Microsoft Formsから上司承認を通して届いた申請を、Listに溜めてTeams通知してみたハナシ
忘れないように覚え書き。
【事前準備：上司の設定】
Microsoft365 管理センターにアクセス→ユーザーの下の「アクティブなユーザー」
上司を設定したいユーザーを選択→右側に表示される詳細から、「管理者の追加」
管理者にしたいユーザーを検索。
上司ユーザーを選択したら、「変更を保存」。
管理者に上司ユーザーが表示されていたら、OK🙆♀️
実務だと、ADと連携できるっぽい。
① Formsを作る
超テキトーに、こんなFormsを作成。
② データを溜めるListを作る
Formsから申請が届いたときに、データを溜めておきたいSharePointにListを作成する。
Power Automateで使用することが前提のときは、列の追加はまず英語で作って、後から日本語に変える方がいいのだと気ままに勉強会で たなさま🐼がおっしゃっていた！
こんな感じにしてみる。
その後で、名前を変更。
始めにつけた名前は、説明欄に移動しておく。
うん、わかりやすい！
こんな感じで、一度英語で列の追加をした後、Formsと同じ項目名に変更。
自動で採番されるIDを追加しておく。
右上の「すべてのアイテム」の中の、「現在のビューの編集」。
「ID」にチェック。
右上か右下の「OK」。
表示された😋 一番左に列移動。
上長承認を挟みたいので、今回は単純に「上長」と「承認」の列も追加。
これでListの準備は完了！
③ Formsが飛ばされたのをトリガーとする、Power Automateのフローを作る
1.おやすみ申請の内容を取得
トリガー実行なので、「自動化したクラウドフロー」を選択。
トリガーは「新しい応答が送信されるとき」。
「フォームID」は、リストから選択できなければ URLの
id=の後ろから、次の&の前までの部分。
これはあくまでもフローが動くトリガーなので、このアクションに送信されたFormsの内容は含まれていない。
ので、「Forms：応答の詳細を取得する」を追加。
2.Forms送信者の上長を取得
「Office365 Users：上司の取得」で、Forms送信者の上長を取得する。
選択するのは、【Responders' Email】。
3.Listにデータ追加
「SharePoint：項目の作成」
Listを作ったとき、列の説明で入力した値はここに表示される！
Listのどの項目に、Formsのどの項目をはめるかを選択。
上長は「カスタム値」で【表示名】を選択してみた。
4.上長に承認を飛ばす
「承認：開始して承認を待機」。
5.上長の承認結果を送信者に通知
承認の結果は、「Approve」(承認)か 「Reject」(否認)で返って来る。
「コントロール：条件」で、「結果」が「Approve」に等しいかを条件に設定。
「はい」に承認された場合のアクションを追加。
「Teams：チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」
「いいえ」にコピーして、否認された場合に変更。
6.Listに承認結果を書き込む
「SharePoint：項目の更新」。
実務的には情報が足りなさすぎですが、細かくするとnoteが大変すぎるのでフローとしてはこれで完成とします🙏
④ 実行してみる
全体はこんな感じ！
条件の中は こんな感じ。
では… 事前準備で上司を登録した まるもりさんからFormsを送ってみます！
送信 (。・Α・)σﾎﾟﾁｯ
Listにデータ ｷﾀ――(ﾟ∀ﾟ)――!!
上長に通知 ｷﾀｰｰｰ(･∀･)ｰｰｰｰ!!
承認されたーーー😍
承認結果書き込まれたーーー🙌✨
いかん、ちゃんと名前入れなかったから わかりにくいことに🤣
でもやりたいことは実現できました🤩
⑤ 所感
実務で使うなら、もっと項目ちゃんとしなきゃいけないんですけど、とりあえず流れのメモでした😋
ちなみにListに新しい列を作るときに一度英語で作成する理由は、実行結果を見たときにここに表示されるから…だったかな…
始めから日本語にしてしまうと、文字化けしてしまう。
いやしかし、Forms×Power Automateの可能性は無限大ですね～😍
実務だと、ちょいちょいこの上長の承認の処理は入りそうですね…
承認を待機にはタイムアウトがあるようなので、あまり長いこと待たせることはできませんが、送信された時点でList追加したり本人に通知したりしたら、ちゃんと承認モレをチェックできそうですね🤤
この検証を踏まえ、次は実務で ちゃんとやってみたいと思います✊🔥
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