#327 「会議が多いと仕事が止まる」と言う感覚を考える
今週は、のむヨーグルトさんが考えてくださったタイトルコールを使わせていただいてます。
のむヨーグルトさん、今日もありがとうございます。
会議が多いと仕事が止まってしまうという感覚ってありますか？
今日は、そういえばこういう話をよく聞くことが多いな、と思って取り上げたいと思うのですけれども、「会議が多いと仕事が止まってしまう」こういう感覚はありますか？
「今日は会議ばっかりで全然仕事が進まなかったんだよね」とか、「うちの職場って本当に会議が多くて大変なんだよね」こんな感じですかね。
皆さんは思っていますか？
今日は「会議が多いと仕事が止まる」という感覚を考えてみたいなと思います。
というのも、私は今、仕事に投じている時間の中で、ミーティング、商談、1on1、まとめると会議ですけれども、誰かと関わる中での仕事というのがめちゃくちゃ多いんですね。
試しに先週の予定を振り返って数えてみたら、月曜日から金曜日まで5日間×8時間の40時間の中で、一人仕事をしていた時間、一人でアウトプットを作ったり、考えたりしていた時間が8時間。
一方で、ミーティング、商談、1on1、一対一の場合もありますし、3、4人の場合もあるのですが、誰かと関わりながら仕事をしていた時間が32時間。
これを比率にすると、一人仕事が2割、ミーティング系が8割、こんな感じでした。
改めて仕事の時間に換算すると、ほとんどの人との時間ってことですよねね。
じゃあ、冒頭の感覚のように、仕事は進まなかったかというと、めちゃくちゃ仕事が進んだなって感じてるんですよね。
ということは、単純に会議時間の多さ少なさではないなというのが、まず前提にあります。
仕事を前に進めることにつながる必要な会議
ここから、会議が多いと仕事が止まる感覚、もしくは会議が多くても仕事が止まっていない、むしろ進んでいる感覚って、何によって考えが深まっていくのかなっていうのを考えてみました。
皆さん、一緒にちょっと検証してみましょう。
考える着眼点ですけれども、まず一個目は、そのミーティング自体の有効性、これは考える余地がありそうですよね。
平たく言うと、仕事を前に進めるものなのか、それとも止めちゃってるものなのか？
この仕事というのは、相手の仕事を前に進めるという観点もありますし、自分の仕事が前に進む、こっちの観点もあると思います。
例えば、そのミーティングをやることによって、仕事の判断に必要な情報が得られたとか、仕事の精度を上げるために必要な景色合わせができた。
こんな感じの会議であれば、「前に進んだな」そういう感覚がありますよね。
あと、問題や課題を解決できた。
要は、1on1をやることで、ちょっとモヤモヤしていたものがクリアにできたり、課題の言語化ができたことで前に進むことができそうだ。
あとは、そこで決めるべきことがきちんと意思決定できたので、仕事のプロセス自体が次に進んだ。これも「前に進んだ」と言えそうですよね。
要は、ミーティングをしないよりも、ミーティングをした後の方が仕事が進捗するとか、もしくは関わる人のパフォーマンスが上がる。
こういう有効性で評価してみるという観点はあるかもしれません。
翻ると、「それはミーティングじゃなくてよくない？」みたいな感覚を持ちながら、会議に時間を投じるというのは、やっぱり仕事が止まる感覚があって、結構しんどいですよね。
例えば、そこに5人が参加していたとなると、5人全員の仕事を一時間止める、まとめて5人工、これだとやっぱりしんどいので、「情報共有はグループウェアでしようか？」といった感じで、5人が各々の仕事をした方が前に進む感覚がありそうですよね。
次の着眼点は、自分が参加する必要性。
これもただ聴くだけであれば、「じゃあ擬似共有でいいじゃん」っていう話になるかもしれないですけれども、その会議の中で自分の期待役割があったり、一方で、自分も参加する目的が「そこで何を明らかにしたいか？」とか、「何について仲間と協議したいか？」、「景色合わせしたいか？」という目的が明確で、参加をする必要性があるっていう場合は、これはおそらく仕事を前に進めることにつながる必要な会議と言えそうですよね。
チームの成果を最大化するために、自分の有効な時間配分を考える
