【仕事の話】DX・ペーパーレスは進むけど。。。

システム化が進んだ昨今

私が入庁した時は起案・決裁は紙・押印でした。
年度末の契約起案なんかは持ち回るのが大変だったのを覚えています。
その２年後から電子決裁のシステムが導入され、無駄に庁舎を駆け回る必要がなくなりました。
最近ではチャットツールが導入され、ファイルの共有がしやすくなりました。
紙を出さなくてもいいし、ファイリングもしなくていいというのは単純に楽です。
ファイル共有により同時編集も可能になり、例えば他部署の人と電話しながら案文を修正できるし、会議では簡易な議事録を全員が見ながら作れます。
私としては便利になった、楽になったと思うことが多いです。

根強い紙文化

上司からの「紙でちょうだい」

しかし、中には紙で仕事するのが当たり前という人もいます。
特に上の方で、紙で持っていかないと見てくれないことや、チャットで共有したのに「紙でもちょうだい」と言われることが多々あります。
小さくても時間効率などの観点から、印刷をさせるのはどうかと思います。
課長くらいになると確認するものが多岐にわたり、それだけ紙も増えます。
結果、どこに行ったか分からなくなり、再度印刷を求められます。
手直しした文書を何度も渡すので、どれが最新か分からなくなることもしばしば。

紙の良さも確かにある

何かで見たのですが、人間は文章を見るとき、モニターと紙では紙の方が集中できるらしいです。
確かに、私自身も自分の文書を見直す時、内容や分量によっては印刷してチェックします。
紙で見ると確かに、モニターで気づかなかったミスに気づいたり、文章構成の不自然さに気づいたりします。
決裁をする立場が紙でチェックしたい気持ちもわかります。

部下の時間は奪ってる

紙で見たいのはいいです。
ただ、その印刷を部下にさせないでください。
共有してるのだからファイルは開けますよね。
印刷するのにも時間がかかります。その間に他の方と話を始められると、こちらは紙を渡すタイミングを見計らう必要があり、これって非常に時間と集中力の無駄なんです。
紙を印刷するのが当たり前の時代はもう終わってるでしょう。
部下に印刷を求めるときも、軽い気持ちで頼まないでほしい。

上司だけじゃない！部下も意識が必要

紙でOK？簡易起案

上司→部下の話をしましたが、逆でも同じことが言えます。
内部のお知らせや非常に簡単なアンケート回答では、がっつりの起案を作成せず、印刷した文書に押印欄を設けた紙をつけて決裁を回す簡易起案というものがあります。
これ、嫌いなんです。
簡易起案だから紙でよく、起案理由も書かなくていい。重要なもの、説明がいるものは仕方なく電子で起案する。そういう雰囲気を感じてしまっています。

簡易起案は本当に楽なのか

別にルールとして不要ではないのですが、簡易起案では例えば「案のとおり回答してよいか」とだけ書き、それがどこからの調査でどういう内容で回答するかという起案理由は書かれません。
電子だとシステム上、そうはいかないので、起案理由を書きます。
これが面倒だから紙で回しているのでしょうか。
簡易起案の工程としては以下の感じだと思います。

1. 必要書類を印刷

2. バインダーに挟む

3. 簡易起案用紙に日付や「案のとおり～」を書く

4. 回覧、押印（その間、誰かの机にバインダーがお邪魔してます）

5. 課長がバインダーを返却or課長席へ取りに行く

6. その簡易起案をファイリング

印刷待ちの時間も生じますし、自分や課長が席を立つ必要があります。
電子なら全員が自席で完結しませんか？
簡易起案でできる程度なら、起案理由は簡単にそれっぽく１行書いておけばいいと思います。
また、課長がバインダーを配り歩く時間も無駄の極みですよ。

楽になるために、電子が原則

電子決裁の導入って、押印や紙の持ち回りとかが無駄だから効率よくやるためのものだと思っています。
チャットツールはオンラインで情報共有やファイルの確認がスムーズに行えるようにしたもので、本来、紙はいらないはずです。
上司も部下も、昔の感覚やなんとなくというのはやめて、楽にやればいいじゃないか。
非効率なことは自分だけでなく周りの時間も奪います。
システムの導入には時間と労力がかかりますが、せっかく導入されたシステムなのだから、便利に使って、全員が無駄なく仕事できるように考えていかないといけないのではないでしょうか。

そのためにはやっぱり、電子が原則です！

以上、愚痴でした。