フォルダ構成をそろえると捗る話

PCもクラウドストレージも、すべて同じフォルダ構成にしておきましょう、というハック。

部屋や机がキレイに整っている人でも、意外とPC内のデータは整理できていなかったりするものです。

PC内のデータは、すべて情報です。そして、情報の整理には、モノの整理と異なる独特のコツが必要です。

データ構造の種類

別に難しい話ではなく、PC内のどこにどんなデータを保存しますか、という話。人それぞれのように思いますが、大抵いくつかのパターンに分けられます。

大きな分類としては２つ。
キッチリ整理するか、全くしないかです。

整理する場合

現在の大抵のOSは、フォルダがツリー構造をしているので、トップダウン形式でフォルダを作っていけばOKです。

この方法のメリットは、各フォルダに分類されたデータがあるため、データを探すときに見つけやすいということ。一方のデメリットは、データを保存するときに、常に分類を気にしなければならないこと。

データがデータであるだけでもコストがかかる

小飼弾

という名言もありますが、整理された状態を維持するのは、それが苦手な人にとっては大変な労力です。

整理しない場合

一方、整理しない場合というのは、すべてを1箇所に集めることです。デスクトップに集める、という人が多いでしょうか。積極的な意図によるものではないかもしれませんが。

この方法のメリットとしては、保存するときに「このデータはどのフォルダに置こうかな」といちいち考えなくていいこと。「常にここ」と決めておき、なんならブラウザのデフォルトダウンロードフォルダをそのフォルダに設定してしまうこともできます。一方のデメリットですが、すべてのデータがごちゃまぜであること。自分なりの検索方法を確立していないと、収集がつかなくなります。

私の体験

私は両方の方法を試し、どちらも一長一短であることを身を以て経験しました。

たとえばEvernote。ノートを入れるためのノートブック(=フォルダ)を乱立させすぎたことで、どのノートブックに保存すべきか迷う、という本末転倒なデータベースを作り上げてしまったことがあります。

たとえばDropbox。何でもかんでもDropboxに入れすぎて、収集がつかなくなったこともあります。

たどり着いた方法

そんな私がたどり着いた方法を紹介します。今のところ、この方法で１年ほど運用していますが、問題は出ていません。

上記2つのハイブリッド方式です。

まず、大まかなフォルダ分類を行います。具体的には、データの入手先別に設定します。データの作成者、と言ってもいいです。

・自分

・家族、友人、知人

・Web（第三者）

まずは上記のように分けます。名前は勝手に決めてOKです。

それぞれのフォルダの中に、具体的な個人名、Webならサイト名、あるいはテーマ別のフォルダを作ります。自分フォルダの中には、日付フォルダを作るのがおすすめ。

それぞれのフォルダの中は、それ以上分類しません。あとは検索します。検索方法については後述。

ポイントその１:クラウドストレージ

このフォルダ分類が完成したら、そのフォルダをクラウドストレージで同期します。これで手持ちのPCすべてで同じデータが同じように扱えます。

私は、OneDrive 有料版(100GB)を利用していますが、同様のツールならなんでもよいです。どれがいいかは、比較サイトが山程ありますので、ご自身で探しましょう。創作をやっている方やオタクでもない限り、無料枠でも十分まかなえると思います。

どのPCでも同じように扱える、というメリットは、PCの移行もラクということであります。PC故障時のリスクヘッジにもなることですので、十分課金する価値のある投資かと思います。

私は便利なツール（フリーソフト）を集めることが趣味の１つでもありますが、どのPCでも同じツールが使える、というのは思考の妨げになる障害を取り除くことにも繋がります。考えるときにいちいちデータを探していられませんから。

ポイントその２:メール

メールソフト、Webメールでも同様ですが、上記でつくったフォルダ構成と同じフォルダ構成に設定します。こうすることで、添付ファイルも同様に扱えるようになります。

データが増えてくると、これが意外と効いてきます。

ポイント３:検索ツール

もしWindowsの検索ツールしか使ったことがないならば、もったいないことです。世の中にはそれよりも何倍も優秀な検索ソフトがいくつもあります。そのうちの１つ「Everything」は以前紹介しました。

検索で見つかるなら整理する必要ないですからね。

まとめ

ざっくり大きく分類して、あとは検索に任せる。

デジタルデータならではの方法かと思いますが、デジタルだからこそ強力な検索ツールが使えるわけで、活用しない手はないというわけです。

ぜひお試しを。