オンラインツール導入時に注意する4つのポイント　2021/11/15

今回は多機能のツール導入時に気を付けたい4つのポイントです。

半年ほど前にセールスフォースを自社で導入しました。
営業データベースと顧客データベースを持つ変則的な使い方をしています。
LINEとの連結などトリッキーな仕様でバグの刈り取りでバタバタしています。

そこで学んだデジタルツール導入の際に注意する4つのポイントをご紹介します！
感想程度に思っていただければと嬉しいです。

①システム設計は超シンプルにする
既存営業フローをそのままセールスフォースに落とし込もうとしました。
・対象企業情報（担当者、住所、電話番号、ランキングなど）
・成約までの確度（10%～90％まで）
・商談内容（商談予定日時、商談内容の記載フォームなど）
・成約予算（見積添付、仕様書添付フォームなど）
などなど。盛り沢山。。。

結果、社内ローンチ後、全く使われません。。。泣
管理側のエゴイズムが出まくりです(苦笑)

営業現場ではいらない情報記入が多くて、セールス側の入力項目が爆裂に増えるからです。強要するとまずいと思い、もっともっとシンプルな形での運用を模索しました。

グランドデザインを描きフェーズ分けして構築すればよかったと反省。
初回はシンプルに、運営に乗せてから少しずつ項目や集計をすればよかったと思いました。

社内浸透の度合いをフェーズ分けして
見込み案件管理→受注管理→案件管理→報酬管理
と順番に浸透させようとしています。

②外部ツールとの連結は開発状況も吟味して
先進的な取り組みに人は惹かれるもの。
しかし、新しいものは不安定です。

昨今のデジタルツールはAPIを使って連結や情報収集が楽に行える機能が実装されている場合が多いです。しかし、仕様変更やサービス同士での干渉などもありバグも発生します。

新しいものもチャレンジするのはいいですが、運用実績やサンプルなどを実際に触らせてもらい、社内作業フローに落とし込みをかけましょう。
できれば無料版で運用してから導入を決めた方がいいくらいです。

バグ取りをしている間はシステムが動かないので機会損失が大きくなります。

③サポートの手厚さ、使い勝手もしっかりチェック
少しずつアップデートをするためにもサポートの手厚さは超重要。
変更のたびにベンダーに作業費用を払っていたら投資対効果が全く期待できません。

ましてや、内部からは希望要件がどんどん届きます。
そのままの使いづらいシステムを強要するとストレスが大きくなります。
外部での有料サポートではコストが大きくなり、ユーザーの意識も低くなる。
悪循環です。

幸い今回のプロジェクトでは、セールスフォース社の担当営業さんの献身的なサポートのおかげで、構築が終わった後も修正や変更などの運用改善ができています。

サービスベンダーのサポート体制を導入前にチェックするのは必須です。
そして、実際にサポートのレスポンスやクオリティーまで確認をしておくべきだと感じました。

④社内での導入スケジュールは緩やかに
さらに導入スケジュールの設定。
社内ローンチ完了後、すぐに運用に移行しようとスタッフにアナウンス。
しかし、全く動きなし。。。

後ほど聞くと、
　使い方がまるでわからない。
　レクチャー会を一回聞いたが振り返り資料がない。
　チャレンジしたがエラーが返ってきたので後回しになった。
などなど、意見があがってきました。

社内への導入レクチャーはシステム設計時から始める方が良かったな、と思います。
ローンチからの説明会だとタイムラグが生まれるし、潰しておきたい不便さを修正できない。

期間をある程度取って、社内に落とし込みをかけていく必要性を感じました。
また、開発の段階で実務者に使ってもらうのも重要です。不便なポイントを指摘してもらい微修正をかけることができます。
制作サイドとしてはたまったもんじゃないと思いますが💦

まとめ
一番はシンプルであること、に着きます。
クラウドサービスでウォーターフォール型のシステム構築はナンセンスですね。
最初小さく、慣れたら拡充、で割り切ってしまうのが正解です。

社内浸透は思っている以上に時間がかかります。
嫌われ者になる覚悟で導入後の使用圧力とケアをしていかなければいけません。

大きな金額が動く時ほどわかりやすくですね！