#674 「●●しながら＊＊する」を徹底的に減らすと、考える仕事が適切に進む
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
今週も一週間がスタートしました。
今日の放送は、Voicyさんが全体で展開されている、ハッシュタグ企画に基づいて、放送してみようと思います。
今日のハッシュタグは、『 #生み出す時間 』。
また難しいのがきましたよね。
何を生み出すかにもよるかもしれないですが、今日は”生み出す時間”と言えば頭に浮かぶ、”考える仕事”を適切に前に進めることを、生み出す時間とひも付けて話してみようかなと思います。
それでは、本編をお聴きください。
この放送は、11月4〜6日に六本木のヒルズカフェで30周年イベントを行う、Lenovo『ThinkPad』の提供でお送りします。
今日からLenovoさんのタイトルコールが新しくなりましたね。
ThinkPad30周年の記念イベントをやるということで、個人的にはとても興味があるのですが、六本木か。
浜松とか地方都市には来ないんでしょうかね。
いろんな体験ができるイベントになっているようなので、首都圏にお住まい、もしくは、お仕事をされている皆さん、よかったらぜひお立ち寄りください。
考える仕事を適切に前に進めるための工夫
今日の『#生み出す時間』を「考える仕事をどうやって上手に前に進めるか？」こんなテーマで解釈しましてお届けしたいと思うのですが、まず皆さん、考える仕事が日々結構ありますか？
考える、考えたことを設計する、アウトプットする。
こんな一連の流れを”考える仕事”と表現しようかなと思っているのですが、例えば分かりやすいところで、何かを企画するとか、計画を立てる、プランニングするもそうですし、告知文やリリースを書く、何らかの第三者に伝えたいコミュニケーションをとるためのアウトプットを作るのも、まさに考える仕事だと思いますし、会議のアジェンダを設計するとか、もしくは、何らか問題だったり、課題だったり、方針だったり、そういったものを共有発表の準備をする。いろいろ”考える仕事”がありますよね。
「”考える仕事”を上手に」を言い換えると、適切な時間で適切なアウトプットをしながら、前に進めるためには、「〇〇しながら××する」この動作を徹底的に減らしていくことが、考える仕事を前に進める上では欠かせないと思います。
「〇〇しながら××する」時間を徹底的に減らす。
〇〇しながら××しちゃっていませんか
「〇〇しながら××する」のついやってしまうイメージをいくつか紹介しますね。
例えば、資料を編集しながら書くことを考える。
これはすごくやってしまいませんか？
いわゆる「何かを書こうかな、どう書こうかな」を考えることと、「レイアウトをどうしよう、構成をどうしよう」これを一緒くたにやろうとしちゃう。
PowerPointとかwordとかを開いて、考えながら書こうとする。
これが「〇〇しながら××する」の代表的なパターンに該当するんじゃないかなと思います。
他にどんなことがあるかというと、例えば、メールやグループウェアの通知を見ながら、集中しようとする。
ありますよね。
親切にピコピコと通知してくれるんですよね。
その都度、メールを見にいっちゃったり、グループウェアをチェックしたりしながら、集中しようとしてませんか？
これも「〇〇しながら××する」の代表例。
メールやグループウェアの通知を気にしながらだけじゃなくて、他のことを気にしながら集中しようとするのも、わりとこのパターンに該当しますよね。
「あれ、どうなったかな？」「そういえば、あれをやらなきゃいけなかった」「終わるかな、これで」他のことを気にしながら、集中しようとする。
他には、例えば、目的や要件を考えながら、具体的な手段を決めようとする。
「これって、そもそも何が達成できたらいいんだっけ？」「どういう要件が満たせられたらオッケーなんだっけ？」という”そもそも”を考えながら、具体的に何するかを考えて決めようとする。
ありますよね。
もう一個紹介すると、インプットしながらアウトプットしようとする。
これは例えば、情報を集めたり、整理しながら、考えをまとめようとするとか、そもそも考えをまとめる上でどんな着眼点が必要かを洗い出したり、集めたりしない中で、まとめようとする。
”インプットしながらアウトプットしようとする”の典型例かなと思います。
ついやってしまう「〇〇しながら××する」パターンをいくつか紹介しましたが、思い当たる節がないですか？
私は、あるあるだなと思いますし、考える仕事を前に進める上でとにかく注意しているのが、「〇〇しながら××する」状態を徹底的になくしていくことを心がけています。
なぜなら、限られた時間で進める上で、「〇〇しながら××する」ことほど、効率の悪いことはないので。
人ってそんなに器用じゃない
改めて思うのですが（小田木所感です）、人の脳はそんなに器用にできていないんじゃないかなという仮説を私は持っています。
よく”マルチタスク”と言われるじゃないですか。
