【トラブル事例あり】Googleカレンダーを取引先に超・共有する

フリーランス歴も4年になり、ありがたいことにいろいろな会社様とお仕事をご一緒させていただけるようになりました。

各媒体、それぞれにユニークな企画を担当させていただき、「次はどんなお仕事だろう」「いい原稿を書きたい」と前向きな気持ちで日々を送っています。ライターの仕事って、本当に楽しいんですよね。

ただ、ですよ。取材は大好きなんですけど、

日程調整は正直、面倒や———。

っていうのも本音じゃないでしょうか。

たとえばこんなふうに、空いている日を羅列している時間、これ、原稿に充てられないんか？と思うわけです。

今週中でしたら、以下のお時間帯が空いております。

●日（月）13:00〜16:00
●日（火）×
●日（水）17:00以降
…

じゃあどうすればいいのか。Googleカレンダーを共有しましょう。

「えっ、そんなの、取引先様の情報を漏らすことにならない？」
「プライベートも公開されちゃうの？」

大丈夫です。バッチリ設定できます。

ただし注意点もあるので、そのへんをわかりやすくまとめておきます。

まず、結論から。こんな風になります

これは私のGoogleカレンダーを、別のアカウントから見た状態になります。「予定あり」と時間帯だけが表示され、詳細は見られません。

これを取引先様に共有しまくることで、好きな時間帯に予定を入れてもらえるようにします。もう二度と、空き時間を羅列しなくて良くなるね！

どうやって設定するの？

まずは普通に、自分のGoogleカレンダーを開きましょう。こっちはガチの予定が入っているので、見せられるのはこの2日だけでした。ピクミンブルーム、運動になって良いよね。

んでもって、ページ上部にある歯車をクリックし、「設定」を開きます。

左側の「マイカレンダーの設定」から、該当のカレンダーの設定画面を開き……

スクロールして、「予定のアクセス権限」を探し出します。

このうち、「一般公開して誰でも利用できるようにする」はマジで情報を漏洩してしまうので、仕事には使っちゃダメです。カフェの営業時間とか、そういうやつに使うやつです。（「やつ」「やつ」うるせえな）

その次の「（自分）で利用できるようにする」は、自分で使うのでON。

「他のGoogleアプリに…」もまあONにしておきましょう。

この下にある「共有可能なリンクを取得」はこのあとに使いますので、覚えておいてください。

さらにスクロールすると、「特定のユーザーとの共有」が出てきます。

ここにはカレンダーを共有している人がズラリと並び、どのレベルで共有するかを決めることができます。

さて、ユーザーを追加する（取引先に共有する）には、一番下にある「ユーザーを追加」を押します。ここにメールアドレスを入力すると、招待したい人にメールで通知が届きます。

もしくは、先ほど確認した「共有可能なリンクを取得」からリンクを取得してもよいでしょう。一度に複数人（取引先のチーム全員とか）に共有したい場合は、こっちのほうが早いですね。

このときに注意したいのが、表示させる予定の内容。当たり前ですが、他社に予定を漏らしたり、（ないと思いますが……）予定を勝手に消されたりしたらおしまいです。

権限は必ず、一番上の「（時間枠のみ、詳細は非表示）」にし、「“予定があること”だけは見てもらえるけど、中身を見たり、勝手に消したりはできない」設定にしておきましょう。

※この設定にしても、「クライアントが予定を新規に追加する」ことはできますので安心してください。

なお、私はビジネスアカウント（Google Workspace）なので、管理者権限で「（時間枠のみ、詳細は非表示）」に設定し、情報漏洩を防いでいます。

一般アカウントだと“やらかす”リスクもあるので、ここは一番慎重に確認しましょう。GW、そんなに高くないし独自ドメインも使えるので、これを機に投資するのもアリかもですね。

