研究会での発表

WEB会議システムを利用しての発表を行わせていただいたので、発表を行うにあたって準備したことや感じたことなどを記載したいと思います。
企業内診断士の輪を広げる楽しいチームでは、このブログの執筆以外にも毎月の例会が行われています。５月度の月例会で「業界研究」という、自身の勤務先企業が属する業界を紹介するプレゼンテーションを行わせていただきました。
発表の機会自体も良い経験になったのですが、自粛期間中であったためリモート会議形式での発表という貴重な経験をさせていただいたため、記事にさせていただきます。

発表用資料の作成

過去に先輩方の業界研究を拝見していたので、いつかは自分も発表してみたいと考えていました。そう考えていながらも、目標がないと準備を始めない悪い癖で、資料を作り始めてはいませんでした。そのような中、５月初旬に発表の話をいただき、月例会までに幸い３週間あったので、勤務経験を元に話の骨子作りや資料集めを行うことができました。

資料作成の手順自体は、普段と変わらず、テーマに沿ったネタを箇条書きにし、肉付け・スリム化・文章の図表化・ストーリーに沿った順序の入替を何度か繰り返して資料を作成しました。
意図的にリアル会議と変えた点は資料のスライドサイズ(縦横比)です。普段は古いプロジェクタで投影することを想定して縦横比４：３で作成します。しかし今回はZOOMを使用して参加者のPCで視聴いただくので、画面サイズのトレンドに倣って縦横比１６：９で作成しました。投影機材のアスペクト比と資料の縦横比が合っていないと、自分が思っているよりも資料が小さくなり、見にくいため、気を付けています。

発表の機会がなければダラダラ過ごしていたかもしれないオウチ時間を楽しく有意義に過ごせただけでなく、資料の作成にどの程度の時間がかかるのか、目安ができたという点でも、今回の資料作成の機会が得られて良かったと感じています。
今後の課題としては、聴講者の属性に合わせて内容を変えることができなかった点を改善していきたいと考えています。たとえば、中小企業診断士、同業界の方が多め、といった参加者の構成を考慮すると、業界の紹介を中心にした薄味な内容よりは、具体的な業界の問題に踏み込んだ、濃味の内容にすべきだったかもしれないなど、内容の検討をしていきたいと考えています

事前準備(ネットワーク編)

リアルな会議室を使用した会であれば、プロジェクタとの接続端子や、PCトラブルに備えて他の端末にファイルを移動する手段を考えるところです。
しかし、今回は、WEB会議システムを使用するため自宅ネットワークに特に注意を払いました。
普段は無線派なので、Wi-Fi/Blue-toothフル活用で、LANだけでなくマウス、キーボードもすべて無線にしています。ですが、発表時に通信が不安定になることを避けるために倉庫の中からLANケーブルを引っ張り出してきました。
その他、自宅回線のアップロード通信速度がWEB会議システムの推奨値を超えていることを確認し、更に自宅回線の通信断に備えて、モバイル端末回線でも接続できることを確認しました。
効果の有無は定かではありませんが、発表中は無線機器に干渉する電子レンジの使用を控えるところまで気をつけてみました。

事前準備(マイク編)

普段は話す機会が少ないため、WEB会議でもノートPC内臓のマイクを使用しています。ところが、月例会の直近で受講したWEBセミナーで、マイクの有無が音質にかなりの影響を与えていることに気づき、マイクの必要性を認識しました。ただ、新しくマイクを購入するには期間が短かったので、通勤時の音楽視聴に使用していた簡易ハンドセットを試してみることにしました。
声を録音し、自分で聞く分には、内臓マイクとの違いを感じられませんでしたが、通話で他の方に聞き比べてもらったところ、ヘッドセットの方が聞き取りやすいという意見をいただき、ヘッドセットを使用することにしました。
音質というだけでなく、姿勢を変えた時に口元とマイクとの距離を意識しなくて良い点でもヘッドセットにして良かったです。

事前準備(WEB会議システム編)

WEB会議に参加すること自体の操作は経験があり、問題無くできます。しかし、資料(画面)の共有を行った際に、発表者と聴講者で見え方にどのような違いがあるのかを試したことがなかったので、端末２台とスマホを使用して実験を兼ねて見え方の確認を行いました。
特にパワーポイントの発表者ツールで表示した際に、Zoomの聴講者にどのように映るのかを確認しました。
その他、画面全体を共有した場合とアプリケーション単体を共有した場合の動きの違いなどを確認し、今回の発表ではアプリケーション単体を共有し、発表者ツールを用いて表示してみることにしました。

発表当日

月例会の開始より少し早めにログインしたところ、ファシリテータ(Zoomホスト)役の方に、画面共有が可能か確認する時間を設けていただいたので、自分の発表まで安心して待つことができました。
今回の発表で最も試してみたかった、発表者ツールの使い勝手について、WEB会議に向いているということが確認できたことが収穫でした。
１枚のスライドの中の説明中も、話し手と聞き手で見ているところが違うということを避けたいと考えていました。
リアル会議であれば、レーザーポインタや指示棒で投影画面を指し示しながら話を進めることができます。
WEB会議で発表者ツールの蛍光ペンを使用したり、拡大鏡を使用したりすることで、リアル会議よりも資料を見やすい環境にできることを確認できました。

発表内容以外で準備不足だと反省したのは、発表資料を操作する端末と別の端末またはサブディスプレイを用意しておくべきだった点です。
発表中、聴講者のマイクはオフになっているので、無音の部屋で独り語りしている状況になります。私は、その静けさから、独りよがりの発表になっていないかという不安が膨らみ、発表途中で不自然な質問タイムを設けてしまいました。
自分の発表が聴講者視点でどのように見えているのか確認する。参加者の表情やチャットを見る。などが出来ると良かったのかもしれません。

私には、チャット欄を見ながら臨機応変に対応するなどという器用なことはできないまでも、雰囲気を感じ取ることはできたのかもしれないと思います。
そのような締まりのない発表でしたが、ファシリテータ(ホスト)が、チャット欄で上がった質問をリプライしてくださるなど、本当に助かりました。
ホスト役のノウハウについては、ご本人が書いてくださっている記事が参考になります。

まとめ

中小企業支援を行う上でも自分の伝えたいことを正確に伝える技術は大事だと思います。
ごくごく自然に上手く発表されている診断士の方に多く出会うようになり、自分では努力をしていないのにもかかわらず、自分も上手くプレゼンテーション出来るのではないかと錯覚してしまうことがあります。
定期的に発表する機会を見つけて、自身の力量を見つめ直す必要があるということを再認識する良い経験をさせていただきました。