プリンター機器の導入

プリンター関連の担当はITもしくは総務

プリンター関連の仕事は会社によっては必ずしもITの担当でないことが多い。日本企業でいえば総務部、外資系でいえばファシリティの取り扱いになる。

そうはいってもプリンター機器を導入する際にはITからのサポートが必要であることが多い。

IT部門としてプリンター機器導入する際に気を付けておくべき事柄を考えてみる。

プリンター機器導入でIT部門がサポートすること

プリンター関連の仕事が仮に総務の責任範囲であるとしてもIT部門から最低限サポートしなければならないことがある。

まず一つ目はネットワーク関連である。

最近のプリンター、特にMFPと呼ばれる機種はネットワーク経由でアクセスする。IT部門としてはプリンターを置く場所に合わせて、IPアドレス、サブネット、ゲートウェイの払い出しをする必要がある。

２つ目はスキャンである。スキャン自体はプリンターの機能になるが、スキャンした内容をメールで送信する場合には、SMTPサーバー、ポート番号、ユーザーID、パスワードが必要になる。

SMTPサーバーについてはむやみに利用されないようにホワイトリストの設定もある。その場合には、プリンターのIPアドレスをホワイトリストに登録する作業が必要になる。

そして３つ目はドライバのインストールである。ドライバはWindows10ならあらかじめデフォルトで組み込まれているか、プリンターベンダーのサポートページ等からダウンロードできる。しかしいくつか課題がある。

1. 勝手にインストールさせるようにすると、例えば間違ったドライバのインストールをされたためにサポートに時間がかかるといったケースがある。

2. ドライバーのインストールには管理者権限が必要になる。

3. ドライバーインストール後に設定（IPアドレス等）が必要になる

そのためにはあらじめドライバーをダウンロードして、必要な設定を組み込みパッケージ化、さらに管理者権限でインストールできるツールで再度パッケージしておく必要がある。

プリンター機器の導入自体はベンダー主導で進めることができるものの、IT部門で対応する内容もまだまだ多いことがわかる。