【PMBOK対応】PM試験の知識体系まとめ（#7 コミュニケーション編）

概要

コミュニケーションとは、意図する・しないに関わらず、情報の交換を意味している。
交換の内容は、基本的な報連相以外にも、アイディア・教え・感情など様々である。
コミュニケーションの対象は、チーム内だけではなくステークホルダーも含まれる。
円滑なコミュニケーションを計画・実行し、プロジェクトを気持ちよく成功させたい。
他の知識エリアに対して情報量が少ないと感じるかもしれないが、覚える内容自体が少なく、他のエリアと被る知識もあるため問題ない。

#7.1 コミュニケーションマネジメントの計画

ここでは主に以下を行う。
・ステークホルダー・要因のコミュニケーションニーズ（どんな情報をいつ必要としてるか）を明確にする
・情報の配布経路、会議の開催計画等を立案し、文書化する
・「コミュニケーションマネジメント計画書」を作成する

■#7.1.1 情報交換の手法と特徴
以下のようなものがあり、特徴によって使い分ける。
・書面：紙やメール
・口頭：会話・電話・リモート会議
・正式：正式な書類
・略式：メモや、ソーシャルメディア等
・身振り：口調・表情
・メディア：写真・行動・簡潔な言葉の選択
・言葉の選択：１つの伝達事項には複数の伝え方があり、微妙に受け取る側の印象が異なる

■#7.1.2 コミュニケーション活動の分類
以下のようなものがあり、特徴によって使い分ける。
・内部：プロジェクト内および組織内のステークホルダーが焦点
・外部：顧客・ベンダー・政府・一般顧客などが焦点
・正式：報告書・正式な会議の議題や議事録・ステークホルダー向けプレゼンテーションなど
・略式：メール・ソーシャルメディア・Webサイトなど
・公式：年次報告書、政府への報告書など
・非公式：プロジェクトへの理解・維持に焦点をおいたコミュニケーション
・階層への焦点：
　- 上向き：経営層やステークホルダー等に対して
　- 水平：チームの同僚などに対して
　- 下向き：プロジェクトマネージャーから、プロジェクトメンバーなどに対して
・書面と口頭：ソーシャルメディアやWebサイトなどでの発信と、言語（口頭の抑揚）非言語（ボディランゲージと所作）を同時に行うなど

#7.2 コミュニケーションのマネジメント

#7.1で作成した「コミュニケーションマネジメント計画書」を基に、ステークホルダーから情報を収集し、必要な人へ配布する。
情報への対応は、作成・収集・配布・保管・廃棄等である。
これら情報への対応（アウトプット）を、「プロジェクト伝達事項」と表現する。

■#7.2.1 書面で誤解を防ぐ方法
「5C」という考え方がある。
・正しい文法と記述（Correct）
・簡潔な表現と、過剰な言葉の排除（Concise）
・明確な目的と、読み手のニーズに合った表現（Clear）
・アイディアがわかりやすく、流れが論理的（Coherent）
・言葉とアイディアの流れがコントロールされている（Controlling）

■#7.2.2 求められるスキル
・積極的な傾聴
・文化や個人の違いをわかっている
・ステークホルダーの期待を特定し、合意したものをマネジメントする
・スキルの向上
　- チームメンバーへ、意図した行動を起こさせること
　- チームメンバーへ動機付けを行い、取り組みへの安心感を持たせること
　- パフォーマンスを改善するため、コーチングを行うこと
　- 可能な限り、個々の間で合意を行う形とし、承認や決定の遅れが発生しないよう交渉すること
　- 問題が深刻化しないよう、コンフリクトを解消すること

#7.3 コミュニケーションの監視

ステークホルダーの要求事項を満たすため、情報伝達が正しく行われているか実現度を監視する。
課題発生時には課題管理を行い、解消に向けた取り組みを行う。
監視・課題管理した結果を、「作業パフォーマンス情報」としてアウトプットする。

謝辞

以下利用させていただきました。感謝申し上げます。
・いらすとや