#455 話を簡潔にまとめるポイント〜紙芝居で考える〜
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、女性活躍2.0に欠かせない、オンラインスクール育休スクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
今日は、このチャンネルの質問ボックスにいただいた質問を放送に取り上げさせていただきたいと思います。
ちなみに、質問ボックスというのは、チャンネルのプロフィール欄にリンクが貼ってありまして、このリンクから送信できる質問受付専用のフォームになります。
「ちょっとコメントだと書きにくいな」とか、「放送でぜひ一緒に考えてほしいな」こんなコメントを、質問ボックスのフォームで受け付けております。
良かったらご活用ください。
今日いただいた質問は、みゆさんからのご質問です。
みゆさん、ありがとうございます。
【いつも放送をありがとうございます。
最近、読書会に参加する機会がでてきたのですが、本の要約が、すごく苦手なことに気付き、愕然としました。
苦手というのは、時間がかかる割に仕上がり（分かりやすさも）いまいちなのです。
仕事のミーティング内容の要約イコール議事録など、他の要約は、ここまで苦手に感じないのに、本の要約は難しく感じます。
私の場合は、著者の意図に解釈を加え、意訳にしてはいけないというプレッシャーのあまり、本の言葉を端折らずに伝えようとする内容が長くなることにあるのかなと思っています。
できるだけ構図を理解するなどを心がけていますが、なにか小田木さんが思うコツや特徴があれば教えてください。】
要約が難しいというお悩み
ありがとうございます。
本の要約が難しく感じる。
議事録は上手に書けるのに、なんで要約って難しいんだろう。
うまく要約するポイントが知りたいです。
こういうご質問かなと思います。
みゆさん、一緒に考えましょう。
今日のキーワードは、『要約』ですかね。
みゆさんのご質問は、本を読書会に際して要約したいということでしたけれども、日常仕事の中でも、要約が必要になるシーンはいろいろありますよね。
要約の意味は何か、もう一度改めて私もググって確認したのですけれども、論旨・要点を短くまとめること。
こんなふうに書いてありました。
ということは、要約の最大ポイントは、簡潔である。
私はここなのかなと思います。
議事録と要約の違い
みゆさんは、「議事録は上手に書けるけれども、要約が難しく感じるんだよね」と言ってくださってますので、議事録をするシーンと、要約をするシーンで、何が違うのかな？というところを考えてみると、そこに一つヒントがありそうな気がします。
私なりに整理すると、まず会議の議事録を言い換えると、たぶん全部書く、もしくは、漏らさずに書く。
これが結構ポイントなのかなと思っています。
もちろん、だらだら発話録を書くと、議事録としては精度が落ちてしまいますので、要約もするのですけれども、せいぜい発言レベル、アジェンダレベルの要約なのかなと思います。
なので、議事録のスタンスは、基本的には全部書く、漏らさず書く。
これが議事録ですよね。
一方で、要約は何が違うのかというと、必要な分だけ書く、そして最小最低限だけ書く。
これが要約の最大のポイント「簡潔である」というところを抑えた要約なんですよね。
なので、議事録と要約は、決定的に違う。
漏らさず書かなきゃいけない議事録と、必要な分だけ最小で書く要約。
ここに結構大きな違いがあるのかなと思います。
難しく考えない、書いてある以上のことを考えない
この違いを理解した上で、みゆさんに一つアドバイスがあるとしたら、「要約を難しく感じる」と、ご質問にも書いてくださっているじゃないですか。
ここに実は難しさがあるのかなと思います。
「難しいものだ」というとらえ方が、実は難しくしちゃっているんじゃないかな。
「著者の意図を汲まなきゃ」、「解釈を加えちゃだめだし」、「著者が言いたいことをちゃんと伝えなきゃ」、このプレッシャーが、難しくしちゃってる気がしますよね。
「著者が言いたいことをちゃんと伝えなきゃ」
著者が言いたいことは、書いてある以上のことは分かりません。
これでいいと思います。
だって本の要約なので、書いてもない意図を汲み取るというのは、誰にもできないわけで、とにかく書いてあることが簡潔にまとめてあればいいのかなと思います。
難しく考えない。
そして、書いてある以上のことを考えない。
これが最大のポイントですね。
紙芝居で考える
さらに、本の内容を議事録ベースで、漏らさず書くモードで書こうとすると、要約はかなり難しいものになると思います。
じゃあどうすればいいのか？
見出しだけの紙芝居を作る。
こんなふうに考えていただいてはいかがでしょうか。
例えば、桃太郎ってあるじゃないですか。
桃太郎のお話を、四枚の紙芝居で伝えるとしたら、まず一枚目、桃太郎が誕生する。
二枚目、きびだんごを持って旅に出る。
三枚目、仲間と出会う。
四枚目、鬼に悪さをやめさせる。
