Web会議システムを導入するときには周辺機器にご注意

Web会議システムの現状

リモートワーク主体になると、Web会議システムの導入は必須となる。現在利用されている主な会議システムとしては、Zoom, Skype, Teams, WebEx等がある。J.D. パワー ジャパンの調査によるとZoomは日本では35%、USに至っては45%と驚異的なシェアを占めている。

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000049.000042677.html

当初Zoomに関してはZoom爆弾とかその他のセキュリティに関する脆弱性により評判はいまいちだった。しかし2020年4月に対策が出され、最新のアップデート版を利用していれば問題。実際に使ってみると、ITの知識がなくても設定はすぐにできるし、ユーザーインタフェースについても直感的であり操作性に優れている。このようなアプリケーションが無料で使えるというのは驚くべきことである。

その他Skype, Teams, WebExについても一長一短はあるものの常に改良が続けられており、使い勝手という意味では１年前とは全く状況が変わった。

ではこのようなWeb会議システムを会社全体として導入する壁はなくなったといえるのだろうか。自分の見立てでは、壁は低くなったが別の問題が持ち上がっているという感覚である。

新しい課題

もっとも大きな問題がWeb会議システムを利用する際のヘッドセットの取り扱いだ。ヘッドセットの互換性、機能、ドライバの相性等により会議を始めたものの、マイクが使えない、音が聞こえない等の問題が発生する。

リモートワークである場合には社内ITにコンタクトがするのが難しい、社内ITによるリモートサーポートに時間がかかるといった障害が発生する。

対応方法

上記の課題に対応する方法としてはいくつかある。

1. 標準化されたラップトップの導入

互換性の問題は結局のところハードウェア、OS、ドライバ、ヘッドセットの互換性に帰結する。OSに関してはMicrosoftが提供するので一緒のバージョンを利用しているはずである。ドライバとヘッドセットに関してはセットであるので、モデルさえ統一すればこれも対応しやすい。その反面会社によってはモデルを統一していない、購入してた時期によってはモデルが全く異なるといったことがある。例えば１年サイクル等でもよいからモデルを標準化すべきである。

2. ヘッドセットの選定および評価

オンラインでヘッドセットは購入できるものの、人によっては地元のパソコンショップに行く人もまだまだ多い。完全な標準化は難しいとはいえ、メーカーと接続方法（ケーブル、Bluetooth, ドングルなど）はあらかじめ評価すべきである。Bluetoothについては最近は品質が向上しているとはいえ、接続できないときなどBluetoothの設定から確認する必要が出てくる。

3. Windows Updateの標準化

Windows Updateは毎月第一火曜日にマイクロソフトから提供される。Windows Updateでは基本的にこれをコントロールする方法はない(Azureとかを除いて）。そしてもっともトラブルが生じるのがWindows Updateがインストールされた直後である。サンプルユーザーによるインストール→その他へのユーザーに対するインストールといったプロセスが望ましい。