#274 「時間の悩みは時間配分で考えよう」放送をさらに深掘り
今日は、先週7月7日に配信させていただいた「時間の悩みには、時間配分で考えるといいよ」この放送にいろんな反響をいただきまして、コメントや質問等をいただいたので、こちらを取り上げながら、時間配分テクニックを深掘りしていきたいなと思います。
（#267 時間の悩みは時間配分で考えるとイイ！その方法と理由）
今日初めて聴きますという方にも、ちゃんと分かるようにダイジェストも交えてお話をしたいと思いますので、ご安心ください。
「時間の悩みは時間配分で考えよう」放送をさらに深掘り
まず、先週の放送がどんな放送だったかというところですが、時間のお悩みがスタートでした。
本当はもっと××に時間を取りたいのだけれども、こっちに時間がかかって、なかなか××できないとか、目の前のことに忙しくて、やりたいことに時間を割けない。こんな悩みにどうアプローチするのか、これがお題でした。
そしてこの放送では、こういった時間の悩みって、時間配分で考えるといいよ。これを提案させていただいたんですよね。
やり方はこんな感じです。
自分が今持っている時間を10として、これを円グラフで時間配分表を書いてみましょう。
まずは現状をざっくり何にどれくらい時間を使っているか？
この持ち時間を10とした円グラフを書き出してみる。
これが現状把握って感じですね。
プラス理想の円グラフも書いてみる。
本来あるべき時間配分はどうかな？
これを考えて書き出してみよう。
例えば、既存の顧客対応に7の時間を使っていて、実態は新規の顧客対応に3しか時間が使えていない。
でも、自分の役割を考えると、本当は5：5だよね。
そうすると、ここにギャップが明らかになって、どうやって手を打っていこうかな？これが考えられますよ。
こういったシンプルな話でした。
本来あるべき時間配分というのは、もちろんプライベートであれば個人の希望、仕事であれば自分の役割を果たす上で最良の時間配分とか、求められる成果を最大化できる時間配分、これを考えて理想の円グラフを書いてみて、ギャップを洗い出して、ギャップを埋めるために何をしようか考えてみようよ、こんな話でした。
ポイントは何だったかというと、やりたいことがいろいろあったり、いろいろ仕事が終わらないと、つい総時間を増やす発想になっちゃうじゃないですか。
終わるまでやるって感じですね。
でも、総時間を増やす発想ではなくて、円グラフで書くことで、時間配分を見直すという発想で手が打てますよ。
理想の前提は、役割に対して最良であるとか、成果を最大化するために最適な時間配分というのが理想になるので、余計に頑張りすぎるとか、明後日の方向に頑張っちゃう、こういった課題もクリアできるのが、時間配分で考えることじゃないでしょうかと、この話をさせていただいたのが先週放送ですね。
先週も聴きましたという方、復習も兼ねてお聴きいただきありがとうございます。
すっすーさんのコメント
そして、この放送にコメントや質問をいただきましたので、今日はこれを取り上げて、さらに深堀っていきたいと思います。
まずは、すっすーさんからのコメントです。
すっすーさん、ありがとうございます。
【先週のスケジュール表をもとに、現状の時間配分と理想の時間配分を円グラフにしてみました。
ルーティン業務に半分以上をさかれている現実に圧倒されました。
期待役割を考えると、課題の解決のための企画業務を優先しないとならないけど、全然時間配分されてないですね。
次は、そのギャップを埋める施策を考えていきます。】
すっすーさん、いつもありがとうございます。
やってみたっていうのが、まず素晴らしいですよね。
「グラフで現実を書き出してみました。さらに理想も自分の期待役割をベースに考えて比較しました。ギャップに圧倒されました。」って書いてありますけれども、このギャップが実感できるというのが、円グラフを書いてみる最大の醍醐味になりますので、これができたっていうのが素晴らしいなって思います。
完璧な現状分析だと思います。
たぶんルーティン業務が圧倒的多数を占めていて、でも本来は企画の業務に時間を割かなければいけない。
ここをじゃあどうするか？
すっすーさんもギャップを埋めるための施策を考えていきますと書いてありますけれども、たぶん2つぐらい考えるポイントがありそうですね。
ルーティン業務の時間をいかに圧縮するか、もしくは企画の時間をいかに確保していくか。
優先度の高いものの時間から取っていく
勝手に私だったらどうしようかな？と考えちゃうのですけれども、おそらくすっすーさんの書き方から、圧倒的優先度が高いのは企画に割く時間なんですよね。
であれば、私も以前はよくやってしまっていたのですけれども、何をやってたかというと、まずルーティーンを片付けてから企画にあたる。
要は、「お掃除してから、さあ本番やるぞ」みたいなやり方をしてたのですけれども、これじゃないほうが良いと思います。
今はどうするかなというと、まず企画の時間を取ってから、残った時間でルーティン業務する。
こういうスタイルにするかなって思います。
まず、その他を片付けてからやりたいっていう気持ちがあるじゃないですか。細かい仕事をまずきれいにして、例えば、メールをまず全部返信して、その上で、さあやるぞと本番に取り掛かりたいという気持ちはあるのですけれども、これだとなかなか本来取りたい時間を確保し続けるというのが難しいかなって思うので、まず優先度の高いものの時間を朝一にガツっと取って、残りの時間でルーティン業務をやるようにすると、課題解決に近づくんじゃないかなと思います。
私だったらの勝手な案ですけれども、参考になれば幸いです。
すっすーさん、応援してます。
するめさんのコメント
