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#795 限られた時間でいろいろやりたい私たちの時間術

小田木朝子

おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、チームで仕事をするおもしろさをあなたへ、オンラインスクール育休スクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。

今週も一週間がスタートいたしました。
今日の月曜日は、ほぼ毎週恒例になっているVoicyさんのハッシュタグにもとづいて、放送をお届けしたいと思います。
このハッシュタグ企画が、自分だけで放送のテーマを考えるよりも、いろんな投げ込みをいただいて、ありがたいなと思っている今日この頃です。

#副業時代の時間術

今週のハッシュタグは、『#副業時代の時間術』です。
時間術の話ですね。
ハッシュタグには、「副業」とついていまして、副業をされている方もいれば、されてない方もいると思うのですが、今日は言葉としてのストレートな副業だけではなくて、今や限られた時間でいろいろやりたいと考える、そしていろいろやる必要のある、そんな私たちの時間術のポイントみたいな切り口でお話をさせていただこうかなと思います。

限られた時間でいろいろやる。
これは、ほぼ誰しも当てはまると思いませんか。
副業をされている方もいるかもしれないし、例えば、社内プロジェクトでいろんな役割を担っている人もいるかもしれない。
あと、この両立サプリとしては、育児や介護との両立ですよね。
仕事、自分、そして家庭の中で、それぞれ大事にしたいものを全部大事にしながらいろいろやるのも該当すると思いますし、社外のコミュニティなんかに参画している人もいるかもしれないし、リスキリングとか、そんな文脈で新しいことを勉強しながら仕事をしている人もいる。
そんなわけで、抱える事情は一人一人違うかもしれないけど、限られた時間でいろいろやる、そんな私たちの時間術のポイントは何か？（小田木所感ですけれども）私自身も、限られた時間でいろいろやる一人として、この3つじゃないかな？と思っていることを共有させてください。

限られた時間でいろいろやりたい私たちの時間術

それは何かというと、一つ目は、ブロックで時間を管理する。
二つ目は、細分化する。
三つ目は、集中の質を上げる。
時間といえば、これじゃないかなと思っていまして、一つ一つ、どんなものなのかシェアさせてください。

ブロックで時間を管理する

まず一つは、ブロックで時間を管理する。
これは、過去のVoicy放送でも取り上げたことがあるのですが、私自身は本当にこれが大事だなと思っています。
これに対比して何の限界を感じているかというと、やることリストの限界が対比であるんですよね。
やることリストできっちりタスクを運用している方は多いんじゃないかと思いますが、やることリストって鉄板の仕事術の一つなのですが、一方で、いろいろやろうと思うと課題があって、何かというと、まず一つは、所要時間が可視化されないんですよね。
「あれをやる、これをやる、あれも片付けなきゃ」やることリストは、一つ一つの所要時間が見えない。
そして、いつやるか決まっていない。
タスクとして漏らさずつぶすというのが、やることリストの目的だと思いますので、ある時間の中で順番に片付けていく。そうすると、期限はあっても、いつやるかは決まっていない。
なのでという観点もありますが、そうなると、自分自身のキャパ、使える総時間に対しての妥当性が、やることリストだとなかなか評価が難しいですよね。

例えば、金曜日までに資料を作って出すというタスクがあったとするじゃないですか。
タスクとしては一行なのですが、仮にその資料作成に2時間かかるとしたら、例えば、あと3日の中でその2時間が物理的に確保されないと、その仕事は終わらないということだと思います。
じゃあ、その2時間はいつ確保できるのか？
「あの辺でやろう」と頭の中にあったとしても、なかなかその時間って、前の予定がおすとか、いつの間にか誰かに予定を入れられているみたいな感じで、なかなか実現されない。
そうなると、結局残業をしてやるしかないみたいなサイクルになりませんか？
これに対して、ブロック時間管理というのは、所要時間2時間の業務を引き受けたのであれば、その2時間が自分の予定の中に面でおさえられている。
タスクの所要時間を見積もって、自分の将来時間の中で、「ここでやる」という時間を面でおさえるというのが、平たく言うと、ブロック時間管理の発想かなと思います。
そうなんですよ。画で想像すると、OutlookとかGoogleカレンダーの時間管理とほぼ同じイメージなんですよね。
せっかく時間を面でおさえられるスケジュールを運用していたとしても、忙しいのにスケジュール自体はスカスカに見えるとか、ミーティングの予定しか入っていないというと、当然、この時間は埋まっていくじゃないですか。
なので、所要時間を可視化して、いつやるか決めて、時間を面でおさえる、このブロック時間管理のもう一つの効用というのは、自分のキャパに対してきちんと仕事を埋めていく。
それが、チームのメンバーにも見える形にする。
こういう効能があるんじゃないかなと思っています。
割りとスタンダードなやり方なので、既に実践している方も多いと思うのですが、私はこれがめちゃくちゃ大事だと思っています。

