法律改正の履歴にみる、マニュアル等の更新記録のヒント
見出し画像：Gerd AltmannによるPixabayからの画像
【今日のポイント】
インボイス制度など、自社に関連する法律の改正は日々行われていますが、各法令などについては、改正の履歴と理由も確認できるようになっています。
自社の規定やマニュアル等についても、その更新履歴と更新理由を併せて記録し管理することは、トラブル対応、業務改善、人材育成など色々な面で有用なものと、その効率的な方法とフォーマット化、ルール化を行うことの検討をお勧めする次第です。
１．法律の改正の情報の掲載
企業規模を問わず、創業から事業を始めて続けていく中で、数多くの法律が関わってきますね。
最近、中小企業も含めて広い範囲で影響があった法律の改正としては、インボイス制度などが挙げられるかと思いますが、
このように、新規の法律策定以外で、自社や取引先などに関係する既存の法律が改正されることもよくあることかと思います。
これらの法律をＷｅｂでみる公的なサービスの一つに、「e-Govポータル」（ https://www.e-gov.go.jp/ ） があり、各行政機関がそれぞれのWebサイトで提供している行政情報について総合的な検索・案内サービスを提供しています。
このポータルサイトには各種法令を検索して内容を見る事ができるサービスも含まれています。
例えば、知的財産に関する法律の中に「特許法」がありますが、このe-Govでは、以下のサイトで、最新の法令の内容と、その沿革（改正履歴）などを見ることができます。
特許法のサイト（e-Gov 法令検索より）
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=334AC0000000121
このサイトの「沿革」のタブの中で時系列表示を選ぶと、施行予定も含めて、施行日の最新から順に掲載されていますので、今後の施行予定の法律も含めて確認することができるようになっています。
このように、現時点の法令だけでなく過去から今後施行予定の更新履歴を見ることができ、そのタイトルから、簡単な更新理由も推察することができます。
２．マニュアル・フォーマット等の更新履歴の重要性
上記は法令の情報提供サービスの例ですが、
自社の各種規定、マニュアルや業務関連のフォーマット、チェックリストなどを、社内外の状況の変化や生産性向上などの事業改革に合わせて更新することもよくありますね。
特に、最近は、テレワークなどのオンライン化や、取引や業務一般のデジタル化などによる社内マニュアルやフォーマットの変更も多いのではないかと思います。
この変更の際に、更新日を記載しておくことは、行っている企業も多いかと思いますが、過去の更新履歴や各更新の理由まで記録して、現在のマニュアルと紐づけて管理することを、自社の全てのマニュアル等で確実に行うことは、企業規模を問わず、中々難しいのではないかと推察しております。
ただ、マニュアル等のどこを、どんな理由で変えたのかという履歴は、トラブル発生時に過去の履歴をたどるといった経緯確認の他に、今後どのような変更・改善が必要となるかを予測して、あらかじめ準備しておくという点でも非常に重要かと思います。
また、人材育成の面でも、自社のマニュアルやフォーマットが、なぜ今のような内容になっているか、それは、今後どのように改善していく必要があるかという教育面や、知見・業務スキルの共有や、マニュアル等の更新を通して、自社の業務改善を行うという点でも、この更新履歴の記録と管理は有用になるものと考える次第です。
３．更新履歴とその管理自体のフォーマット化・ルール化は自社のカバナンスや業務見直しの知見を蓄積できる「見えない強み」につながる
上記のように、自社のマニュアル等の更新履歴の記録と管理は重要ですが、前述のように継続して徹底することは難しいのが現状かと思います。
その更新履歴の付け方としては、法令のWebサービスのように、自社でイントラネット（社内用ポータルサイト）を持っている企業でしたら、その中に、e-Govポータルのような、自社の規定やマニュアル等を更新履歴とともに掲載しておくというのが、方法の一つかと思います。
もし、イントラネットがない、あるいはイントラの更新の負荷が高いという場合は、
各マニュアル等の１ページ目、あるいは最後のページに更新履歴を入れておくということも、社内向けの情報でしたら可能かと思います。
これらの方法を組合せるなどしながら、更新履歴とその管理方法自体をフォーマット化・ルール化しておくことは、自社のカバナンスや業務見直しに関する知見を蓄積できる「見えない強み」につながるものと、検討をお勧めする次第です。
【今日のまとめ】
・法令などは、その改正履歴と理由をネットなどで掲載しており、閲覧が可能な状態になっている
・自社の各種規定やマニュアル、フォーマット等の更新履歴と更新の理由についても、記録してマニュアル等と紐づけて管理することは、トラブル時の経緯確認や、今後の業務改善の必要性の予測、人材育成などに役立つ
・更新履歴の管理方法はイントラネットの利用など複数あるが、その管理方法自体のフォーマット化やルール化は、自社の見えない強みにつながり得る
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