サラリーマン　メール作業のコツ　３つ

私の記事をご覧いただきありがとうございます。

今回は、仕事をするうえでメールでのやり取りのコツ３つを記事にしました。

私自身１日に会社のメールが１日150通受信し、40通くらい送信しています。

受信したメールを読むのに１通１分で150分、発信するのに１通３分として120分とすると、メールだけで４時間半。。。

１日の半分がメールで終わってしまいます。。。

今回はそれらの時間を短縮するために、自分が実践していること、メールを送って来てくださる方にしていただきたいことをまとめてみました。

＜タイトルは適切に＞

簡単なことですが、意外とできていないメールが多いなと思います。

・タイトルだけ見てどんな要件かわかりますか？

・タイトルが長すぎて後ろのほうが・・・となってませんか？

・開く気がなくなるタイトルになっていませんか？

この辺りを注意するだけで読み手の印象が変わります。

具体的な例でお示ししますと、、

〇【依頼】11月の〇〇県出張にかかる日程調整について

×　至急　〇〇県出張の件（すぐに開けて返信をおねがいしま・・・

〇の例はこのメールが何のことかわかりますし、すぐ開けたほうがいいのかも何となく想像ができます。

×の例は

・至急と書かれると開ける気をなくす（至急は発信者都合でしょ）

・出張とどこの県に行くかくらいはわかるけど、〇に比べると情報が薄い

・なのに後ろが切れている

というような感じです。

大切なことはメールの読者目線に立ってタイトルを考えることです。

＜本文は簡潔に＞

下までスクロールしながら読まないといけないメールがたまに来ますが、メールというのは基本的にテキストベースでしかないので、文字の量が増えると受け手が適切に理解できなくなります。

伝えたいことがたくさんあってどうしようという場合は、メール本文には概要だけ書いて、詳細はメールの添付ファイルでご確認いただくと良いです。

添付ファイルにすればWordやExcelで図や表を入れながら説明できますし、受け手の理解が深まります。

強調したい部分を目立たせたり、資料にメリハリがつけられます。

メールでもできなくはないですが、メールで装飾に注力するくらいであれば最初から資料化することがおススメです。

相手先がofficeソフトが入っているかわからない場合は、必ずPDFに変換してから送りましょう。最近はgoogleドキュメントやスプレッドシートも広く使われており共有の仕方も様々あるかと思いますが、相手先の環境にあわせて対応すると丁寧です。

１分間に読める文字の量はだいたい６００文字と言われてますので、長くてもこの６００文字以内が限度かなと思います。

＜明日確認をお願いしますはやめよう＞

すごく細かいところですが、最近辞めてほしいと思うメールランキング１位です。

明日確認をお願いしますというのであれば、明日の朝にメールを送るか日時指定で発信を明日にしておいてほしいです。

今日そのメールを読んで心構えしておけってことでしょうか？

でも、確認する資料は明日にならないと見れない・・・

受けてからするとモヤモヤしか残らないです。

発信者の目線に立てば、忘れないうちに連絡しておこうという気持ちもわかりますが、受け手からすると受け手のタスク管理で明日に持ち越しが１つ増えてメリットはあまりありません。

ですのでもう一歩踏み込んで日時指定で明日の朝に届くように時刻指定しましょう。

そうすれば、発信者もタスクが消えるし、受信者もメールが届いたらすぐ確認作業に入れてwin-winです。

＜まとめ＞

サラリーマンの仕事の多くを占めるメール作業について気をつけるべきポイント・コツをまとめてみました。

最初は時間がかかるかもしれませんが、慣れてくれば時間もかからずスムーズなやり取りができますし、できる人風に見えるようになります。

一人でも多くの人が実践してくれるととても嬉しいです。

最後に

ここまで読んで頂いて本当に有難うございます！