オフィス移転プロジェクトの仕切り直し

最近かかわっているプロジェクトから。オフィスの移転プロジェクトについてプロジェクト管理の側面からサポートをしている。

本来、自分の業務とは関連性はあまりないのだが、日本法人における３つの問題からなし崩し的に足を踏み込むことになった。

1. 引越し業務については本来総務もしくはファシリティの部署が音頭を取るべきである。しかしアサインされた本来のプロジェクトリーダーが移転の経験がないこと、一般的なプロジェクト管理の手法を理解していない。

2. 能力が足りないのであれば外からコンサル等で引っ張ってくればよいのだが、この辺りの"見えにくい"サービスに対して払うコスト意識が足りない。

3. 移転プロジェクトにかかわってくるステークホルダーの全容が見渡せない。また対象となるステークホルダーに対するアプローチ、要するにRACIがわからない。

プロジェクト管理としてはA工事、B工事の業者はすでに決まっている。まず当面の大きな課題はC工事におけるベンダー選定である。ただしこのベンダー選択が最も大きな鬼門である。

1. 複数ベンダーから見積もりを取る
一括で移転をサポートするベンダーを選択するか、個別の業務ごとにベンダーを自社で最適化して契約するか。

2. 見積もりを比較する
ベンダーからの出てきた見積もりを正しく比較できるのか。そもそも予算規模等を伝えない限り、全く異なったレベルの見積もりが出てくる可能性がある。

3. 異なったベンダー間で見積もりを正しく比較できるようにRFPを作成する
RFPを作成した経験がないので、RFPに漏れが出る可能性がある。漏れがあれば当然、見積りにも影響が出る。

とりあえず対応策としては３つ。
1. RFP作成をサポートしてくれるサービスの利用
2. RFPの比較については客観的なスコアの利用
3. 個別契約はしない、一括でC工事を請け負う業者の利用

欲を言えば、社内からプロジェクトマネージメントの経験者をプロジェクトにアサインしたいところであるが、なかなかその様な人はいないし、いても別部署から引っ張ってくるのは難しいようである。