そしてもう一つ、今度は質問をいただいています。
するめさんからです。
するめさん、ありがとうございます。
こっちはですね、ちょっとなかなかうまくいきませんというヘルプだったんですね。
どんなコメントかというと、
【時間配分でやっていきたいと思うものの、うまくいきません。
一つの予定が終わりきらなかった時、スイッチ入ってる勢いでそのまま続けてしまい、予定とずれることが多々あります。
小田木さんはこういう時、どのように割り切ったり、リスケしたりしていますか？
もしくは、こうならないように工夫していることはあるのでしょうか？
よかったら教えてください。】
するめさん、ありがとうございます。
一緒に考えてみました。
計画を立てるのだけれども、その計画時間で終わり切らない。どうする？
本当にあるあるですよね。
ちなみにどうするか考えてみると、2つ着眼点あるかなと思っていて、一つは、終わり切らなかったときどうするか？
もう一つは、時間で終わり切るように、時間の見積もり精度をどうやって上げていくか？
どっちも打ち手としてはありかなと思いますので、それぞれ考えたことを紹介させていただきます。
まず、終わり切らなかったときどうするか？ですけど、当然ながら終わらせるか、やり切っちゃうか、切り替えるか、決めるっていうことになりますよね。
この決め方がポイントかと思うのですけれども、どっちが効率がいいか？
かかったエンジンのまま、今やり切っちゃうのが効率がいいのか、もしくはどっちが全体に対して適切か。
要は、これも終わらせなきゃいけないけれども、あっちも今日終わらせる必要がある。そういった中で、どっちが全体に対して適切か？この辺を判断材料にして、今終わらせるべきか、一旦やめて切り替えるべきかを決める。
もう決めるっていうことでいいと思います。
もう一つは、リスケをどうするか？ですけれども、一日単位だと毎日同じ時間配分をしていくってかなり難しいと思います。
だって週次でいろんなイベントがあったり、会議があったり、セミナーがあったり、出来事が起こったりということがあるので、一日単位だと難しいかと思うのですけれども、ここはもう割り切って、円グラフを週次で担保できればいい。
一日あたりの差分とか誤差は、週単位で埋め合わせができれば良いって考えると、気持ち的には楽かなと思います。
対象を小さく細分化して、時間の見積もり精度をあげる
そして、もう一個の着眼点、時間の見積もり精度をどうやって上げていくか？ですけれども、次のチャプターでまとめたいと思います。
平日ですが、二本目です。10分で終わらせようと思っていたのに、延長ですみません。
時間の見積もり精度をどうやって上げていくか？ですけれども、時間の見積もり精度って、スキルとか経験値じゃないと思うんですよね。
共通の傾向がありまして、何かというと、時間の見積もり精度というのは、どんな人がやっても、対象が大きいほどブレやすい、こういう傾向があると思います。
例えば、今日は企画書を書いて仕上げるぞって思うじゃないですか。
「着手してから終わるまで何時間かかるかな？」という感じで、全体でざっくり大きい対象のまま見積もろうとすると、「うーん、5、6時間かな？」という感じになっちゃって、これだとかなり誤差が出やすいんですよね。対象が大きいので。
なので、そういった場合は、細分化する。
対象を小さくして、ブレにくくするという工夫ができると思います。
例えば、分解していくと、まず要件整理をする（一時間）、提案プランを選択する（30分）、提案の骨子を考える（一時間）、企画書のテンプレを整える（30分）、そしてページ割を作る（30分）、途中で切り上げますけれども、こんな感じですね。
小さく細分化することで、見積もりの精度が上がる。
この傾向って確実に言えると思います。
なので、見積もり精度を上げようと思った場合は、対象をできる限り小さくして、区切った小さめ単位で時間を見積もって、かつ時間を確保していくと計画が立てやすいし、計画通り進めやすいということがあるんじゃないかなと思います。
するめさん、ご質問ありがとうございました。
朝の放送を聴いて、やってみようというコメントと姿勢が、するめさんもすっすーさんも本当にすごいなって思いました。
私も頑張ります。
人生も時間マネジメント
そんなわけで、「時間の悩みは時間配分で考えるといいよ」放送の続きという形になりましたけれども、まとめると、私は毎日の仕事って本当に時間マネジメントだなって思います。
これは仕事だけじゃないですよね。
生活も本当にそう。
一日24時間という制約条件がみんな等しく同じ中で、何にどれだけ時間を使うのかっていうことだけは、実はどんな状況にあっても、自分のハンドル下にある。
日々の仕事、毎日の充実も時間マネジメントだし、もっと引いて考えると、人生の充実というのも完全に時間マネジメントだなって思います。
一日の時間も総時間は増えないし、人生も総時間はたぶん増えなくて、これを何にどれだけ時間を使うか決めるとか、優先度の高いことに時間を投じていく。
こういうことが考えられるように、できるようになると、それがやっぱり毎日を豊かにする秘訣なのかななんて思いながら、私も100点満点ではありませんので、時間を何にどれだけ投じていくかというのを日々考えながら、チューニングしている毎日です。
最後までお聴きいただきありがとうございました。
放送へのコメントもめちゃくちゃ嬉しくて、全部読んで、できる限り全部を返信したいと思っていますので、何かあればぜひコメントください。
それでは、今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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