Zoom会議をよりスムーズに進める5つのコツ

こんばんは。なるぴーです。
スマホゲーム業界で、コンテンツのディレクションをしたり、シナリオを書いたり、プロジェクトマネジメントをしています。
自称企画ミッドフィルダーです。

本日のテーマは、「リモートワーク時代のコミュニケーション」についてです。

在宅も3週目に突入し、うちの会社でも「Zoom」というテレビ電話サービスを利用しています。

私も、毎日のマネージャー朝会、各職種の横串での情報共有MTGなど様々な会議に参加しており、多い時は一日の大半をコミュニケーションに費やしています。

そこで、やりやすい会議/やりづらい会議というのがものに依っては出てくると思います。

やりづらさとしては、表情だったり、身振り手振りといったグラフィカルな情報がリアルと比較すると減ってしまうな、という印象です。

なので、今回はリモートワーク時代を生き抜くためのコミュニケーションについて考えてみようと思います。

会議の目的とは

まず、本題に入る前に、そもそもなぜ会議は開かれるのでしょうか。
おそらくそれは、情報の共有だったり、何かトピックに対しての相談だったりと、情報の受け渡しが目的となることが多いでしょう。

会議の目的を達成しやすくするためには

つまり、会議は参加者間でその目的をいかに達成しやすくするか、という考え方が重要になってきます。
これは会議の主催者だけでなく、参加者とともに作り上げていく必要があります。

なぜ、今回このような話をしたかというと、「メラビアンの法則」というものがあります。
この法則は、言語情報よりも視覚情報の方が情報の影響として大きいというものです。
言語情報：聴覚情報：視覚情報はそれぞれ、7%：38%：55%と言われています。

出典：カオナビ　人事用語集より
https://www.kaonavi.jp/dictionary/melabians-law/

この通りですね。図解されると一発ですね。
では、リモートワークの会議のコツをあげていきましょう。

Step1 顔を出そう

リモートでは、リアルな会議と異なり、その場にいる/いないがパッと見でわからない状況です。
顔が見えるだけでも、いっしょにはたらいている感が出ますし、
背景が映っちゃって嫌だ、という人は「仮想背景」という背景を好きな壁紙にできるシステムもあります。
顔を出して、コミュニケーションをしていきましょう。

Step2 相槌を打とう

これは比較的多い人数で会議の主催をするとわかるのですが、反応がないと非常にやりづらいです。
話者は「これ伝わっているのかな」「大丈夫かな」と不安を抱えながら、発言することになります。
会議は、情報の共有だったり、相談といった目的で開かれるものですから、話者がやりやすいようにぜひ協力してあげましょう。
ちょっとしたうなずきが誰かの勇気になります。

Step3 画面に近づきすぎないようにしよう

画面にドアップすぎると、見ている側も圧が強いです。
画面が顔いっぱいになるのではなく、少し離れた位置のほうがいいかもしれません。
おすすめはバストアップくらいの角度です。
身振り、手振りができるくらいの画角ですね。

Step4 マイクを使わないときはミュートしよう

しゃべる前に咳払いをしてから話すケースというのはひとによってはあるかもしれません。
ですが、耳にイヤホンをしている人もいるので、咳払いした声が誰かの耳元にダイレクト・アタックしてしまいます。
使わないときは、ミュートをして咳やくしゃみをするときは、マイクから離れるかミュートして雑音が入らないようにしましょう。

Step5 顔を明るくしよう

日中、日当たりのいいところでリモートすると、「顔暗っ」となります。
就職活動の証明写真も明るくきれいな写真を撮りますよね。
明るい方がいいか、暗いほうがいいかというのは、既に答えが出ています。

なので今すぐライトをつけましょう。
おすすめはクリップ式のライト+LED電球です。
角度の調整することができ、暗い印象を受けなくなります。
パソコンの画面の上に挟み込むのがおすすめです。

ELPA クリップライト 40W ショート ブラック SPOT-CR40(BK)

まとめ

・会議には目的がある
・その会議を達成しやすくするには、主催者、参加者の両方でつくりあげる必要がある
・そのためには、視覚情報を最大限に活用すると目的を達成しやすくなる
・視覚情報を活用するために、「どう見られるか」を意識しよう

それでは、よりよいリモートワークライフを。