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#704　“起こったこと“よりも“考えたこと“を共有しよう～みんなで仕事日記の仕組み～

小田木朝子

おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、自分も家族も仕事もすべて大事にできるオンラインスクール育休スクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。

今週も月曜日がスタートしました。
今週からまた新しいタイトルコールになっていますが、今週のタイトルコールは、あいちゃんが考えてくれました。
あいちゃん、ありがとうございます。
「何かを大事にすると何かを手放さなきゃいけない」という発想ではなくて、「全部大事にしたいんだ、していいんだ」という、あいちゃんの観点がすごくいいですよね。ありがとうございます。

#どうする情報共有

今日の放送は、Voicyさんが全体で展開されているハッシュタグのテーマに乗せてお届けをしたいと思います。
今日のハッシュタグは、『#どうする情報共有』です。
また広いテーマが来たなって感じですよね。
大きなお題に対していろんな角度から放送ができるのが、面白さであり、魅力なんだと思いますが、何を話そうかと考える側としては、広い切り口に溺れそうな感覚です。

ですが、今日は情報共有というテーマの中で、私たちのチームで今、欠かせない情報共有の仕組みがありまして、これを共有させていただこうかなと思います。
名前がついていて、『仕事日記』と言います。
実は、両立サプリチャンネルで過去放送でも取り上げているのですが、一年半ぐらい前の放送なのですが、一年半がたっても、私はこの仕組みは欠かせないと思っているので、今日は『仕事日記』という仕組みについてシェアさせていただきたいと思います。

仕事日記の仕組み

イメージを膨らましていただくのに、私たちのチームの基本情報がほしいかなと思いますので、ちょっとだけお伝えします。
私たちのチームは、フルリモートで仕事をしています。
私は静岡県浜松市に住んでいますが、メンバーは神戸にいたり、福岡にいたり、いろんなエリアにいるので、物理的に集合することは、年に一回とか二回の頻度です。
実は来月12月に久しぶりの大集合の機会がありますので、とても楽しみですし、この機会に初めて会うメンバーもいたりします。それは余談ですけれども。
フルリモートなどで、仕事は基本、デジタルの上に乗っかっています。
グループウェアでTeamsだったり、ファイル共有でboxだったり、スケジュールをシェアするためにOutlookを使ったり、いろんなものを駆使しながら、デジタルでつながって、ライブでコミュニケーションを取りながら、仕事を進めていく感じですね。
そんな中で情報共有はもちろんとても大事なのですが、情報共有って結構いろんなスタイルがあると思いませんか。
その中でいくと、私たちの組織は『オープン型』という言葉がしっくりくるかなと思います。
チームだけじゃなくて組織全体で、いろんな情報に誰もがアクセスできるようになっている。
もちろん人事や評価などの制約されている情報もありますが、制約がなくていいものは基本的にオープン。
なので、どこまででも見えるし、どんどん流れてくるし、あと、言葉で書いて表現するのはとても大事になっているかなと思います。
言うまでもなく、テキストコミュニケーションだけで仕事が進むわけではありませんので、顔を合わせて、コミュニケーションをとって、お客様とも会ってといったことがたくさんありますが、そういった活動履歴だとか、事前の準備が、きちんと言葉で書いて表現されて発信されるというところが、結構大事にされています。
いかに上手に情報の発信者になるかというところと、上手な情報の受け手になるかというのが、結構大事なんですよね。
この辺は今は、どんな組織も同じかなと思います。

“起こったこと“よりも“考えたこと“を共有しよう

その中でのおすすめの仕事の仕組み『仕事日記』ですが、既存の言葉でいうと、たぶん「日報」という表現がされると思うのですが、やっぱり日報とはニュアンスが違うなということで、仕事日記と呼ばせていただいています。
日報は、起こったことを報告する書類、仕組みじゃないですか。
これは上司のための報告、日報を書いて、見るのは誰かというと、上司。
こういった形が多いんじゃないかなと思いますが、仕事日記は、もちろん起こったことも書くけれども、起こったことよりも、考えたことや感じたことがちゃんと表現されていることが重視されています。
だから「日記」というところもありますけどね。
昔、「今日はこれをして、あれをして、こうしました、以上」と日記を書くと、「その中で何を考えたか、もっと書こうね」といったフィードバックがたくさんあったじゃないですか。あれと同じですね。
起こったことより、考えたことや感じたことをより書いていく必要がある。

立場に関わらずみんなで共有し合う

さらにもう一つが、立場に関わらずみんなで共有し合うのが仕事日記なんですよね。
なので、社長からアルバイトまで、みんなが同じように書いて、同じだけ共有し合う。
仕事日記を読んでいくと、例えば、「社長はこんなことを考えているのか」という社長の目線があり、「あのリーダーはこんなことを考えているんだな」 一方で、「新しく入社したメンバーは、こういうことを感じるんだ」。
さらに、顧問としての沢渡さんも一緒に仕事日記を書いているのですが、沢渡さんの仕事日記がまた見事なんですね。
これはまたちょっと余談です。

