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#35 まとまった時間がとれない人のスキマ時間で大きめの仕事を進める仕事術

小田木朝子

今日はですね、なかなか手につかない大きめの仕事のやり方についていろいろ話が出来ればと思うんですけれども。みなさんありますかね、なかなか手につかない大きめの仕事。
進めやすい仕事、進めにくい仕事みたいな観点でちょっとイメージしてもらうとわかりやすいかなと思うんですけれども。進めやすい仕事ってどんなものか。分かっていて難なくできる仕事だとか、もう自分の中でルーティンになってる仕事ですよね。例えばメールの返信だとかグループウェアのレス、型のあるレポート作成だとか、すでに型のある顧客対応、あと支持者のいる業務依頼とか。
こういうのが進めやすい仕事だとしたら、進めにくい仕事は人によって定義は違うと思うんですけれども、ここではちょっとこんなイメージをしています。なかなか手を付けにくい大きめの仕事っていうことで、例えば企画書を書かなきゃいけないとか、授業ややったことの成果を振り返るだとか、どうやって進めるのか決めるいわゆるオペレーションを設計していくとかですかね。ポイントとしてはそこそこ時間がかかって、且つ考えなきゃいけなくて、そして期限のある仕事。
これを今日は進めにくい仕事でありなかなか手につかない大きめの仕事って呼ばせていただきます。

手を付けにくい仕事の進め方

進めやすい仕事と進めにくい仕事の比率って人によって色々あると思うんですけれども、私も無心でできる仕事と結構頭使って時間を使わなきゃいけない仕事ってあるなって思います。これをいかにどうやって短い時間もしくは省エネルギーで負担なく進めていくかっていう、そのためのポイントを一緒に考えていきましょう。

まず私は結構大事だなって思うのは、進めやすい仕事をやってから手を付けようとしてはいけないっていう。これ結構ポイントになるんじゃないかなと思います。進めやすい仕事ってやったらすぐ終わるし、終わった分やった感もあるし、何より手を付けやすいじゃないですか。なのでまずこれを片付けてからやろうって思いがちなんですけれども、そうしちゃうと一つはエネルギーのいる仕事（進めにくい仕事）その分のエネルギーを使っちゃって、残ったエネルギーで進めにくい仕事をやんなきゃいけなくなるっていうことと、あともう一つは時間がなくなっちゃうリスクが高いんですよね。
進めやすい仕事だとしてもそこそこのボリュームがみなさんあると思うんですよね。そうすると進めやすい仕事やっているうちに時間が足りなくなっちゃって、もう週末するしかないってなって週末に流す。そうするとちょっと大きめの仕事はもう週末にやるのがスタンダードになっちゃうとか。これって結構あるあるなんじゃないかなと思います。

とりあえず仕事をやりかけるというビジネステクニック

これに対して一つ提案なんですけど、私は断然まず手を付けてやりかけるっていうのが結構進めるポイントになってくるかなって思います。
まとまった時間をとって取り組みたいって気持ちあるがじゃないですか。でも現実にはなかなかまとまった時間ってとりにくかったり、進めやすい仕事にも期限がありますから、それやってるうちにまとまった時間がなくなっていくって状況が起こりがちですが、まず手をつけてやりかける。
これ30分でも15分でもいいなと思っています。例えば企画書を書こうと思って表紙のタイトルを決めるまででもいいと思うし、ちょっと前提条件をノートに書き出してみるとか、エクセル開いてページ建てを作り始めてみるとか、そんな感じのイメージですね。

ともすればこの中途半端にも見えるやりかけなんですけれども、このやりかけることによってどんないいことがあるかですが、これ私もめちゃくちゃ実感があるんですけど、まず一つは自分にスイッチが入るんですよね。大きな球が坂の上にあるイメージをしていただくと、この球がグイって転がり始める、転がり始めるとゴロゴロゴロって坂を下って行きますが、そこのイメージです。ちょっと分かりにくいですかね。

もう一つはその仕事への過重な負担感が減るっていう効果もあるかなと思います。どんな仕事もゼロイチってめちゃくちゃ大変なんですよね。まだ何もないものを最初の1にするっていう。ただゼロイチさえクリアしちゃうとその1を2にして3にしていくっていうのは、もうゼロイチより断然楽なんですよ。しかもゼロイチがクリアされることで、次に何をするか具体的になるし次にやっていくイメージも自分の中に出来ていく。
一方でゼロのまま放置しちゃうと、あれやんなきゃな、重いな、みたいな気持ちを抱えながら仕事することになるんで、結局他の仕事のパフォーマンスも落としちゃって、それだと残念ですよね。
なのででかい仕事を抱えたら、30分でも15分でもいいのでまず手をつけてやりかけるっていうのを最初にやっちゃう、これかなと思います。
その他のテクニックとしては自分の時間を予約する。例えば総時間として6時間かかる業務で、期日までに5日あるのであればこの5日間の中で6時間を分割しても時間として確保できてないと終わらないっていうことなんで、自分のスケジュールに1時間ずつでも2時間、1時間という分割でも入れて他の予定が入らないようにする。予定に入れちゃうと他の予定が入らないだけではなく、やるぞってやる気を出して自分を動かすのに無駄なエネルギーを使わなくて済むかな、予定通りに淡々とやるだけ。

三つ目としては手を付ける前に適切な人とブレスト壁打ち、相談したりする。以前7回目の放送で「限られた時間でアウトプットの質を上げる仕事のやり方」っていう話をしましたけど、手戻り防止にもなりますし、かけた時間に対して自分一人で出す以上のきちんとしたアウトプットが出せるということにもなるかなと思います。
（#7 限られた時間でアウトプットの質を上げる仕事のやり方）


そんな感じなんですけれども、今日の放送で一番共有したかったのは、このやりかけるっていうのって、忙しくてまとまった時間がなかなか取れない私たちのかなり重要なビジネステクニックになるかなって思ってます。とりあえず手をつけて短い時間でもやりかけ途中にする。
これですね、脳科学的にも『作業興奮』というきちんとした私たちの脳の機能として備わっているらしくって、どういうことかって言いますと、私たちって何か事を動かそうとした時に、まずやる気を出してそのやる気でもって事に当たっていくというイメージを持ちがちじゃないですか。でも実は脳はそういうふうにできていなくて、やる気があろうがなかろうが手や身体を動かすことによってやる気が後から付いてくるように出来てるんですって。だからやりかけるっていうテクニック。
毎日忙しいけれども、いろんな難題とかちょっと手に付けにくい仕事って向き合わなきゃいけないときがくるじゃないですか。なので考えたいのが、無駄なエネルギーを浪費せずに、かけるべきところにきちんとかけて質の高い仕事ができるっていうのが理想だなって思う今日この頃です。
みなさんはいかがでしょうか。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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