【全自動】GASでデータ変動を監視して設定値を超えた場合に通知を送る方法

なおき | AI×時短術

2024年3月21日 22:08

「設定した値を超えたらメールの通知を自動で送りたい！」
「GASで業務効率化ができるって聞いたけどよくわからん」
「非エンジニアでも簡単にできる方法教えて！」

本記事ではこのような方を対象に、GAS(Google App Script)を使ってデータ変動を監視し、設定値を超えた場合に通知を送る方法をご紹介します。

■本記事で分かること
GASを使ってデータ変動を監視し、設定値を超えた場合に通知を送る方法

■本記事の信頼性
私は、本業でChatGPTなどのAIツールを活用して効率化を実現し、ほぼ毎日定時で帰宅。家族との充実した時間を確保している「なおき」といいます。

AIと全く無縁の体育系で文系出身（数学Ⅱで終わりました）の私でもできる時短術をわかりやすく説明できるよう、Xなどを活用して情報発信しています。

この記事を読んでくださった方々が１分でも早く帰れることを願い、今回はGASを使ってデータ変動を監視し、設定値を超えた場合に通知を送る方法をご紹介します！

1.Googleスプレッドシートの準備

まずは、Googleスプレッドシートで監視対象にしたいデータを作成します。

今回は単純に列Aと列Bにそれぞれ数字を入れてみました。

例えば、列Bを「売上」とした場合、売上が一定の数値を超えるとメールの通知が来るように設定できるようになります。

売上が「10000」を超えた場合、「4行目が10000超えましたよー」という通知が来るような感じです。

2.GAS(Google App Script）の設定

それでは次にGASの設定に入っていきます。

ステップ１：Apps Scriptを開く

Googleスプレッドシートのメニューバーから
「拡張機能」→「Apps Script」を選択します。

ステップ２：コードの入力と一部修正

Apps Scriptが開いたら、デフォルトで入力されている部分のコードを削除してください。

同じところに以下のコードをコピペします。

function checkThresholdAndNotify() {
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = spreadsheet.getSheetByName('シート名'); // 監視するシート名を設定
  var range = sheet.getRange('B:B'); // 監視するデータ範囲を設定（例: B列）
  var values = range.getValues();
  var threshold = 10000; // 通知を送る閾値を設定
  
  for (var i = 0; i < values.length; i++) {
    var value = values[i][0];
    if (value > threshold) {
      // 閾値を超えた場合の通知処理
      var message = '閾値を超えました: ' + value + ' (行: ' + (i+1) + ')';
      MailApp.sendEmail('あなたのメールアドレス', '閾値超過通知', message);
      break; // 1回の通知で十分な場合は、通知後にループを抜ける
    }
  }
}

このコードは、スプレッドシート内のデータ変動を監視し、設定した値
（今回は10000）を超えた場合に指定したメールアドレスに通知を送るコードです。

使用にあたってはご自身のスプレッドシートと同様の形式にしていく必要があるので、以下の部分を修正してください。

まずは、「シート名」をご自身のスプレッドシートのシート名にしてください。

var sheet = spreadsheet.getSheetByName('シート名'); // 監視するシート名を設定

次に、指定したいメールアドレスを入れて下さい。

MailApp.sendEmail('あなたのメールアドレス', '閾値超過通知', message);

実際に修正したコードは以下のようになります。
修正後は必ず保存マーク💾を押してください。

ステップ３：実行及び権限の承認

保存出来たら、「▷実行」の部分をクリックして関数checkThresholdAndNotifyを実行します。

実行すると権限の承認を求められるので、以下の画像の赤枠部分をクリックしていってください。

3.GAS(Google App Script）の実行

ここまでの作業が終了したら、ご自身のGmailをご覧ください。

4行目のデータが指定した値である10000を超えたため、自動的にメールが送信されています。

送信されたメールのタイトル

以上で作業は終わりです！
お疲れ様でした！

4.まとめ

今回は、「GASを使ってデータ変動を監視し、設定値を超えた場合に通知を送る方法」をテーマに紹介しましたが、いかがだったでしょうか？

監視したいGoogleスプレッドシートの準備
GAS(Google App Script）のコードにシート名とアドレスを入力
GASの実行

上記の内容が実行できれば、今後、売上などのデータが設定した値を超えると自動的にメール通知を受け取れるようになります！

この方法１つだけでは効果はイマイチですが、日々の売上データなどが自動的にスプレッドシートに入力されるプログラムやアプリ等と連携すれば、関係者に自動で通知を送ることができます。

ご自身の業務につながるアイデアさえあれば、いちいちメールを送信する手間が省けるかと思いますので、是非、工夫してみて下さい！

そして、ChatGPTで自分に合ったGASコードを作成するためのプロンプト集を作成しましたので、是非ご覧ください！

今回紹介した内容で皆さんの業務が少しでも効率化できれば、スキ、SNSでの紹介をしていただけると大変励みになりますので、何卒よろしくお願いします！

このほか、AI×時短術の知識をX（旧Twitter）で紹介していますので、是非フォローしてください！

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