オンライン記者向け勉強会、奮闘してわかってきたこと
ムスビノ黒崎です。
新型コロナの影響で、広報活動も色々とオンラインに変わってきました。通っていた記者クラブも、FAXか郵送で送る場合も多くなりました。その中で、とくに奮闘しているメディアイベントについて、今回は書いてみようと思います。
年明けはリアルで開催
広報マネージャーとして携わっている「一般社団法人Fintech協会」では、広報計画として、業界動向や法制度などを説明する記者向け勉強会を、定期的に開催することになっています。
年初はまだそこまでコロナの影響が深刻になっていなかったため、1月の勉強会は会場を借りて対面開催。会員企業の広報も参加して、懇親会まで含めて、名刺交換やら交流でにぎやかなイベントでした。
2月下旬にはコロナの感染拡大が大きく報道されはじめ、協会が予定していた国内外のイベントがほとんど中止。広報活動も、どのように進めたらいいのか周囲を見ながら悩んでいるままに時間が過ぎていた、というのが実際だった気がします。
3月、初めてのオンライン開催
3月に入るとコロナの影響がさらに深刻になり、厚労省からも各イベントへの開催自粛要請が発表されました。協会としてもなにか世の中に発信できることがあるはず、と記者向けの勉強会「新型コロナ感染拡大対応／企業の継続的な活動を支援するFintechサービス」を企画。
すでにオンラインで開催を始めていた他の団体の事例を参考にさせていただいたりしながら、zoomのミーティング機能を使っての開催を決定。もうほんとに、エイや！という気持ちで告知をスタート。
開催前日には、参加者でリハーサルの時間を設けて、同じ環境下で投影の調整や、流れを確認しました。
↓3月25日開催勉強会の様子。1月とはうってかわって孤独で味気ない感じ。。。
登壇者はそれぞれの場所からリモート登壇、司会はオフィスから、という環境で開催しました。テーマに関心をもっていただいた30名弱のメディアの皆様に参加いただきました。
質疑応答は、Slido.を使用してテキスト対応としましたが、zoomとslido.２つのツールを使いながらの開催は、まだ開催側も参加側も慣れていないこともあってか、「質問はこちらからお願いします」という案内から、沈黙の時間が長くつづきました。。。
初のオンライン開催で感じたことは、とにかく記者さんたちの反応がわからなくて、響いているのか、超不安・・！相手の顔も見えない中での沈黙は、心が折れそうになります。閉会直後は、「果たしてこれでよかったんだろうか・・」と、ちょっとの間ぼんやりしてしまったのですが、ご登壇者をはじめとした協会の関係者のみなさんが、「成功成功！」とSlackで声をかけてくださったことで、ホッとしたことをおぼえています。ありがたや。。
そして、このような不安はあったものの、開催後には関連した記事をいくつも取り上げていただくことができ「記者さんにちゃんと伝わっていた」ことを実感。本当に嬉しかったです。
4月はセキュリティ対策で事前登録制に。バーチャル背景も
3月の教訓をふまえて、4月も勉強会を企画。5月末に期限がせまる「銀行API」をテーマに企画しました。
4月に入り、オンラインイベントはどんどん増えてきていましたが、同時にZoomの脆弱性が騒がれ始めました。
そこで、前回はURLをそのままご案内していたところを、zoom機能「参加者の事前登録」を活用することにしました。セキュリティ面もそうですが、参加者の管理が自動でできるため、結果とても良い機能でした。
また、この回は登壇者が多かったこともあり、前日のリハーサルは時間をかけて行いました。オンラインの企画では、事前の打ち合わせがバラバラに進んでいくことが多いので、全員が集まるリハーサルは、流れやお互いの温度感を確認するとても重要な場になるとおもいます。
イベント当日は、開始前に参加者のPC音声チェックなどがスムーズに行えるように音楽を流したり注意書きを投影したり、
開催中にZoomのチャットで、話している内容を実況中継することも始めてみました。
そして前回課題だった質疑応答。「手を挙げる」機能をつかった音声やりとりに挑戦しました。ドキドキしながら質疑応答の時間となりましたが、数人からのご質問がでて双方向なコミュニケーションをとることができました。プロフィールのお名前がニックネームのようになっている記者さんがいて、指名するときにちょっと戸惑いましたが、それ以外はやり取り問題なくすすむことができました。ホッ
5月は、投影資料をタイムリーに共有してみた
3月4月の教訓をふまえて、5月。
6月から色々な政策がスタートするキャッシュレスや最新のフィンテック法制度情報をテーマに企画しました。
前回に引き続き、60名近くのメディアの皆様に参加いただくことができました。
運営方法については、前回と同じようにすすめていたのですが、
ITmediaビジネスの記事で、「記者さんにとっては、資料が手元にあったほうが聞きやすい」という情報があったので、急遽、投影資料をチャットへ投稿する運用へ変更。話を聞きながらタイムリーにダウンロードいただけるようにしてみました。
質疑応答は前回に引き続き「手を挙げる」機能で音声のやりとり。参加する記者さん側も、きっと色々な場所で慣れてきているかなとおもうので、次回以降はチャットと併せて柔軟に受け付けてもよいのかな、と感じました。
シンプルながら効果が高いオンライン勉強会
まだ数回の開催ですが、運営に関して以下のようなことがわかってきました。
・リハーサルは、なるべく全員参加で短時間でも行った方がよい
・運営側の役割分担として、登壇者・司会の他、チャット投稿者（中継＆資料アップロード）＆タイムキーパーがいてくれると安心
・セキュリティや参加者管理のため、zoomの事前参加登録機能おすすめ
・登壇者・司会は、所属のわかるバーチャル背景で視覚的にわかりやすく
・質疑応答は音声でやるとすこし双方向感がでる
・投影資料は事前もしくはタイムリーに記者へ共有できるとベター
・忙しいメディアの皆さんに合わせ、開催時間は1～1.5Hくらいがよさそう
・終わった後は御礼メール＆Youtubeへ動画をアップして見逃し配信に対応
オンライン勉強会はシンプルなイベントではありますが、各回開催後には取材や問い合わせも増えており、参加もいただけていることから、重要な広報活動の一つとして継続していきたいなと思っています。
対面のイベントとの大きな違い、名刺交換については、Sansanのオンライン名刺交換サービスが6月からスタートするようなので、ちょっと期待！
※おまけ
先日、ITmediaビジネス様にオンライン勉強会のことを取材いただき、広報担当としての経験談を掲載いただきました。光栄すぎます<(_ _)>
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