情シスとして働いて気づいた小技と心構え

情シス（ヘルプデスクや運用より）をやっていて使えるなーって思った小さな工夫をいくつか紹介。ネタが思ったより思いつかなかったので後半は心構え的なこともあります。

※今回がnoteでの初めての記事作成で手探り状態です。
※300-1000人規模のメディア系、IT系企業でのヘルプデスク経験をもとに書いてます

ブクマ集を作って配布する

自分が便利なブクマ集を作って、チーム内のデフォルトのブックマーク集を作って新人に配布するようにしています。よく使う管理画面URL、台帳や資料、規定などまとまってるとオンボーディングがスムーズ。名前もわかりやすく編集しておく。

テンプレのメール

定期的に使うメールは全部テンプレ化して、チーム内共有。

問い合わせは一発で解決させる

よくある問い合わせはテンプレ回答でなるべく一発でクローズを目指す。過去の解答を検索できるようにしておく。
ヒアリングの仕方もなるべく往復回数を減らすように配慮

辞書登録

よく使うフレーズ、変換しにくい社内用語、珍しい苗字は辞書登録してチーム内で配布、表記揺れ防止にもなる

ステータス定義を見直す

PC台帳や進捗管理表のステータス定義の粒度、ワーディングをオペレーションの実態に合わせて見直す。認識ずれが起きやすいので定義表をわかりやすい場所に置く。

使っていないデータ項目、過去資料は消す

データベースの中の使っていないカラムは効率を下げるだけなので削除する。更新の止まった資料は紛らわしいので全部oldの接頭語つけていく。

検索はなるべく英語でやる

日本語に比べて情報量が全然違う、解決までのスピードが違うし、情報がなかった時に諦めもつきやすい。ちょっとずつ慣らすと技術英語になれてくる

ダメなもんはダメという（特にセキュリティー系）

どんなに事業部サイドから要望あったり、職位の高い人に対してもセキュリティー上譲ってはいけない部分に関してはセキュリティ主管部署の一員として断固とした態度で理由を説明して、守るべきルールは守ってもらう

タスクを持ちすぎない

全体最適になるようにチーム内でタスク割り振りを柔軟に行っていく。メンバー間の負荷も調整する。優先度ひくいタスクに絞ってとりくんでいく

無理なら仕事は断る

工数不足している時や、優先度の低い仕事、費用対効果が合わない仕事はきちんと断る。自分の負荷を上げすぎない。

無理なものは諦める

工数や知識や状況的に厳しいものはもう諦めて自分を責めすぎない。ミスしおても気にしない。諦めることによるメンタル管理大事。

大変な状況でも諦めない

めちゃくちゃな状態でもめげずに、ベストな選択肢を探して実行する。諦めつつも、方向性見失わなずに行動するっていうバランス感覚が大事だと思う。

仕事の報告は早く、まめにする

きちんとやってることを見せておくことで、認識のずれを防ぐ。信頼貯金をいしておくことで、ミスしたと気に許してもらいやすい関係を作っておく

小さくても継続的改善を行う

最低限の運用をやるだけじゃなくて、プロセス改良したり、サービスメニューを増やす、質を上げるなどでIT部門としての組織に積極貢献できる余地を探しつづける

ベットの近くに技術系の本棚を置く

家での工夫。目につく場所に置いておくと気になって読む頻度が増えてちょっと役立つ。これに限らず、自己学習の時間持てるように工夫する。