Microsoft365のプレゼンスをイマイチ理解してなかったので簡単まとめ
こんばんは、しがない情シスです。
本日はプレゼンスのお話です。
TeamsとかOutlook使ってるとプレゼンス（アイコンの右下にあるカラフルな〇アイコン）で個々人のステータスが可視化できるのですが、あれってイマイチ「どれを設定してるとどうなるか」ってきちんと理解はしてないですよね。
「俺たちは雰囲気でプレゼンスを設定している（むしろ何もしてない）」みたいな。
雰囲気でも分かりますし、自身のPCや予定と連動して自動更新されるので、かしこまってきちんと理解する必要性もそんなにあるか…と言われたら別になくても支障は無いわけですが。
ただ、オンラインでのお仕事とかの機会が増えたり、そもそもオフィスのフロアが違ってたりすると、こうしたステータスって「その人にアクションしていいか」の一つの目安になったりします。
知っといて損になる知識では無いとは思います。（でも人に強く求めたりするもんでも無い、トリビア的なやつとは思います）
というわけで、身近なようで意外と知らないプレゼンスについて、理解を深めてみようと思います。
プレゼンスとは
まず、ググってみましょう。真っ先にヒットするMicrosoftさんのドキュメントがこちらです。
いやLyncて！？懐かしっ！！！
はい、ちょっと日付が2010年とかになってたので、関連ドキュメントのTeamsのプレゼンスについてみてみましょう。
こちらは流石に新しいですね。
M365環境でプレゼンスを気にするシーンは、ほぼTeamsでのチャットとか通話時かと思います。
若干翻訳が怪しい箇所もありますが、だいたい言わんとすることは分かりますね。
その人がアクティブなのか、何かしてるのか、みたいなことが可視化できる、というわけです。
ちなみに同じ組織のMicrosoft365アカウントを使用している場合、TeamsとOutlookで表示されるプレゼンスは同期されます。
ちょっとだけラグあったり、読み込まないと更新されなかったりしますが、おおむねリアタイです。（通信環境にもよる）
プレゼンスの基本情報と状態
以下が基本的なプレゼンスの情報です。
6パターン覚えておけば不都合無いかと思います。
🟢連絡可能
予定が無い
Teams等でミーティングをしてない
デバイスがアクティブな状態
上記をすべて満たすと連絡可能になります。
基本的に連絡とか通知を受け取れますよ～、という状態です。
🔴取り込み中
スケジュールに予定が入っている
予定の時間に突入すると自動的に取り込み中表示に切り替わります。
通知とかは普通に飛んできます。
⛔応答不可
手動でのみ選択可能
チャット通知とかがオフになる
サイレントモードみたいな感じですね。
通知は届かないよ、応答できないよ、という状態を相手に伝えることが出来ます。
手動設定なので、戻し忘れると大事な通知を見逃す可能性も。
🟡一時退席中
手動でのみ選択可能
「退席中」との違いがわからない…。どう違うの…？
🟡退席中
デバイスがスリープ、ロック、5分間操作が無いと離席中と判定され、自動的にこのステータスになる
「AFKしますね^^」
お茶などを汲みに行っているか、トイレに立っているかもしれない。
ちょっとそっとしておいてあげましょう。
⚫オフライン
デバイスがネットワークから切り離されてオフラインになった時
電源切ってたり、ネットワークが繋がらない場所に移動している場合ですね。
🦍そのほか特殊
自動応答メッセージを設定していると「外出中」になる。（アイコンもピンクの矢印マークになる）
状態が分からないと「状態不明」になる。（実際に遭遇したことが無いから、発動条件が不明…不明こそが条件。何も分からない）
Outlookの予定とTeamsやPCの利用状況の組み合わせであと何パターンか表示が変わるそうですが、基本的に「緑」「赤」「黄」「黒」に分類されて、見たまんま信号機みたいなイメージで相手のステータスが分かります。
