1日10分！ITマスター塾 #24: 表計算を活用したいなら知っておきたいデータベースの話

表計算ソフトについて、クイズを出します。Excel・Googleスプレッドシート、どちらでもOKです。

都道府県ごとの人口が記録されている表データをつくります。以下のうち、どれが日本全体の人口の合計値を集計しやすいでしょうか？

1. 1シートの中に、地方ごと（東北地方とか、関東地方とか）の複数の表がある

2. 地方ごとにシートが分かれていて、各シートに地方ごとの表がひとつある

3. 1シートの1つの表に、地方関係なくすべての都道府県のデータがまとまっている

（図で見せて欲しいと思われるかも知れませんが、すみません想像力を働かせてみてください）

ある程度、Excelやスプレッドシートを活用されている方なら、3番目のパターンが最も楽ちんだとわかるのではないでしょうか。

合計値を求めるときには、SUM関数を使います。

すべての都道府県のデータがひとつの表にまとまっているとすると、その連続的な範囲をSUM関数のカッコ内（引数といいます）に指定すればOK。

たとえば、こんな数式になります。

=SUM(B2:B48)

でも1とか2のパターンは合計したい範囲が飛び飛びなので、すべての範囲をSUM関数の引数に指定する必要があります。

たとえば、こんな数式になります。

=SUM(B2:B9, B12:B17, B20:B25, …)

入力するのだるいですし、ミスしやすくなりますし、できあがった数式はとても複雑に見えます。

このように、データとしては同じことを表しているとしても、どのようにデータを置くかで、表計算ソフトのあ使いやすさが変わります。

人間が見るためであれば、どっちでもいい話です。むしろ、1,2のほうが見やすいかも知れません。

しかし、コンピューターにデータを扱わせようとするとそうはいかなくなるのは、先ほどの例が示すとおりです。

数式だけでなく、並び替えやフィルタ、ピボットテーブル、プログラミングなどなど、コンピューターの力を借りて、表計算ソフトのポテンシャルを十分に引き出すなら、データの置き方のルールを守る必要があります。

この事実をビジネスパーソンすべてが知っていて、そのとおりにデータを活用いただければ、どれだけDXが進むことか…

さて、1のような表の作り方をテーブル形式といいます。テーブルにするなら以下のルールでデータを置きます。

• 1シートに1テーブル

• 1行に1レコード

• 1列に1カラムでデータ型を統一

• 1セルに1データ

• 1行目に見出し

• 空行や空列は入れない

• セルの結合を使わない

「レコード」とは1件1件のデータになります。

レコードに対して、テーブルの縦列のことを「カラム」といいます。同じカラムでデータ型を統一する、たとえば、数値で統一されていれば、範囲の指定で合計などの集計、並び替えやフィルタといったデータ処理が可能になります。

ひとつのセルには1つのデータのみ入力します。複数のデータを入力したい場合は、レコードを分けるか、カラムを増やすかを検討します。

空行、空列、セルの結合をしたセルたちは、「データのないデータ」として扱われ、表計算からすると邪魔ものになります。

このようにテーブルでデータの管理し、コンピューター向けのルールで保管する場所、またはデータの集合を「データベース」といいます。

データベースというと難しそうですが、Excel・スプレッドシートでいえば、テーブル形式でデータを置いておくだけという認識でだいたいOKです。

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