マンション管理会社を変更してみた　　その1(準備編)

皆さんのマンション管理会社への支払い経費は妥当ですか。当マンションの管理費の内、管理会社へ支払う事務管理費が管理費300万円(年間)のうち90万円つまり30%もの費用が掛かっていました。この為、もっとリーズナブルな価格でお願いできる管理会社はないかと探してきました。
 
しかし、実は別の管理会社に変更したくとも出来ない事情が私達にはありました。それは、重要な書類が全て管理会社の手元で保管されており、自分達が管理できていない事でした。これは自分達の責任なのですが、長年マンション管理会社に情報管理を丸投げして自分達は何も情報を持たない状態にありましたので、別の管理会社に変更できなかったのです。
例えば、総会や理事会の議事録、帳票類、駐輪場の契約者リスト、所有者の個人情報、等々、自分たちで全く管理しておりませんでした。この為、マンション管理組合で過去にどのような議論がされてきたのかという事すら自分達自身わからないありさまでした。

管理会社というのは本来マンション管理組合がある業務を委託してやってもらうわけですが、その為にはマンション管理組合自身が自分たちの重要な情報を全て管理できていなければなりません。この基本ができていなかったという事です。

そこで、まず全ての資料を管理会社から回収し、整理する事にしました。　回収してみると、駐輪自転車のシール番号と実態が合っていない事が分かり、現状を確認してリストの再作成をしました。又ポストのキー番号も実態に合っていない事がわかった為､キーの交換を行い、最新のリストを作成しました。個人情報も適切に更新がなされておらず、最新の情報に更新しました。又、メールアドレスが分かない所有者や居住者には再確認し、全員にメールアドレスへの連絡を可能にしました。

このような基本的な事を行う事により、初めて自分達のマンションの情報を把握する事ができました。ただし、帳票類につきましては最悪の状態でした。と言うのはこちらが預けていたと思っていた過去の帳票類が無いと管理会社が言い出したからです。「有る」「無い」「いや有るはず」という押し問答を繰り返した結果、なんとか1年くらいして「倉庫にありました」という連絡があり、やっとマンション管理会社変更のスタートラインに立つ事が出来たのです。

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