会議とは？を考えてみた。
私が社会人となって初めて上司に提案した事案が「会議」でした。
当時、部署内で「会議」が存在せず、朝礼で決定事項が伝えられるのみでした。
部署内で検討すべき事項を議論する場が必要だと感じ、社会人２年目のペーペーが部署内会議の創設案をまとめて発議しました。
このような経緯もあり、「会議」について強い想いがあり、過去15～20社の会議に参加させていただきました。
もっぱら主観ですが、やはり成果が出ている会社は会議体がしっかりしています。この因果関係は不明ですが、私の直感として「会議」を適切に行うことはチームで成果を出すには欠かせない要素だと捉えています。
今一度「会議」について考えてみたいと思います。
語源と意味
日本では江戸時代中期から使われはじめ、明治時代から広く普及したようです。
一般的に普及したのは、明治元年（1868年）の五箇条の御誓文で使われ始めてからと言われています。
この頃は文字通り、「会して（集まって）、議する（意見を出し合う）」の意味合いで使われていたようです。
辞書で「会議」を調べてみると、
”会合して評議すること”
”何かを決めるために集まって話すこと”
などの意味合いがあることが分かります。
ここまでを振り返ると、会議の言葉の中には「何かを決めるために集まって意見交換すること」という意味合いが含まれていそうです。
意思決定の場
ここは欠かせない要素だと考えています。
もう少しかみ砕くと、”一人の考えでは到達できなかった案や道筋を得て、意思決定の精度を上げるために複数人で議論を行う場”が会議であるべきだと考えています。
そのため私はよく”会議は報告の場ではない”と幹部やスタッフに伝えています。ですが、多くは報告に費やされる会議が多いなと感じます。
報告などは会議前に何かしらの手段で共有すれば、わざわざ会議の貴重な時間を使ってするべきではないと考えています。
では、会議では何をすべきか？
論点に対する議論から行われるべきです。
発議者は論点の提示を行い、議論の中で必要なデータを共有、もしくは質問された時に提示できる準備が必要です。
私が感じる良い/悪い会議
私が言う良い会議とは、上段で記載した、”一人の考えでは到達できなかった案や道筋を得て、意思決定の精度を上げるために複数人で議論を行う場”が機能しているかどうかが基準です。
それこそ複数の要素が存在しますが、良い/悪いと敢えて簡易に振り分け、一つずつ挙げます。私の中では最大公約数として導き出しています。
良い会議は、役目を定義付けされた進行役を配置している。
悪い会議は、意思決定者の存在が不明瞭で、意思決定が多数決となる。
会議の目的は意思決定の場とありましたが、意思決定をするのは各リーダーの役割です。
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