃんと頭を使わないと、結局長期的に考えるとどうなのみたいなみたいなあるから大事ですね。

Nishino：そうです。でもケースバイケースあると思います。本当に本当にワンショットなんだったら、それはさすがに今マニュアル作ってもそんな発生頻度ない。そこはシビアに見ないといけないですけど、結構やってるよねとか、2.3回出てきたらと。ただそれに5時間とか1日かけていいのかとかなると、それはケースバイケースであると思う。だけどそんくらい考えていく。

Akari：いやーめっちゃ大事だなって思いました。今めっちゃ私にクリティカルヒットです。ちょっとそれるんですけど、北欧の人たちとかってそういうのもすごいうまいというか、一人当たりのGDPが一番高い国じゃないですか。そういうなか見極めて、「自分がやる仕事やらない仕事」、「人がやること人がやらないこと」のジャッジがすごい上手だなと思う。病院とかでもあれなんですよね、全然受付の人とか事務員さんが絶対いないんですよ。先生が一人しかいないみたいな個児で、むしろ先生が直接呼びに来るんですけど。そういう呼びに来るのは、別に人がやる必要なくて普通にCome inみたいな感じで言えばいいし、受付も機械があってスキャンするみたいな。一個一個の積み重ねって大事だなと。本当にクリティカルヒットです。

Nishino：マジでそうなんですよね。仕組み化をしないがゆえに仕組み化しないじゃないですか。だからだったらもっと早くやっとけばよかったみたいなのが積み重なってと。

Akari：本当にクリティカルヒットです。はい、ということで本日もお聞きいただきありがとうございました。Oh my weekは毎朝8時に配信しております。現在YouTubeチャンネル登録者数が100人を超えました。ありがとうございます。次は200人を目指して、いろいろ大なトピックをビジネスのヒントを届けられるように頑張りますので、チャンネル登録まだの方はしていただいてお聞きいただけると嬉しいです！火曜日もOh全開でいきましょう！！

Nishino・Akari：本日もお聞きいただきありがとうございました！

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