基本「赤や黄だったらメッセージ送っても返信とかリアクションは後になるな」みたいな感じでイメージしていれば良いですね。
予定表と通知やプレゼンスの関連
ところで、Outlookにも「予定の種類」みたいなものがあるんですよ。
デフォルトは「予定あり」になってますが、これを切替えるとプレゼンスにも反映されたりします。
以下、スケジュールを登録してみて実験してみました。
予定あり
デフォルトの選択肢です。
これを設定しておくと、予定の時間内はプレゼンスが「取り込み中」になります。
空き時間
設定しておくと、予定の時間内はプレゼンスが「連絡可能」になります。
通知も普通に受け取れます。
他の場所で仕事中
設定しておくと、予定の時間内はプレゼンスが「連絡可能」になります。
通知も普通に受け取れます。
仮の予定
設定しておくと、予定の時間内はプレゼンスが「連絡可能」になります。
通知も普通に受け取れます。
退席中
設定しておくと、予定の時間内はプレゼンスが「取り込み中」になります。
例えば
「出先や出張先で仕事するけど、リアクション可能だよ」
「一日テレワークとして予定入れたけど、取り込み中じゃないからミーティングできるよ」
みたいな場合は、
「空き時間」
「他の場所で仕事中」
に設定しておけばOutlookでもTeamsでも分かりやすいですね。
会議中だったり作業詰まってたりしてリアクション無理、って場合は普通に「予定あり」のままで良いと思います。
いっぱいミーティングがあって高頻度で他人のスケジュールを押さえたり、アシスタント的なロールで人の予定チェックをしたりする、みたいな人が居る場合は、予定にもステータス設定してあげると親切ですね。
そうでない場合は、ここを意識してこまめに設定する、ってことはあまりしなくてもいいんじゃないかなぁ、とは思います。
「取り込み中」でも通知は受け取れますし、相手のプレゼンス見てチャット送るのをためらうなら、送るだけ送っといてあとは受け取り手に委ねた方がヤキモキしないで済むと思います。
そして即レスは求めない。
その方がお互い幸せですよね。
番外編
プレゼンスと直接は関係無いけど、在席/不在まわりでの便利機能を併せてご紹介！
自動応答
自分がメイン担当している業務があるけど不在にする、みたいな場合は自動応答も便利です。
メールでのやりとりメインでしてる人や外部組織の方向けに状態をお知らせするのに良いです。
個人的にはひとり情シスが休暇取るときの必須機能だと思ってます。
ステータスメッセージ
こちらはチャットの機能ですね。
メンション時などに相手にステータスメッセージを表示できます。
「リモートワーク中です」「出張中です、あとで返すね」「もくもく作業中ですのでそっとしておいてください」などの意思表示に使えます。
でも、送る人はメッセージとか気にせず送ってきますけど…。
おわりに
結構こまかく色々設定できますね、プレゼンスって。
特殊なヤツやステータスメッセージだけ変わる物を含めると、総数で十数種類ほどあるなんて知らなかったです。
リモート環境やオフィスが離れている相手など、自分がどんな状態だよ！って教えてあげるのも一つのオンラインコミュニケーションなのかな、と思ったりします。
ただ、これもあくまで補助的な手段でしかないと思うので、これを前提として相手のステータスを完璧に測るということは不可能だと思います。
仮に手動で設定したやつを戻し忘れたら「ずっと一時退席表示になってたじゃん、サボり？」とか疑われるわけですし。
ふつうにそれは嫌だなぁ………。
いちばん大事なのは当事者同士によるアクティブに伝える＋伝わることを意識したコミュニケーションだなぁ、と思いました。
というわけで、うおおおおおおお、私の想いを綴った怒涛の長文チャットをぉぉぉぉ、受け取れぇぇぇぇーーー！！（重い）
おしまい
まとめるにあたって参考にさせていただいた記事：
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