「資料作成の裏側、全て見せます！」CASE2『0ベースから複数ページ資料を作成』【前編】

「資料を作ってと言われると気が重い」

そんな悩みを抱えながらでは、他の仕事も手につかないですよね。

私は、東証プライム上場企業で資料作成業務を担当する傍ら、フリーランスの「資料作成の相談役」として活動しています。これまでに営業資料、企画書、社内資料など、累計3,000件以上もの資料を作成してきました。

この仕事をしていると、「どうやったら資料が上手く作れるようになりますか？」と質問をいただくことがあるのですが、以前は資料作成が苦手だった私の経験からすると、上手い人のやり方を参考にするのが最も近道だと思っています。
（それについては、別記事でも詳しく書いています『「資料作成が苦手」と嘆くあなたに伝えたい"原因"と"対処法"～資料アレルギーの私がなぜ克服できたのか～』）

しかしながら、「資料作成」に関しては、作成工程を細かく説明している記事が少なく、末端のスキル論に関するものばかりです。

そこで、少しでもお役に立てればと思い、私が実際に資料を作る工程をお見せすることにしました。第2回の今回は、『0ベースから複数ページ資料を作成』というテーマで、前編・後編に渡ってお見せしていきます。

記事を読み終える頃には、今まで感覚的だと思っていた資料作成がロジカルに考えられるようになり、資料作成をする上での、①考え方　②意識するポイント　③参考サイトが理解できます。

また、後編の最後まで読んでくださった方には、プレゼントもご用意していますので、ぜひ、前編・後編合わせてご覧ください。

今回のテーマ『0ベースから複数ページ資料を作成』

まず、今回作った資料はこちらです。

こちらの資料は、まったくの0ベースから作っています。今回は、この資料を作った全工程を、下記の5ステップに分けてお見せしていきます。

STEP1．資料を作る目的を決める
STEP2．カテゴリーを決める
STEP3．カテゴリーごとに書く内容を決める
STEP4．必要な素材を集める
STEP5．各ページを作り込む

なお、前編の本記事では、「構成」を作成するSTEP1~3をお届けします。後編では、「デザイン」を作成するSTEP4~5を取り上げていきます。

では、いきましょう！

資料作成は、お弁当づくりに例えると分かりやすい

実は、資料作成はお弁当づくりに例えると分かりやすいです。この2つの工程は、非常によく似ているからです。

例えば、お弁当を作る際には、以下のようなステップを踏みます。

①お弁当を作る目的を決める
どんなシーンで食べるお弁当なのか、作る目的を決めます。
例．子どもの運動会で食べるお弁当、子どもが学校の遠足に持っていくお弁当、自分の昼食

②何を入れるかザックリ決める
シーンに合わせて、何を入れるかをザックリ決めます。
例．（子どもが学校の遠足で持っていくお弁当だとして）ごはん、肉類、野菜、果物

③具体的に料理を決める
入れるものが決まったら、具体的に何を作るかを決めます。
例．ごはん→白米、肉類→ハンバーグ、野菜→ほうれん草のおひたし、果物→リンゴ

④具材を調達する
料理が決まれば、具材を調達しに行きます。
例．近くのスーパーに買いに行く

⑤作る
最後に、それぞれの料理を作っていきます。

今のイメージを持ったまま、資料作成とお弁当づくりを並べてみると、以下のようになります。

この図を見ると、①～③は頭を使う仕事（構成）、④～⑤は実際に手を動かす仕事（デザイン）という具合に、大別できることが分かります。

この順番が非常に重要で、最初に構成を考えるパートがきて、次にデザインを作るパートがきます。

ここから各ステップを紹介していきますが、ぜひこの全体像をイメージしたうえで、ご覧いただけたらと思います。

STEP1．資料を作る目的を決める

はじめに、資料を作る目的を決めます。目的を明確にすることで、どんな資料を作るべきかがハッキリするからです。

ちなみに今回の資料は、オンラインMTGで友人に私の事業内容を説明するために作りました。

意識したのは、下記2点です。
・自分がどんな考えで、どんな事業をやっているかが伝わること
・「資料作成」で悩んでいる人がいたらフツサラさんを紹介しよう！と思ってもらえること

資料の目的を考える際に大切なことは、「資料を使うシーンを想像すること」です。この段階で明確なイメージが持てれば、どんな資料を作るべきかが分かります。

◇情報が整理できない・・・という方へ
資料を使うシーンを想像すると言われても、頭の中で情報が整理しきれない場合もあるかと思います。そんな時は、5W2Hに沿って情報をまとめてみるのがおすすめです。

私の場合は、このようになりました。

who：誰に→友人・知人
what：何を→自分の事業内容
why：どんな目的で→何をしているか知ってもらう、悩んでいる人がいたら紹介してもらう
where：どこで→オンラインMTG
when：いつ→7月中旬
how：どんな手段で→資料を用いながら口頭でも説明
how many：どのくらいのボリュームで→30分ほどで収まるページ数

STEP2．カテゴリーを決める

目的が定まったら、資料に入れるカテゴリーを決めていきます。この時に大切なことは、「何を入れるべきか分からなければ他の資料を参考にする」ことです。

世の中にはたくさんの資料がありますので、自分で0から考えるより、既にある資料を参考にした方が早いうえに正確だからです。

実際に、私が参考資料を探した方法や、参考にしたサイトは以下の通りです。

・ネット検索
「会社概要　資料　参考」
「事業紹介　資料　作成」
などのキーワードで検索

・slideshare（スライドシェア）
　https://www.slideshare.net

・Speaker Deck（スピーカーデック）
　https://speakerdeck.com/

◇まずカテゴリーを洗い出す
カテゴリーを決めるうえで、もう1つ大切なことがあります。それは、「まずカテゴリーを洗い出す」ことです。

つまり、カテゴリーを洗い出す作業と、どのカテゴリーを入れるかを決める作業を切り分けた方が、作業がスムーズに進みます。

実際、私は下記の手順でカテゴリー決めをしています。

カテゴリー選定3ステップ
（１）カテゴリーを洗い出す
（２）どれを入れるか選択する
（３）順番を決める

なお、それぞれのステップにおいても、他の資料を参考にしています。その結果、今回の資料に関しては、下記のカテゴリーと並び順にしました。

①自己紹介
↓
②資料の必要性・課題
↓
③解決策（サービス内容、事例、集客方法、料金、納品までのスケジュール）
↓
④まとめ

また、この作業はマインドマップを使うと、スムーズに進められます。こちらが、今回の資料のために作ったマインドマップです。

STEP3．カテゴリーごとに書く内容を決める

カテゴリーが決まったら、カテゴリーごとに書く内容を決めます。メモ書き程度で良いので、思考を整理していきます。

この時に大切なことは、「まず文章を書く」ことです。つまり、デザインのことは気にせず、書く内容だけを決めます。

私の場合は、以下のように仕上がりました。
※Wordでまとめています

一箇所抜き出してみると、こんな感じです。

３．資料作成実績
　　（ア）会社員では、2500件以上の資料作成
　　（イ）フリーランスでは、お客様数10件（法人7社、個人3名）、資料作成数70件以上

このくらいライトな感じで大丈夫ですので、自分が何を書くのか、パッと見て分かるくらいにまとめていきます。

後編へ続く！

ここまで、資料の構成を作るステップをお見せしてきました。長くなりましたので、続きのデザイン作成部分は、後編でご紹介いたします。

また、お会いできることを楽しみにしています！