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Photo by satoshi_st

タスク管理の迷宮に迷い込む

いるかいる

どうすれば仕事がスムーズに進むのか？

私、仕事のタスク管理が苦手です。

一口に「タスク」といっても、いくつかの種類があります。

  • 定型的か非定型的か

  • 繰り返しか単発か

  • ゴールまでのタスク・道筋は明確か、それとも何をやればいいのかを考えるところから始めるのか

その日その日の仕事を大切にこなすことが大切な人もいれば、数年先を見ながらタスクを組み立てなければならない人もいるので、どれが自分に合っているか悩ましいですね。

「年度」を基本単位に仕事をしている私の場合、２つのタイプがあります。

タイプ①　毎年行う定型的で、何をやればいいのか明確な業務

タイプ②　単発非定型で、何をやればいいのかを考えるとことから始める業務

どちらのタイプも何個か持っていて、それぞれ今うまくいっていないものがあります。

タイプ①でうまくいっていない業務Aは前任者から引き継いだもので、全体像やざっくりとした流れは把握しているのですが、細かいタスク（作業１つ１つ）はまだ把握していません。

「そろそろやらないとヤバいよな～」と思いつつも、忙しいことを理由に着手せず、結果〆切が間近に迫っていて泣きそうです。

タイプ②はうまくいっていない業務Bは、話を進めるたびに思わぬ障害にぶち当たり、そのたびにタスクが増えています。

どちらとも、「全体のスケジュールを把握して、タスクを立てて、実行する」ができればうまくいくはずです。

そのことが分かっているのに、ついついToDoリストを書き出すことすら時間の浪費のような感じがして、行き当たりばったりが加速しています。

いい加減、何とかしないと今年を乗り切ることができなくなりそうなので、解決策を探っています。

解決のための道具は？

私、形から入るタイプなんです。

ですので、まずは道具を何にしようか考えました。

アナログでいえば手帳かノートですね。

私はデジタルが好きなので、真っ先にnotionに手を出しました。

notionによる管理はYouTubeでさまざまな動画があがっていますので、調べてみていただけたらと思います。

私が興味を持ったのが、「会議の途中にタスクが発生することが多いから、議事録とタスクをリンクしてnotionに保存している」というやり方です。（どなたの動画か忘れてしまいました・・・）

私も組織内や業者さんとの打ち合わせでタスクが発生することが多かったので、このやり方を試してみたのですが、なかなか良かったです。

notionはカレンダーで見ることもできるので、プロジェクト数が少ないうちはうまく機能してくれました。

ただ、プロジェクト数が10を超えると、割と煩わしく感じました。

あと、職場のPCではセキュリティの関係でnotionを開けないので、自分のiPadからアクセスしていたのですが、キャリア回線の電波が会議室に届かないことがあり、時折イライラ。

そのうえ私、めんどくさがりなので、アプリを立ち上げて、タスク完了のチェックを入れたり、リスケするのが億劫になってしまい、だんだんと触らなくなってしまいました。

今はiPadのGoodnotesで方眼ノートにタスクを書いています。

手書きはいいですね。日程があいまいでも許容されますし、図などで表現することもできます。

ただ、iPad11インチでは画面が小さく、長期的な予定を組むような用途には向いていないかもしれません。

また、機動性はnotionよりはいいですが、やはり紙に比べるとワンテンポ遅れます。

紙の手帳もいいのですが、iPadに仕事で使う長期計画書やらなにやらを入れているので、手帳を導入してもiPadは減らせない＝単純に手帳が荷物に増えるというのが難点です。

でも、紙をパラパラめくるのいいですよね。

「全体のスケジュールを把握して、タスクを立てて、実行する」ためには年間スケジュールとデイリーページを行き来する必要があります。

デジタルでは意識的に開かないとそのページを往復できませんが、紙ならパラパラして簡単に往復できますしね。

ということで、今は２つの手帳が気になっています。

〆切手帳

この手帳、まさに私の課題である「全体のスケジュールを把握して、タスクを立てて、実行する」を解決してくれる手帳です。

基本構成は「年間スケジュール」で全体のスケジュールを把握して、「週間スケジュール」でタスク立て、実行時間を確保するという形です。

この構成に着眼点を置いているため、一般的な手帳の「年間スケジュール」とは紙面構成が異なります。

詳しくは上記HPを見ていただきたいのですが、プロジェクト管理のための紙面になっており、プロジェクトごとのイベント・〆切が把握しやすくなっているので、いつまでに何をやればいいのかを考えやすくなっています。

ただ、年間スケジュールが１～１２月なので、「年度」で動く私には合わないのが唯一の欠点です。

※2024年版の「年間スケジュール」は、2025年版では「年間・月間スケジュール」に変更されているようです。
「年間スケジュール」は大きな1枚紙のようでしたが、「年間・月間スケジュール」は中面に組み込まれたそうですので、使い勝手が変わっているかもしれません・・・


タイムコーディネート手帳

こちらは３つのシートがあり、

  • ５つの「私」役割シート

    • 「副業の私」や「家事をする私」など、それぞれの役割にどれだけの時間を割り振るのか考える

  • VISION逆算シート

    • どんな未来を実現したいのか、そのために何をしたらよいのかなどを言葉にすることで、モチベーションの維持を行う

  • 3ヵ月プロジェクトシート

    • 各プロジェクトについて、３か月間のスケジュールを立てる。

という感じです。

先ほどの〆切手帳は仕事時間をうまく回すためのものでした

対してタイムコーディネート手帳は24時間をコーディネートし、夢を実現するためのものでした

そのため、どちらかというと〆切手帳は勤め人に、タイムコーディネート手帳はフリーランスや夢の実現のため働いている人に向いていると思います。

私はお金のために働いているだけですので、仕事は〆切手帳がよさそうです

一方、いつも休みの日はだらだらとYouTubeを見たり、ネットサーフィンをするだけで終わってしまうことが多いので、プライベートを充実足せるためにタイムコーディネート手帳を活用してみたいとも思います

ただ、手帳が２つあると重いしどうしようかな～という感じです

予定を２つに書き込むのも面倒ですし、予定管理はGoogleカレンダー、タスク管理は仕事が〆切手帳、プライベートがタイムコーディネート手帳でしょうか

まだ２０２５年には時間がありますので、ゆっくり考えようと思います


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