「みなし総会」実施の流れ（NPO)

みなし総会による課題を理解した上で、今年は、ぜひこの形での総会を行うと考える場合には、次のような流れが考えられます。なお、みなし総会を定款に定めていない場合も、法定事項なので実施は可能ですが、これを機会に定款に取り入れておくことが望ましいといえます。

みなし総会以外で総会を行う際について「三密を避ける総会」を参照

１．提案者を決める

理事会で提案事項を議決し、理事長又は他の理事がみなし総会の提案者になる。

２．提案書と回答書の送付

正会員に提案書（議案書・資料）と回答書（同意の可否記入用紙）を送付する。提案書で、今年はみなし総会とすることの説明を行うとともに、議案書に加え会議資料は例年よりも詳しく丁寧に作成する。文中に賛成を強要する文言は避ける。資料が多くなるため、メール添付ではなく書類の送付が望まれる。

提案書例

回答書例

３．質疑への対応

提案に対する解答を記入する以前に、議案・資料に対する質疑が生じた場合には提案者に質問をし、それを受けて提案者が回答し、回答内容を正会員全員で共有できる方法を工夫する。

４．回答書

社員が回答書に回答を記入して提出する。持参・郵送のほかにメール添付も可。

５．議事録

全員の同意が得られれば、法に定める内容で議事録を作成して保管する。議決の成立日は最後の同意書が到着した日。

議事録例

以上、無事に開催できることを願っています( ^)o(^ )