フィードバック面談（賞与面談）のポイント
企業規模に関わらず、ボーナスを支給する際には課題を共有し、今後の解決策を話し合うフィードバック面談（賞与面談）を行うかと思います。
評価者の姿勢次第で、部下の意欲を上げることにも下げることにもなる大切な場面です。今回はフィードバック面談のポイントと効果的な進め方についてお伝えします。
フィードバック面談を行う際の注意点
まず重要なのが、部下に対して「会社・上司からの期待」と「今後どのようになってほしいのか」を明確に伝えることです。
フィードバック面談は、会社・部門の現状を共有し、賞与の実績を伝えると同時に、会社・上司からの期待を伝えた上で、今後どのように取り組んでいくのかを具体的に話し合う場です。
「話し合う」と言っても発話の主体は部下としてください。よくあるのが、上司が８割以上話しているというケースです。これはいけません。7～8割は部下に話をさせるように心掛けていきましょう。
効果的なフィードバック面談の流れ
面談での重要な姿勢は以下の三つです。
答えは部下の中にある
部下の自発的な行動を促す
部下に実践させる
目標実現のため、上司からの質問や対話・フィードバックにより部下に気付きを与え、部下に自発的な行動を促すことが重要です。
そのためには、過去の責任を追及するのではなく、今後どうすれば良くなるのかという前向きな議論をしなければなりません。
参考までに、以下のような流れで30分～1時間程度は対話をすると良いと思います。
1 リラックスさせる
安心感を与え、部下のより自由な考えや発言を引き出させるようプライベートな話などをしてリラックスさせます。
2 実績を報告させる
事実を手短に報告させます。不必要に質問をしたり突っ込みを入れると、部下は上司に責められているような気持ちになるので注意が必要です。
3 原因を分析させる
過去の責任を追及するのではなく、「どうすれば、満足のいく結果がでただろうか？」と質問し、前向きに考えさせます。
4 モチベーションアップ
部下は過去の結果を引きずりがちです。部下の気持ちを未来に向けるため、大いにモチベーションを高めてあげます。
5 理想的なゴールを聞く
今後の目標達成に向けての理想的なゴールを、抽象化の質問を用いて描かせます。
6 実行計画を立てる
理想のゴールを達成するために、今後具体的に取るべき行動を考えさせます。
7 コミットメントを得る
計画を本気で実行する意志があるかどうか、忘れずに最終的な意思確認をします。
評価者の最重要スキル
評価者の最重要スキルは「聞く」ことです。
普段、相手の話を聞いているようで無意識のうちに次に話すことを考えたり、相手の話をさえぎり自分が話し始めたりと、純粋に「聞く＝傾聴する」ということができていない場合があります。
聞くことは、相手の承認欲求を満たすことにも繋がり、次への動機づけにもなる重要なスキルです。聞くことができて、褒める点を見つけて部下の心の報酬を高めましょう。
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相手の話を聞く時のポイント
相手の話を聞く時のポイントは以下の４つです。
［1］部下の話は最後まで聞く
フィードバック面談は部下が自分を振り返り考える場でもあります。部下の話を最後まで聞かずに、こちらの評価などを先に言ってしまうと、本心を打ち明けにくくなるため、最後まで話を聞くようにします。
［2］勝手に解釈しない
上司は「だから君は……」というようなコミュニケーションを取りがちです。最後まで話を聞いた上で「つまり、君が言いたいことは……」と最後に確認し、お互いの言いたいことにギャップがないようにします。
［3］部下の考えを否定しない
否定は萎縮して自発的に発言できず、これは部下のやる気を引き出すことと逆行します。
［4］部下の話を「ながら状態」で聞かない
上司が何かやりながら話を聞く態度は「自分の話は真剣に聞く価値がない」と同じような意味と捉えられます。腕や足を組むなどの姿勢もフィードバック面談ではマイナスに作用します。
評価者研修会でこのような話をすると、新たな気づきに繋がり、普段のコミュニケーションや部下との接し方も変わるようです。ぜひ賞与のフィードバック面談で活用してみてください。そして必ず最後に「期待してるよ！」と声をかけてあげてくださいね。
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