議事録を取るだけで、レベル5UP！

社内会議でも、客先の定例会でも、ばったり会ったあの子とでも、何を話し、どういう感想を持ったかわかるだけでLEVELが5つくらい上がります。
頭の中でタラタタッタラ～♪と響きわたること間違いなしです！

提出すると起きるいいことと、議事録の作り方を簡単に説明します。

＜いいことづくめな議事録作成＞

①宿題を忘れなくなる
ミーティングなり、打ち合わせなり、商談なりは絶対に宿題が発生します。逆に宿題が発生しない会議は参加する意味がありません。これは絶対。

宿題を忘れて次回の会議に臨むことも非常にまずいです。
時間の無駄、だけでなく評価が著しく下がります。
自分のタスクも管理できない小僧という印象を与えてしまいます。残念。

しかし！議事録を書いていれば、会話でも、テキストでも、タイピングをすることによる手の刺激からも宿題を脳みそに植え付けることができます！

これで忘れることはない！

②共有することで、皆を思う、優秀な人物像を演出
議事録を共有することで、宿題をリマインドする優しい人物を演出できます！チームに一体感を作るには最適です。

だけでなく、会話をノートに取るだけで「優秀な人物なんじゃないか」という演出もできます。いきなり信頼感を得たいならば、大きな声で話すよりもしっかりと議事録を取って、そっと共有するくらいが今の時代にはフィットしています。

③報告書にも転用し、一石二鳥
議事録は話し合ったこと、決まったこと、宿題を整理して書くので、日報や報告書などにもそのまま転用できます。

一から考える必要がないので、終業前の頭がフラフラする中で書く意味不明な報告作業から解放されます！

以上、３つの大きなメリットを得られる議事録作成。
では、どうやって書けばいいんでしょうか？

簡単な5つのステップですぐに議事録マスターになりましょう！

＜４つのステップで簡単作成！！＞

①まずは議事録のタイトルをつける
誰が見てもすぐにわかるタイトルに気を使いましょう。
難しい漢字を多用するのはいけません。
カタカナはできるだけ略称しましょう。
ファイル名に制作日時を入れましょう。

例)20200615‗ママプラスカフェに関する運営ＭＴＧ

こんな感じでＯＫ。
いつ、何を話したかがファイル名からわかります。

②参加者の名前を羅列する
誰が参加したかがわかると問い合わせも楽になります。
とにかく仕事は楽するとこは楽し抜きます。

株式会社○○　山田部長
株式会社○○　佐藤様
株式会社ネスタ　岡田
株式会社ネスタ　山里
など会社名、役職など書いておけば十分です。

③話し合いの内容はシンプルに箇条書きで
よく誰が何を発言した、のような書き方を勧めることもあるのですがわかりずらいのでやめましょう。

実際、誰が話したかなんて気にされません。
どんな話しがあったかに重点を置いてメモを取っていきます。

●サイトリニューアルに関して
　∟納期　８月初めから中旬
　　∟６月２０日の取締役会で決定
　　∟階層表、概算見積もり、簡易デザインの提出が必要
　　　∟６月１８日までに提出
　∟初回デザインの修正をＰＰＴで山田部長からもらう

一つのテーマを掘り下げる形で会話は進みますので、テキストも階層を作ってメモすることが楽で、見やすくなります。

④宿題をしっかりと明記
本文中に宿題が何回か出てきます。
人間の脳みそはどんどん忘れていくので、テキストを読んでいても忘れていきます。

そこで最後に会話中に出た宿題を明記します。

＜宿題＞
６月１８日　階層表、概算見積もり、簡易デザインを山田部長に提出

簡単です。

⑤議事録の共有
これでファイルにまとめて送るところまで来ました。
注意したいのは、ここで色気を出してwordにしたりテキストエディタでメールに添付したり余計なことをしないことです。

添付データにするとメール検索ができなくなります。
素早く見てもらって確認してもらいたいのに、開くのに時間がかかったら意味がありません。

そこで、メールベタ打ちで十分です。
つまりここまでのテキストはメール上に書くわけです。

これで会議が終わった瞬間に議事録が流せますので、優秀度も格段に上がり印象も最高によくなります。

＜まとめ＞

簡単な5つのステップで議事録で社内の評価を高め、お客さんから信頼を獲得しよう！