毎日の生活や毎日の仕事は、完全なるマルチタスクだと思うんですよ。
やらなきゃいけないことが多いし、担っている役割もいくつもあるし、仕事の中だけでもマルチだし、ここに生活・家庭というものが加わってくると、もうマルチの幅の広がりようが半端ではないですよね。
全体感はそれでいいんだと思うんです。
そもそもシングルタスクとかシングルな役割だけで仕事や生活を担うのは、土台、難しいと思うので。
全体としては、マルチである必要があるのですが、ただ、一個一個の仕事、およびその時間に降りていった時に、一個一個の時間までマルチになっちゃうと、恐らく集中できないし、良いアウトプットも生み出せないというジレンマにぶつかるんじゃないかなと思います。
なので、全体としてはマルチでも、一個一個、その時、その瞬間に関しては、できる限りシングルで集中できるコンディションを作り出すというのが、”生み出す時間”、”考える仕事を前に進める”上では欠かせないんじゃないかなというストーリーになります。
時間単位はシングルタスクで
では、具体的にどうするかというと、だいたいもう見えましたよね。
とにかく時間単位で見るマルチタスクを解消していく。
分解・分離していく。
そして、シングルタスクの時間を組み合わせながら、マルチタスクの状況に対応するのが、欠かせないんじゃないかなと思います。
例えば、さっきの事例でいくと、「資料を編集しながら、書くことを考える」これが「〇〇しながら××する」典型例だとすると、「何を書こうか」「どうかこうか」考える時間と、「レイアウトをどうしよう」「構成をどうしよう」「どんな最終的な成果物を作ろう？」これを編集する時間は、分ける。
目的や要件を考えながら、具体的な手段まで決めようとする場合も、完全に分けることができるので、まず例えば、全体で一時間必要だと思ったら、目的や要件を考えて整理する時間を30分とることと、そこから具体的な手段を決めたり、アウトプットする時間を30分分けるとか。
もっと言うと、30分・30分に分けることで、まず目的や要件を考えたときに、チームで共有して、フィードバックや欠けている視点があったら、盛り込んでおくような仕事の進め方ができると、さらに手戻りが少なくなって、アウトプットの精度も上がるイメージが持ってますよね。
あと、情報を集めたり、整理しながら、考えをまとめようとする、インプットしながらアウトプットしようとする時間を分離するとしたら、インプット時間は、仲間と壁打ちするとか意見を出し合う時間として進めて、十分に出切ったインプットを、最後、まとめたり、料理するという時間に分けて、かつ効果的に進められるかもしれない。
こんなイメージですかね。
考える時間をうまく前に進めるためにポイントになるのは、「〇〇しながら××しない」。
分解・分離して、とにかく徹底的にシングルタスクの時間の組み合わせで、仕事を進められるようにする。
こんな感じじゃないかなと思います。
徹底的にメモを残しておく
ちなみに私は、短時間で集中してアウトプットするために、事前にある程度、「こうすれば終わる」という見通しをつけておくことを、合わせて大事にしています。
「何それ？」と思うかもしれないですが、とにかく徹底的にメモを残しておく感じですね。
例えば、あとで研修のレポートを書かなきゃいけないみたいなシーンがあれば、一週間後に研修で何をやったか思い出しながらレポートを書くのは、膨大に時間を浪費するんですよね。
なので、書くのは一週間後だったとしても、その時に何を考えたか、何に気付いたかは、当日その場で書いておく。メモを残しておく。
こんなイメージですよね。
考えなきゃいけないこととか、気をつけたいこと、考えたいこと、次に作業する時に申し送りたいことを、メモして残しておく。
こんなプチ工夫も、できる限り少ない時間で、できる限り無駄に時間を使わずに、効果的に仕事を前に進める上で、役に立ってる仕事のやり方だなと思います。
関連放送の紹介
そんなわけで、『#生み出す時間』に絡めて、「考える仕事を適切に前に進めるための工夫」というテーマでお話をさせていただきました。
ちなみに、こういった話題を実は両立サプリでいくつかすでに取り上げていまして、みんなの関心事なんですよね。
具体的に紹介をさせていただくと、『#352 「考える仕事」を限られた時間で効果的に進める工夫』では、一人で無駄に考える時間を徹底的に減らしていこうというトーンの放送でした。
『#532 集中は結果。"決め"と"所要時間"で集中を仕掛ける』では、いかに集中状態を、忙しい毎日の中で作っていくかという工夫を放送にしたものでした。
このチャプタには、関連放送ということで、『#352 「考える仕事」を限られた時間で効果的に進める工夫』のリンクを貼っておきますので、よかったら聴いてみてください。
最後までありがとうございます。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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