時代に逆行して長時間会議を実施します

　こんにちは。佐賀県でキャラクターショーや子供向けのイベントを手掛けています崖っぷちの会社、株式会社サニムの小松一俊です。

　さて、今日のタイトル「時代に逆行して長時間会議を実施します」ですが、僕たちの会社、株式会社サニムは同業他社や僕らを知っている人たちからはびっくりされるほどIT化が進んでいます。
　前回お話ししました通り、社員のデバイスは基本Apple製品で統一していて、社内の色々な情報をクラウドで共有しています。つまり、会社に行かずに会社の色々なことがスマホ1つでわかる状態というのが株式会社サニムの現在の状態です。

　例えば、基本のシステムをGoogle G suite（今はGoogle Workspaceらしい情報未確認）を使っていて、GoogleドライブやGmailなど各個人に30GBのクラウド容量を割り振って資料の共有や情報の共有をしています。
　メールに関してはGmailのアプリではなく、sparkという無料アプリを使っています。Gmail公式アプリじゃなくて、sparkをつかる理由としては、CC、BCCの共有以外にチャットで共有という機能があるという1点だけです。この機能がめちゃめちゃ秀逸で、これまでずっと色々なところで言っていた「CCをつけてメールを送ったのになぜ全員へ返信じゃなくて、返信をする人がいなくならないのか？」という問題を解決してくれます。
　加えて、BCCで共有した場合、最後に自分で返信しないとBCCメンバーには情報が共有されないという問題も解決します。
　メールを送信した際、チームメンバーをチャットに招待します。その際「新規メールを共有」をONにすれば、それ以降相手が個別に返信してこようが、全員に返信してこようが関係なくチャットメンバー全員にメールが配信されます。加えて、チャットメンバー同士はメールの欄外にあるチャット欄でそのメールについての意見交換が可能になります。
　つまり、クライアントへ見積書添付したメールを社内関係者をCCに入れて送りました。クライアントからは個別で「安くならない？」というメールが返ってきたとします。その時、sparkでは社内関係者がチャットメンバーとしてメールを閲覧できる環境にあるので、担当者は社内の決裁権者宛にチャットで「どうしましょうか？」と送るだけで会話が成り立つということになります。これが、サニムのように小さな会社ではめちゃめちゃ楽です。

　その他、社内のコミュニケーションツールとしてはSlackを使って、雑談から業務連絡など色々なチャンネルでコミュニケーションをとっています。アルバイトスタッフとのコミュニケーションは社員と分けようということでLINEを使っています。

　緊急事態宣言が出る前からSkypeやLINE電話、zoomのオンライン会議もちょくちょく実施しています。なぜか？というと社長の僕が本当に電話が嫌いだからっていうのが一番の理由です。
　これについては、話が長くなるので一旦置いておきます。

　会社の基本の財務・経理、営業にとっては見積書や請求書の作成。要するにお金回りはfreeeという会計アプリを使っています。残念ながら現時点で公式アプリは会社で使うに耐えられない仕様で、フリーランス用？という仕様なので、自宅や外出先で仕様する際もブラウザ版を使用しています。
　これによって、社員は誰でもどこからでも見積書を作ったり、請求書を発行したり、会社の状況を把握したりできるようになります。
　問題は見積書や請求書に「判子ください」というクライアントがまだまだ多いということと、もっと根本的に「郵送してください」というクライアントもまだまだ多いということです。
　※株式会社サニムは請求書をpdfなどのデータでメールに添付して送ってもらうだけでお支払いいたします。

　まだまだオンライン、リモートへ以降している会社のちょっとしたことはいっぱいあります。が、結局これだけ人と会わずに業務が推進できる状況になった際に、それに慣れていない「人」の方が問題になってきます。
　例えば、こんな問題が起きてきます。

・仕事をしたくないわけじゃないが、進められなくなる
・迷ったり困った時に立ち止まる
・ルーティーンだけをこなすようになる
・スキルアップする人としない人の差がめちゃめちゃ広がる

あげればキリがないかもしれませんが、要するにアナログからデジタルに移行できない人は能力が高くてもダメ人間になっていきます。管理ができないとか、怠け癖とか、そういう問題じゃなくて単純に適応ができないというだけの話だと思います。

　サニムでは実際に立ち止まるという現象が起きたと思います。コロナ禍だったので、それは別に問題にはならなかったですが、肌感覚として、通常営業中だったらやばかったかな？と思います。

　これを解決するためにタイトル通り「時代に逆行して長時間会議を実施します」。平均して大体2〜3時間くらい会議していると思います。実際に必要な議題は最初の40分ほどで終わっていて、あとは雑談と面白かったことを話しています。雑談中に最初の40分で話すべき話を思いついたり、思い出したりもします。最近の新しい取り組みの大半は後半の雑談中に生まれるものばかりなので、無駄話ではないと思います。
　昭和世代のサラリーマンには「飲み会」をイメージしてもらうと分かりやすいと思います。夕方の長時間会議の後、資料をまとめることなく、「行くぞ！」と居酒屋に向かうあの感じです。
　不定期で出勤して10:30くらいから話し始め、11:00過ぎには本題を終え、後はだらだらお腹が空くまで雑談をする感じです。

　デジタル、効率化、ミニマリスト。
　時間を大事に過ごすようにが正義という時代になったからこそ必要悪の無駄とかアナログが新しい何かを作るヒントになるし、そもそも安定をもたらすのかもしれないと実感しています。

　効果の程は？という質問ですが、まぁ、今のところ会議という名目で本社に集まる日を社員が楽しみにしているというのが回答です。
　それ以外の効果はまだまだこれからという感じです。

　話変わりますが、フリー画像をトップ画像として使っていますが、会議の感じはめちゃめちゃ、うちの会社っぽい感じです（笑）