私の場合は、①自分のサブアカウント　②夫のアカウント　を順にinviteし、情報を漏洩していないことを慎重に確認した上で、取引先に共有しました。

いざ運用してみよう

機能を確認したら、いざ取引先に共有です。共有URLを送るなり、直接メールアドレスを入れるなりしてばんばんinviteしていきましょう。

なお、その際に気をつけたいポイントがいくつかあります。

①「終日」は「予定なし」判定になります！！！！！！！！（超重要）

はい、これです。カレンダー共有生活の初っ端でやらかし、たいへん申し訳ない気持ちになった機能です。

Google曰く、「終日」の予定は記念日など、「まあ予定っちゃ予定だけど、出かけられるっちゃ出かけられる」認識のようです。

なので、「この日は朝から晩まで予定あるわ。『終日』にしとこ」と設定しても、

「予定なし」判定になります。ヤメテ〜〜〜〜

このせいで私は、危うく予定がダブルブッキングするところでした。

トラブルを防ぐためには、「終日」ではなく、「1:00〜23:00」とかに設定することで予定ありますよアピールをしましょう。

「終日」は使うな。
「終日」ダメ、ゼッタイ。

何回でも言いますからね。

②移動時間も「予定」に含めましょう

私の仕事は7割オンライン、3割外出、という感じです。

オンラインなら切れ目なく仕事が入っても問題ありませんが、外出ではそうはいきません。

たとえば、13時〜14時に渋谷で用事があるとして、14時から品川で予定を入れてしまったら、たいへんヤバイですね。

なので、外出の予定のときは前後2時間程度も「予定あり」としてブロックするようにしています。こうしておけば、別の予定にも対応できます。意外と見落としがちなポイントなので、注意しましょう。

③コミュニケーションはしっかり取りましょう

最後はGoogleカレンダーの機能ではなく、取引先様へのご説明に関わることです。

上記のシステムをうまく使うには、「『メールで確認』のステップを踏まず、遠慮なく予定を入れてもらうこと」が超重要となります。

だってそうじゃないですか。概要のメールをいただいて、受諾して、カレンダー入れますねと言われ、受諾して……ってやってる間に、電話なりLINEなりしたほうが早いんですよ。

なので、夏野はこうしています。

・なんらかの仕事がカレンダーにinする（メール通知）
・カレンダーで「承諾」ボタンを押す
・詳細メールをいただく

どうでしょう、こっちのほうがシンプルではないでしょうか。お互いにメリットがあると思うので、ぜひコミュニケーションを取っておいてください。

よくある質問

ここからは、カレンダーシステムについて寄せられた質問に回答します。

Q. 急に仕事が入るのって、怖くないですか？

「いや、別に……」という感じです。

というか、フリーランスって仕事がない＝死なので、個人的には、仕事が入らないほうがよっぽど怖いです。

カレンダーを共有しておけば、「急に取材が入っちゃった！お、夏野が空いてるじゃん。夏野に頼もう！」と思ってもらえるチャンスが増えるわけで……

デメリットよりもメリットのほうが大きい気がします。もちろん、人によると思いますけどね。

Q. 勝手に変な仕事を入れられたらどうするんですか？

これはカレンダー云々以前の問題かなと思います。夏野の場合、「このクライアント様なら、変な仕事は入れないだろう」という信頼関係ができているときのみカレンダーを共有しています。

まだお付き合いが浅く、探りながら受注したい場合はカレンダーを共有しない選択肢もアリです。良き感じにコントロールしましょう！

Q. うっすら忙しい時期（予定に入れるほどではない）はどうするの？

まさに先週、急に研究発表を頼まれたのでうっすら忙しくなったのですが、それについてはクライアント様にご連絡し、仕事をセーブしました。

上の質問とも重なるのですが、そのくらいの相談ができるクライアント様でないのなら、カレンダー共有はしないほうがいいと思います。

「ハァ？一週間忙しい？じゃあ二度と頼まねえよ卍」みたいなクライアントとは、付き合っててもいいことない気がします……。

Slackとも連携できます

ちなみに、GoogleカレンダーはSlackにも連携できます。我が家では家庭内Slackを運用しており、それぞれプライベートチャンネルを作って、備忘に使っています。

こっちはきちんと詳細が見られるので、たとえば「前日の17時に翌日の予定を一覧で送信」みたいな設定もできます。私はこれで前日のうちにざっくり予定を確認し、準備が漏れないようにしています。

不安なうちは家庭内とか、クローズドにやっても良いと思います。自分なりに使って、不安がなくなってきたらお仕事にも活かしてみてください。