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GaroonとZoomをAPI連携してみんな幸せになった話

なっち

ヘルプデスクをしていると毎日問い合わせが多いと思います。
今回はその中の一つの問題を解決した話になります。

前提条件

会社の状況
1.ツール間連携ができてない
2.クラウドサービス多め
3.AWSやPowerAutomate等はない
4.従業員は300人前後

筆者
1.コードは独学程度で少しかける（Python）
2.APIを初めて触る
3.高卒で今の会社に入社する（6年目）

お見苦しい文章かもしれませんが、生暖かい目で見守ってください。

Zoomに関する問い合わせが急増！

ヘルプデスクとしてはや３年目。
ご時世の関係でWEB会議の使用頻度が爆上がりし、
毎日こんな質問が飛んできます。

  • Zoomのリンク発行方法教えてほしい

  • Zoom でWeb会議ってどうやって始めるの？

同じ人から同じことを聞かれることも多いです。
結構な頻度で聞かれるのでまたかよ｡｡｡
と思いながらなぜこんなに多いのだろうと考えることに

もしかしてURL発行って工数多いのでは？

いい加減覚えてくれ、といっても相手は覚えてくれないのでなぜ覚えられないのか考えることにした。

1.まずマニュアルを見直してみた。
　弊社マニュアルをDropBoxPaperで会社内公開をしています。
　見直してみると確かに文字ばっかりで見にくい部分あった。
　しかし違和感が….
　Paperの右上の閲覧数マークを数えると….
　脅威の”５人しか見てない”
　マニュアル作った意味!!!!!!
　マニュアル見て、といってもみないのが、人間なのであきらめることに

2.URL発行手順を見直してみた
　ZoomのURLを発行するための手順は
　1.Zoomのアプリを開ける
　2.スケジュールを押す
　3.内容を入力し決定する
　4.発行されたURLをGaroonのスケジュール上に貼る
　ここでふと、工数多くない？と感じ始めました。
　自分でやると1分以内で終わる作業ですが
　それでも書き出してみると多いもんですね

スケジュール上でURLを発行できればいいのでは？

発行してからGaroonのスケジュールに貼るプロセスを取っている方が非常に多いので、そもそもスケジュール上で発行できれば済む話じゃ…?
ということで、思いついたら即行動　仕組みを考えてみた

スケジュール上にカスタムボタンを作成して、それを押すとZoomのURLがメモ欄に発行されるような仕組みを考えてみた。
ここで重要なのが、ユーザーをどう紐付けるか、
今回はGaroonのプロフィール欄のメアドとZoomのメアドを紐付けることにした

ここで参考にした記事
Garoon API
Zoom API Reference

APIのテストといえばPOSTMAN

様々なサイトを見ているとPostman楽だよ！とことで
Postmanを使ってZoomにAPIを実行
→何も苦はなく成功の応答が返ってきた

苦労したのはJavascript

初めて触るjavascriptに大苦戦、丸2-3日触りやっと完成
ここで参考にしたのはGaroon APIのコード
永遠とコードを眺め、
組んでトライをしてエラーをGoogle先生に聞くというプロセス
やっぱりトライアンドエラーですね。

なかなか集まらないテスター

いざテストとして実装をし、部内でテスト。
「うまく動きそう」ということで、社内にテスターを募集
しかし2日たっても驚きの0人未満。
このままではユーザー目線でのテストができないので、
仲がいい方を片っ端から召喚してお願いに回る
召喚した方に使ってもらいましたが「楽すぎてびっくりする」、「前の状態に戻れない」といただき、私はルンルンのご満悦

実装してみんなに幸せになってもらった

ボタンを表題と日時の間に入れた

１か月ほどテストを行い、改良を重ねました。
（最終的にスケジュールの変更や削除にも対応した）
実装日を全社に告知し、スケジュール通りカスタマイズを適用しました。
その日からZoomに関する問い合わせがほぼ0になり、
仮にあったとしても、「スケジュールのボタン押してください」と
10秒ですむようになりました。
お互い変に時間を浪費せずによくなりました。
それとワンクリックで発行だから何より楽ちん。精神衛生上良い

押すとメモ欄にリンクが出来上がる

削減できた時間を考えてみた

問い合わせでの応対時間が1回　5分ほどかかっていました。
件数は月に20件ほど
双方消費する時間を考えると問い合わせだけで、月に3時間は削減できたと思います。
それに加え、Zoomのリンク作成時間がワンクリックで可能になったため、
細かくは計算できませんが、これ以上の削減が見込めます。

振り返り

初のAPI連携でしたが、かなり楽しく作業できたと思います。
ツール間連携を行って、手間を削減、みんなを幸せにしつつ、ヘルプデスクへの問い合わせも減らす、その間にいろいろな勉強ができて　と良いサイクルを生み出せたらと考え、これからも頑張っていきたいです。


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