仕事のフローを改善する

PMの仕事範囲

プロジェクト・プロダクト成功のためにはなんでもやるのがPMの仕事範囲だと思っています。

一緒に働く人が価値ある仕事に集中できる・効率的にアウトプットが出せるためには、仕事のフローを改善していくこともPMの仕事として大事な部分になります。

フローの改善タイミング

• ある作業がよくトラブルを起こしている

• ◯◯さんしかできない作業がある

• 前から変わっていないけど、もっと効率的に進められる作業・仕事がある

このように感じることがあれば、フローの改善タイミングです。
仕事・作業に関わるメンバーの生産性をあげて、成果を出しやすくする環境を作る必要があります。

フローの改善を実際にする

実際に仕事でフロー改善する際に以下をやります。

• 現状把握

• 可視化

• 課題と解決策を決める

• 小さく実行

• 振り返り

現状把握

• うまくいっていない作業に関係しているメンバーにヒアリングをする

• 実際に自分が実施してみる

この2つを駆使しながら、現状把握をします。
可視化
解決策を考えるためには以下のことが必要になります。

• 最終成果物ができるまでの工程と中間成果物

• 実施担当者は誰か

• どのタイミングで作業が発生するか

これらを可視化します。
自分は、よくPFD(プロセスフローダイアグラム)と責任範囲を決めるDACIモデルを利用して状況を整理しています。

実際に仕事に関わるメンバーと一緒に作成すると、現実的なものになります。

可視化することで、実際に働いているメンバーが気づいていなかった課題も確認できます。
課題と解決策を決める
フローと責任範囲が可視化できたので、うまくいっていない部分の課題を検討していきます。
自分が実施した運用フローの改善では、障害が起こった際の要因のフロー箇所に赤シールを貼った上で、解決するべきフローの優先度を決めました。

小さく実行
課題と解決策を決めたら、小さく素早く実行していきます。
フローを変えると、最初は組織から反発を受けることもあります。
が、まずは小さく試みましょう。
全体の許可が下りるまで待っていたら機会を失います。
失敗したら謝ってもとに戻せる状態であれば、ナイストライです。
フロー改善のマインドが『カイゼンジャーニー』にも書かれていたので、さらに気になる方はおすすめです。

カイゼン・ジャーニー たった1人からはじめて、「越境」するチームをつくるまで

振り返り
実際に実行したら、関係者でKPTをしましょう。
それを元に、改善した効果、まだうまくいっていない箇所などがわかります。
うまくいっていなければ、また以下の流れで小さくトライしていきましょう。

• 現状把握

• 可視化

• 課題と解決策を決める

• 小さく実行

• 振り返り

PMはプロジェクトやプロダクトの最終成果物の責任があります。
その上で、成果物を出すためのフローはとても大事です。
日々の小さなやりづらさの違和感を無視せず、小さくてもチームが生産的に働ける環境づくりをし続けたいと常々思います。