これがまず、必要な分だけ書く、最少最低限書くという、紙芝居形式の要約ですよね。
さすがにこれだけじゃ少し寂しすぎない？という時に、相手が理解できて、かつ制限時間内で相手が解釈できる量だけの情報を付け足していくというのが、簡潔な要約になるかなと思います。
例えば、三枚目で、「さすがに仲間と出会うだけだと伝わらないよな、誰と出会うのかな？犬、猿、キジ」こんな感じですね。
漏らさず書くモードだと、まず全部を文書化することが必要になっちゃいますけれども、要約なので、まず必要最低限の見出しだけを書いて、その見出しを補足する言葉を後からちょっとずつ付け足して完成させる。
みたいなスタイルでどうかなと思います。
議事録モードと要約モードの使い分け
今回のみゆさんの話から発展させると、議事録モード（漏らさず書くモード）が必要な時と、要約モード（必要な分だけ最小最低限書く）これをビジネス上、結構使い分けているんじゃないかなと思います。
要約モードの発動が必要になるのは、他にどんなときがあるかなというと、例えば、報告ですよね。
報告を紙芝居で四枚にまとめるとすると、まず一枚目が起こったこと、二枚目は現在の状況、三枚目はそこから想定される懸念点で、四枚目にこの報告を含めて協議して決めたいこと。
こんな感じですよね。
これを議事録モードで漏らさず全部ダラダラ書くと、要点がつかめなくなってしまうので、これはたぶん要約モードが必要になるシーンかなと思います。
さらに発展させると、じゃあ、企画書はどうなるの？という場合は、これはたぶん要約モードをベースにしながら、さらに相手が納得して合意して、行動に移せる情報、ビジュアル、ロジック、こういったものが必要になってくるのかなと思います。
ということで、みゆさん、いかがでしょうか。
議事録モードがきちんとできるということは、たぶん要約モードも問題なくできるのかなと思います。
今、みゆさんの足を引っ張っているのが、「要約は難しいものだ」、「著者が言いたいことをちゃんと伝えなきゃ」というプレッシャーではないかなと思いますので、「大丈夫、大丈夫。紙芝居で。」そう考えて取り組んでいただくと、結果的に簡潔で伝わりやすい要約書ができるんじゃないかなと思いました。
ぜひ楽しんで紙芝居を作ってください。
2/17開催90分腹落ちセミナー
こちらのチャプターでは、来週開催するオンラインイベントの情報共有をさせていただきたいと思います。
毎月一回お馴染み沢渡あまねさんと開催している、90分腹落ちセミナーの2月開催企画になります。
今回は、【組織が本気で取り組みたくなる女性活躍 2.0～成果とビジネス変革につながる女性活躍のススメ～】このテーマで開催いたします。
2月17日木曜日の15時から16時半の90分になります。
セミナーのポイントが三点ありまして、まず一つ目は、「そもそも『女性活躍2.0って何？」ここがスタートになります。
女性活躍を「これまでと、これから」こんなふうに分けて、『2.0』というキーワードを使っていまして、『1.0』、『2.0』を定義して大掴みしてみよう。
そして二つ目のポイントは、「じゃあ、1.0から2.0に移行していくポイントって何？」
どんな違いを意識して、何を目指すと良く変わる？
こんなところを二点目のポイントにします。
三点目は、で、何から始める？
今回は、具体的な組織的取り組みの着眼点、こんなところを共有したいなと思っています。
ここまで聞いて、「なんだ組織的な話か、じゃあ、私にはあまり関係ないかな」と思った方もいるかもしれないですけれども、私は、ぜひこのテーマを立場に関わりなく、多くの関心持つ方に広く共有できたらいいなと思っています。
「組織的な話って、ちょっと自分には遠いかな」と思えるかもしれないですけれども、例えば、現場で仕事をする私達が、だいたい地上2mの景色を見ながら仕事をしているとすると、たぶん組織の話って、上空200mから自分たちを見たり考えたりする、こういう観点なのかなと思います。
どっちも景色の見方が違うだけで、同じ景色を見ることには変わりがないので、「テーマがおもしろそうだな」と思ったら、地上2mと上空200m両方の観点で自分たちのフィールドを見てみる。当事者として見る。一方で、客観的にも考えられる。現場のリアリティも知っている。
一方で、ちょっと視座を上げて、高い位置から全体像をとらえることもできる。
こういった視点の使い分けができると、そこには気付きや学びがあるんじゃないかなと、私は思っていますので、「おもしろそうなテーマだな」とか、「ちょっと純粋に聴いてみたいな」と思う方がいれば、ぜひ広く遊びに来ていただけるとうれしいなと思います。
放送にリンクを貼っておきますので、チェックしてみてください。
それでは、最後までお聴きいただきありがとうございます。
今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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