Power Appsを職場で普及させるには

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この記事は、Power Apps Advent Calendar 2022 12月10日担当分の記事です。

はじめに

私は大学職員（非IT部門）として働いています。Microsoft365が職場で利用できるので、Power Appsも使えます。最初に知ったときは、これでいろいろ業務が楽になるツールが作れそう！と嬉しかったのですが、個人利用だけではなく、職場環境で他の人も利用するにはどうしたらいいか、というところでまずいているところです（解決策は今のところまだなく、試行錯誤中です）。私自身もまだまだ初心者レベルですが。

作ったもの

私は部署横断的に業務を改善するプロジェクトにも兼務で関わっています。そちらのほうで、「業務の担当部署がわからない！」という声がこれまで職員、また教員からもよく寄せられていました。（それって組織そのものに問題があるのでは？というツッコミはおいておきます）
そこで、各部署の業務内容とその担当者を検索できるアプリを作ってみました。
データソースはエクセルにしたので（職場ではSharePointリストのことを知っている人自体少ないので、直接更新してもらうためにはエクセルがいちばん現実的）、変更があったら、各自エクセルを直接更新してね！という運用にできそうです。

困ったこと

とりあえず私がアプリを作ってみたものの、管理できるのが現状私しかいません。私はIT部門ではなく、また定期的に異動があるので、ずっとこのアプリの面倒を見るのは難しいのが実態。

解決を模索

IT部門の人たちにこのアプリを見せてみたところ、「いいじゃないですか！」と好反応でした。そこで、「これずっと私一人でメンテナンスするのは難しいので、IT部門で引き取って管理してもらえないでしょうか？もちろん私もできることはやりますので」と提案してみたところ、「そうなると話は別ですね・・」と一気にトーンダウン。

わかるんです、自分たちで作ったわけでもないし、簡単に管理してくれ、と言われても困る、という心境。でも、ずっと私一人にアプリが紐づいていて、万が一利用が進んでしまったら、いろんな要望が出てくる可能性はあるので、全部一人で対応するのはやっぱりきびしい。。

次なる手段は、誰かにPower Appsの基本とともにアプリの仕様を理解してもらい、共有して複数人で管理すること、です。しかし、Power Appsの基本的なことをイチから教える時間的余裕はないので、自分で最低限のことは押さえてくれることが条件です。（そしてこの条件で、やってもらえそうな人が限られてきます）

結局・・

やはり自分だけでどうこうすることには限界があるので、とりあえず考えたことは、あくまでトライアル、とした上で公開してしまおう、ということです。もし利用者が増えて、問い合わせなどがたくさん来るようになったら、「一人では無理なんでなんとかしてください」と上の立場の人に話を持っていく、という方向で考えたいと思います。
必要だ、と判断されたら組織的な管理方法を考えてもらえるかもしれませんし、無理、と言われたらそっとアプリを非公開にしてしまおう、と思ったりします。

終わりに

自分が勉強して使い方を覚えるのも大変ですが、これを人に教えるのもまた大変です。（ましてや覚える気がない人に教えるなど、とてもではないけど余力がありません）でも、せっかく便利なものを作ったのに使わないのも残念なので、まずは関心がありそうな人から、ちょっとずつ広めていって使える人を増やしていくことから始めたいと思います。