ファイリングは中小企業経営者にとって高リターンの投資【サポート事例】
FPとして、また会社の代表として全国を飛び回る40代男性。
多忙が故に書類が溢れて困っている、とご依頼をいただきました。
ホームファイリング®︎導入の経緯から、作業過程で出た業務改善のアイデア実行、ご感想までの記録です。
ご依頼のきっかけ
書類はキャビネットの決められたスペースに置いていたが、多忙が故にいつの間にかパンパンに。目当ての書類を探すのに時間がかかり、さらに時間の余裕がなくなるというストレスから抜け出したかったから。
作業工程
合計４回訪問、９時間で導入完了しました。
１回目：ヒアリング、実践
現状把握とお悩みヒアリングのためご訪問。
スライドを使って概要をご説明したのですが、熱心にメモをとっておられ向学心の強い方だな、という印象を受けました。
概要がわかったところで、実際に書類を整理して個別フォルダ化。
透明なクリアファイル（正式にはクリアフォルダーですがここではクリアファイルで統一します）に入れて立てる習慣はついていたので、大まかなジャンル分けをして見出しをつけながら個別フォルダに挟んでいきました。
結果、ファイルボックス１個分に収まり、見出しをつけたことで書類は一目瞭然に。
ストレスが軽減されそうだ！と喜んでいただき1回目を終えました。
２回目：整理、個別フォルダ化
今回は個人管理の書類が対象。ご自分のデスクまわりに散在している書類とモノを集めて整理していきます。
これは不要、これはスキャンして捨てる、これは〇〇のジャンル…と手際よく分けていくうちに一言
「いつか使うだろうと取っておいても、振り返らないことがよくわかりました」と。
メモ書き1枚だけが入ったクリアファイルが大量にあったのですが、半分くらいは用済みだったり思い出せないもの。量を集めてみると、自分の癖がよくわかります。
…続きはこちからからどうぞ
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