細分化する

二つ目が、細分化というポイントをあげさせていただきましたが、これは言葉の通りですよね。
私たちは、日常の中で割りと粒度の大きな仕事を持つと、「まとまった時間がないとできないな」と思うことはありませんか？
まとまった時間がないとできない一方で、そんなまとまった時間はなかなかないので、本当に身動きがとれなくなるんですよね。
まとまった時間がないとできないというのは、何の裏返しかというと、細かい時間はあるけれども、その細かい時間は使えていないということの、セットだと思うんです。
細かい時間があるけれども、ついメールチェックをして終わっちゃうとか、 細かいあれこれを片付けて、細かい時間が埋まってしまう。
だったら、大きめの仕事、粒度の荒い仕事を、細分化して、細かく分けていって、細かい時間でやりくりできるようにするというのが、この細分化の考え方かなと思います。

例えば、さっきの資料を作るということも、資料のアジェンダ・方向性をまず固めるとか、その方向でいいか上司とコミュニケーションをとる。
そうしたら、各アジェンダごとに必要な項目をざっくりと7割程度埋めてみる。
最後にレイアウトを整えて、資料として完成させる。
こうやって分けていくと、それぞれ一個がだいたい15分ずつかな。15分ずつに細分化されましたという状態になると思うんですよね。

今、聴いていて、たぶんピンときたと思うのですが、細かく分けると、やることとプロセスがすごくクッキリハッキリしますよね。
そうすると、動きやすい。
さらに、細かく分けると、時間見積もりの精度が上がる。
などで、ベーシックすぎるかもしれないですけれども、細分化というのは、忙しい限られた時間でいろいろやりくりしたい私たちの、黄金の剣だと私個人的には思っています。

集中の質を上げる

最後の三つ目が、集中の質を上げる。
三つ目だけ、毛色が変わったように思うと思うのですが、集中の質というのは、いろいろある私たちに必須のスキルだと思います。
ともすれば、さっきまで話していた時間術は、テクニックとか割りと表面的なことですよね。
集中の質を上げるというのは、中心というか、コアスキル。
集中の質を上げるというのが、たぶん私たちのアウトプットそのものへのインパクトの、すごい大きい要因になるなと思っています。

じゃあ、集中の質が上がっていない状態とはどういう状態かというと、例えば、漫然と時間が過ぎていってしまう。
あと、集中するまで時間がかかってしまう。
もしくは、途中でメール通知なんかが気になって、つい開いちゃうとか、頭の中で違うことを考えてしまって、進まない。
これが集中の質が低い状態で、かけている時間の割に仕事が進んでいない。
そういうことですよね。
これは、忙しい私たちにとっては、結構致命的に痛いじゃないですか。
忙しい中でやりくりして、時間をかけているのに、仕事が進まない。
もしくは、かけた時間の割りに、いまいち。
結局、追加で時間を投入するしかない。
これは、本当に避けたいと思うんです。

集中の質を上げるテーマの過去放送紹介

じゃあ、どうするか？というのは、このテーマに関しては、このテーマだけを取り上げた過去放送がありまして、『#608 頭の中の「あれもこれも状態」を片付けるシンプルな方法』で、本当に大事だと思うことをお話しております。
しかも、誰でもできる簡単な方法です。
もし、最後の集中の質を上げるということに関心の高い人は、リンクを貼っておきますので、よかったらこちらの過去放送を聴いていただけるとうれしいです。

そんなわけで、限られた時間でいろいろやる時間術の大事なことを3つ紹介させていただきました。
ブロックで時間を管理する。そして、細分化する。最後に、集中の質を上げる。
三つ目が肝心なのに、ここでしゃべらないの？と思うかもしれないですが、すみません。時間が足りなくなってしまいました。
でも、集中の質って大事だよねという、景色合わせまでできたということで、ご容赦ください。

ということで、今日は『#副業時代の時間術』から、今日の放送では「限られた時間でいろいろやる私たちに大事な時間の使いかた」そんなテーマで放送させていただきました。

皆さんは、どんな工夫をされていますか？
よかったら、コメントもください。

それでは、最後までお聴きいただき、ありがとうございます。

今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜
び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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