独自AI「Smartばんにゃ」を導入したら、組織で1,000時間の業務効率化を実現した話

皆様の組織では、ChatGPTをはじめとする生成AIの利用状況はいかがでしょうか？MOTEXでは昨年から会社として生成AIの活用を進めており、

・生成AIを安全に活用するための「社内ガイドライン」の作成
・社内AIサービス「Smartばんにゃ」の構築と導入

を行いました。特に「Smartばんにゃ」は、導入後多くの社員が愛用しており、組織全体の業務効率化に大きく貢献しています。

2023年は「生成AI元年」とも言われ、「インターネットの発明を超える」や「iPhone以来の衝撃」といった表現で、生成AIが社会に与えるインパクトの強さや驚きの機能、私たちの生活やビジネス活動への急速なAI普及が日々報じられました。

今回は、AIの台頭が顕著だった2023年最後の投稿として、今年MOTEXで取り組んだ「生成AIサービスの業務利用」についてご紹介します。

Secure Productivityな生成AI活用の第一歩はガイドライン策定から！

MOTEXでの生成AI活用のコンセプトも、MOTEXのミッションおよびプロダクト・サービスのコンセプトである『Secure Productivity（安全と生産性の両立）の実現』をベースにしています。よって最初に取り組んだことは、セキュリティ対策の基本と同じく、生成AIを安全に活用するためのガイドライン作成です。

JDLA（日本ディープラーニング協会）などからもガイドラインが出ており、これらを参考に今では多くの組織がガイドラインを自組織で作成しているかと思います。しかし、MOTEXが取り組みを始めた2023年春時点では、まだそのような組織は多くない状況で、当時開催した生成AI活用やガイドラインに関する弊社セミナーには多くの方にご参加いただきました。

MOTEXの生成AI活用は下記の図の通り、「社内AIサービス」と「外部AIサービス」の2種類を定義し、それぞれで詳細な利用ガイドを定めて社内に展開しています。なお、生成AIは日々の進化が目まぐるしく、ガイドラインも常にアップデートが必要なため、MOTEXでもこれまで何度か改訂を行っている状況です。

ポイントは、この2つサービスの位置づけです。

「社内AIサービス」とは、MOTEXがMicrosoft社の Azure OpenAI Service を活用して自社内に構築した、自社専用の生成AIサービスのことです。この、情報が自社内で閉じられるAIサービスは、「Smartばんにゃ」（名称は社内公募で決定！）と呼ばれており、社員皆で活用しています。

一方、「社外AIサービス」とは、一般的に利用される外部の生成AIサービスで、代表例としてはOpenAI社のChatGPTなどです。

社内構築の生成AI、外部サービスの生成AI、それぞれのルールの違いを下の図にまとめましたが、一番のポイントは、社内AIサービスでは製品の仕様に関する相談や社内文書の文章校正といった社外秘情報の入力も可能としている一方で、社外AIサービスでは社外秘情報の入力は禁止としている点です。

社外秘情報の入力を禁止してしまうと、有効な活用ができないのでは？と思われるかもしれませんが、英語記事の和訳や一般的なIT用語の調査、自身のスキルアップなど、活用方法はたくさんあります。

社内AI「Smartばんにゃ」の効果とは？

社内AIサービス「Smartばんにゃ」は現在も稼働中です。近頃、生成AIで劇的な改善効果を生み出した！といったニュースが盛んに報じられているので、皆様も実際のところどのような効果が出ているのか、気になるのではないでしょうか？

MOTEXでは、効果測定のために定期的に社員アンケートを取っており、ここからはその結果をご紹介したいと思います。まず、下記のグラフは「Smartばんにゃ」の利用状況です。

リリース直後（2023年4月）は珍しさもあり、1日に800回以上も利用されていましたが、注目すべきは、その後も毎日200回～400回と多数の利用が続いている点です。

私はDXやテレワークを推進する立場でもあり、これまでさまざまなツール導入を行ってきましたが、新たなツール導入では、最初はたくさんの人が利用してくれるのに、すぐに一部の人しか利用しなくなってしまい、利用を促進するための働きかけが必要になってくることが多くあります。しかし、「Smartばんにゃ」はそうした働きかけがなくても一定の活用が進んでおり、とても新鮮に感じました。

導入推進の立場として嬉しい、多くの利用が確認できたので、次に利用効果を調査しました。アンケート結果をまとめると、大きく3つに効果を分類することができました。

1つ目の効果は、自分が分からない単語を「Smartばんにゃ」に聞いて自己学習に役立てる活用です。利用者の36％がこの活用方法を利用しており、1回の利用で平均24分の改善効果（AIの自動応答による時間削減）がありました。新入社員など、まだまだ分からない専門用語・社内用語が多い社員の活用効果が高い傾向にあります。

2つ目は、文章の作成や校正、英訳に使うという、生成AIの得意分野での活用です。利用者の34％がこの活用方法を利用しており、1回の利用で平均35分の改善効果がありました。社内・社外を問わずメールでのやり取りが多い業務や、海外との英語でのやり取り時の翻訳で活用されており、部門や年代を問わずさまざまな社員が利用している点も特徴です。

3つ目は、エンジニアを多数擁する会社らしく、プログラミングや自動化など、テクニカルな領域での活用です。利用者の30％がこの活用方法を利用しており、1回の利用で平均70分の改善効果がありました。例えば、プログラムでエラーが出ている箇所の調査や、特定の業務の自動化を行うマクロの作成といった用途があります。

3つ目の活用方法は、利用1回あたりの改善効果が約70分と、ほか2つの活用方法と比較して2～3倍の大きな効果が出ている点も特徴的でした。ただ、1つ目と2つ目の活用方法も、日々の業務の中で繰り返し利用する性質のものなので、1回の改善効果は小さくても、毎日の業務の中での積み重ねが大きな効果につながっていると考えられます。

生成AIサービスを導入する“だけ”でも、大きな効果が！

まとめとして、「Smartばんにゃ」を1回利用した場合の改善効果を10分の時間削減と仮定し、1か月の利用回数をこれまでの利用実績から6,000回（1日300回×20営業日）として、生成AIサービス利用による業務改善効果を試算してみました。少し粗い計算ですが、なんと月1,000時間もの業務効率化が実施できている結果となりました！

正確な効果測定は今後も実施する必要がありますが、ここまでの結果だけを見ても、生成AIサービスを導入した“だけ”で生み出す効果は非常に高いと考えられます。

MOTEXでの生成AIサービス活用は、これらの改善事例を社内周知するなどして社員の活用を促進していくなど、今後もより改善し、さらなる効果を上げられるよう工夫していく予定です。

また今後もnoteを通じて「Smartばんにゃ」の近況をご紹介していければと思います。