そして最後に3つ目の考えたい着眼点としては、チームの中での自分の役割だとか、仕事内容にとっての適切な会議比率。
自分の場合、他者とのコミュニケーションにどれくらい仕事の時間を投じると、最もパフォーマンスが上がるのか？これも必要な着眼点かなって思います。
要は、判断基準って自分の仕事時間を何にどう使うことが、チームの成果の最大化に最も有効か？これが大事な判断基準じゃないですか。
ということは、チームの成果を最大化するために、自分の有効な時間配分ってどうだろう？
例えば、エンジニアですという場合に、自分で手を動かしてアウトプットを作ることに時間を費やした方がチームの成果に貢献できるのか、それとも、例えば、ある程度経験値があって、自分以外の誰かのレベルを引き上げたりだとか、仕事の精度を上げることに貢献したほうが、チームの成果はより増えるのか。
こんな感じの判断基準が持てそうですよね。
自分でアウトプットを増やす、もしくは誰かのアウトプットを増やすことに貢献する。
と言っても、自分一人で時間を投じて生み出せる成果って、一定天井があると思うんですよね。
なので、まずはこの天井レベルでアウトプットを生み出し続けることが必要なのか、それとも天井を超える分に関して、チームの誰かに影響しながら、さらにチーム全体のパフォーマンスを上げることに時間を投じたほうがいいのか、ここに一つの判断基準があるかなって思いました。
なんていうふうに考えてきて、じゃあ私はどうなのか？というところですけれども、先週振り返って、2：8という結果が出たのですけれども、私の場合は、今、無駄な会議はないなと思ってるのですけれども、一方で、もうちょっとじっくり思案するとか、アウトプットする時間も必要だなと思ってます。
要は、はみだしちゃっているので。
はみ出しちゃって、「あー、もうちょっとこれをゆっくり考えなきゃいけないな」というのが、週40時間の時間に収まっておりません。
なので、ここからさらにパフォーマンスを上げていこうと思うと、たぶん全体の時間配分の3：7ぐらいがベストなのかな。
アウトプットを作る時間、もしくは一人できちんと思案する時間と、誰かの関わりの中で進める時間。
でも、無駄なミーティングはないなということであれば、そのミーティング自体の効率を上げていく、もしくは任せるミーティングと、自分で入るミーティングをさらに一段精度を上げていく。
こんな感じの工夫ができるのかなと思いました。
あくまで判断基準は、何に最も時間を投じたら、もしくはどういう時間配分で自分の仕事時間を使ったら、チームの成果が最大化するのか？
ここを忘れずに工夫を怠らずやっていこうかなと思った次第です。
お聴きいただきありがとうございます。
人事担当者必見！90分腹落ちセミナーを開催します
そして今日は最後に、今週開催するオープンイベントの情報共有をさせていただこうと思います。
今回は、育休スクラを検討するかた向けではなくて、広く企業向けセミナーになりますので、そのテーマに関心があるなという方、ぜひお越しいただけたらと思います。
何をやるのかですが、人材育成やダイバーシティ推進にかかわる方にぜひお聴きいただきたいテーマです。
【『越境する力』を組織で育む ～事例に学ぶこれからの人材育成～】
こんなテーマで、9月16日の木曜日、時間は15時から16時半の90分間です。
「越境」というのが、今回のテーマですよね。
「慣れたホーム」ここから出て、外で学ぶとか、外で経験するとか、もしくは外で通用できるようなスキルやマインドセットをどうやって育てていくのか？
こういった観点について、お馴染み沢渡あまねさんとトークライブ形式でワイワイ話をさせていただきます。
情報収集の一環で、耳だけのラジオ参加でも結構ですし、チャットを使って参加者の皆さんと双方向でインタラクティブに進めていきますので、インプットもするし、自分なりに考える、そんな時間として参加していただけると嬉しいです。
放送にリンクを貼っておきますので、興味のある方はぜひお越しください。
それでは、今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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