仕事日記のイメージがつきましたでしょうか。
具体的にどんなことが書かれているかというと、例えば、考えたこと、感じたことにフォーカスすると、「今日はこういう計画で、こういうことを進めようと思ったけれども、うまくいかなかった。よく考えてみると、こういう観点が抜けてたなと思ったので、次はこんなふうにやろうと思います。」なんてことが書いてあったり、「今、風邪の引き始めな気がする。こういう症状が出てきて、このまま進んじゃうと風邪になる気がする。なので、私は明日はこういう調整をします。皆さんもこの時期の風邪に気をつけてくださいね。」なんてことが書いてあったりします。
他にも、ヒヤリハット事例だとか、業務のプロセスの中で感じた課題感とか、一方で、「こういった変化が見られて、超嬉しかった」もしくは、「こんなことで困っているので、誰かの力を借りたい」こういったことがいろんな形で発信されているなという気がします。

「知っている安心感」と「知ってもらっている安心感」を生み出す

「すごくいいのは分かるけれども、書き続けるのも、全部を見続けるのも大変じゃない？」と言われたりすることが多いんですよね。
これが本当に全然大変じゃないんですよ。
書くことに関しては、習慣にしちゃう。業務が終わる前に、5分とか10分は仕事日記を書くタイムと決めて書いちゃう。
続ける中で言語化能力がついてきますので、思ったほど時間も労力もかかっていないケースが結構あると思います。

あと、読むにしても、これはストック情報じゃなくてフロー情報なんですよね。タイムラインと同じ。
なので、読んで覚えるというよりも、ざっと目を通してざっくりつかむことができると思います。

それよりも何よりも、続くというのはなんでかというと、書いて読むとすごくいいことがあるんですよね。
どんないいことがあるかというと、仲間のことを知れる安心感が手に入るとか、知ってもらう安心感がありますし、発信すると、リアクションやレスポンスがあるんですよ。
「私も過去に同じように課題が思ったことがあって、これが役に立ちますよ」というアドバイスがあったり、「風邪、お大事にしてくださいね」と寄り添うコメントがあったり、「それは私も問題だなと思っていたので、今度ミーティングをしましょう」という賛同者が現れたり。
続いていく、活用されていくのは、それをやることでいいことがあるのが、結構大事なんだなと改めて思っています。

チーム的・組織的・個人的にも、すごく効果があるなと思っていて、まずはさっき言ったように、知っている安心感、知ってもらっている安心感が絶大だと思います。
ざっくりと情報共有がここでされているので、そこからミーティングしたりだとか、いろんな手を打ったり、仕事を進めていくスピード感が上がるんですよね。
例えば、お互いに何をやっているか、何を考えているか知らない場合は、情報共有しようと思ったら、ゼロから話さなきゃいけないのですごく時間がかかるじゃないですか。
でも、ある程度知っている前提があると、さくっとつながって、さくっと手を打つことができますし、そもそもミーティングで基本の情報を共有することに、時間をかけずに済む。
スピードという側面でも、いいことしかないなと思っています。

最後に、仕事日記という基盤が社内のいろんなコラボレーションを促したり、困っている人を助け合うヘルプシーキングになったり、そこから改善が進むという業務改善の装置になっているなと思いまして、改めてお互いに何をやっていて、どんな状態で何を考えているか、この部分を発信し合う、受信し合うことがすごく大事だなと思いながら、私も仕事日記の仕組みの中にはまっている一人です。
組織全体でやると結構大変だと思いますので、「小さいチームでやってみない？」 そんなカジュアルな発想からでもいいと思いますし、私たちは社内のSNS、Yammer（ヤマー）というTeamsのアプリケーションでやっていますので、仕組みで工夫するのもありだと思います。
チームの情報共有において、仕事日記の仕組みがすごくおすすめです。

「失敗の情報共有」テーマについてはコチラ

今日の「仕事日記」の仕組みもそうですが、最近、この両立サプリにチームワーキングに関する情報発信が増えているなと思いますし、聴いてくださる方のリアクションを見ても、「チームで仕事をしててよかった」という手応えを感じながら仕事ができるといいよね、そんな関心をひしひしと感じています。
今日の『#どうする情報共有』に対しては、仕事日記の仕組みを紹介させていただいたのですが、情報共有というテーマに関して、失敗やミスをどうやって共有していくかというのも、すごく大事なテーマだと思っていまして、もしもそちらの切り口のテーマに関心のある方がいらっしゃったら、過去放送で『#676 チームの中での正しい失敗の仕方〜失敗が歓迎されるチームづくり〜』という放送もありますので、こちらもチャプターにリンクを貼っておきます。
よかったら、情報共有の延長線で聴いていただければと思います。

最後までお聴きいただき、ありがとうございます。

それでは、今日も一日良い日にしましょう。

小田木朝子プロフィール

「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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