やり取りを省くと手間が増える話

　今日は時間も含めたちょっとしたマナーの話です。

　よく「人の時間を奪う」なんて耳にします。
　簡単な例えでいうと「誰かに電話をして長々と無駄話をする＝相手の時間とともに自分も時間を浪費する」「いつまでも返信しあって終わらないＬＩＮＥ」なんていう単純な話もありますが、今日は少し込み入ったコミュニケーションの話をします。

　わたしは副業でイメコンの仕事もしているのですが、個人のお客様とやり取りすると、本当にいろんな人がいます。

　何度も何度もメールが来る人や、それこそ終わらないＬＩＮＥが続くような人、または酷くそっけなくて伝わったかどうかわかりづらい人、そして、いきなり失礼な文面や要望が来て、それに対し丁寧に返信しても何の応答もない人。
　長年やっていると大体の文面で、冷やかしや、ドタキャンしそうな人も分かる。また、「悪気はないけどコミュニケーションがとりづらい人」も、最初の一文でかみ合わないだろうと予測できる。

　さて

　たとえ予測できるとはいえ、日程的にタイトであったりすると、気長に探りながらやり取りしていられないこともあります。少し前に実際にあった事を例にとって書きますので、考えてみてもらえればと思います。

　こちら側の背景として

・対面かwebか選べる講座
・対面の場合、貸し会議室の空き状況を確認し予約→前払い
・講座の代金は事前銀行振込（一見のお客様は特にドタキャン防止の為と、会議室では現金のやり取りを禁止されている為）
・webの場合は前日までに返信いただく資料がある
・銀行振込後一報いただきたい旨お願いをしている（ネットで確認できないため行く必要がある＝本業があるので身軽に動けない）

　もちろん私が副業であることや、銀行に行かねばならない事情などはお客様には関係のないことです。その上でお客様には手間と迷惑をかけないような余裕とルールを作ってご案内しています。

お客様A様の場合

　何度かお会いしたことがあり、人柄も忙しい方なのも知っている。Web講座にお申し込み後、入金が遅れていたので連絡をしたところ
「遅れてすみません。明日には入金できると思うので、入金後連絡します」と返信あり。
　翌日の夜「今日振込みましたが、時間が遅かったので明日入金になると思います」と再度連絡が来る。
　サービスはまだ少し先なので特に問題のないことでした。

お客様B様の場合

　初めての方で、公式ラインに深夜２時に問い合わせがあり「１週間後に申し込みしたいが空いてますか？」とのこと。
　対面かwebか不明の為返信したものの、翌々日になっても既読がつかず。対面だった場合に備えて会議室の予約をして、再度連絡をする。この時”既読がつかないという事は何度もやり取りするのは難しい相手”と判断し、一度のＬＩＮＥで全て説明をする。

内容は
〇対面かwebか
〇対面の場合とwebの場合の段取り
〇前々日まで振込みをしてほしい（前日までに入金必須のため）が、短日程であること。
〇振込後一報をいただきたいこと。
〇会議室の利用上、直前の申し込みは受け付けないこと。

　すぐに「対面で」と一言あったため、当日の持ち物をご連絡し、会議室使用料を支払いました。しかし前々日の夕方になっても連絡は無く、昼と夕方の２回入金確認に行きましたが確認できなかったため再度連絡。

〇明日１５時までに振込をお願いしたい（夕方では当日になってしまう為）〇入金いただけない場合はキャンセル扱いになること

帰ってきたのは「善処します」だけ。

　善処と言われた時点ではキャンセルかどうかも不明です。翌日夕方まで待っても入金が無ければ、その時点で会議室をキャンセルし、返金手続きをする必要がある。一報いただけなければ夕方銀行に確認に行くしかないですしね。

　きちんと返答しないことで、何度も催促されたりするわけで、お互い無駄なやり取りが増えた感じはあります。
　相手の事情はお互い分かりません。だからこそ、少ないやり取りで出来るだけ相手に手間をかけさせない事が大事です。

　それって結果がどうあれ、伝える努力か出来るかどうかだなと思ったのです。