ペーパーレス社会はまだ遠い？

自宅に足の踏み場がなくなったことから、資料整理を始めてみました。書類をスキャンしながら、ペーパーレスになるのは、まだ先になりそうだと感じたことを書かせていただきます。

2000年初頭、IT技術が急速に進展していたため「今後は、紙の資料は減っていくのだろうなぁ」と、漠然と思い描いていました。ところが、実際には紙の資料をもらうことが多く、15年前に上京して以来取り貯めてきた資料が山となっていました。

研修資料

資料を整理していると15年前の新入社員研修の資料が出てきました。システム開発を行う会社に就職した当時、PC実機でプログラミングを行うものの、研修資料は紙で配布されていたことを思い出しました。最近は、研修や教育の現場でもPCやタブレットでの資料配布が増えてきましたが、15年前は、紙での資料配布が主流だったようです。
研修やセミナーで配布された資料は、情報が陳腐化していることもあり、そのまま廃棄しようとも思ったのですが、貧乏性の私が、「取っておけばよかった」と後悔しないために、スキャンしてデータを残すことにしました。

報告資料

毎年送られてくるマンション管理組合の定期総会資料なども、データだけがあれば事足りるため、データ化して紙は廃棄しました。しかし、最初から紙面の配布でなく、電子ファイルをメール送付してもらえればスキャンする手間が省けます。
そこで、輪番で管理組合の理事長を務めていたこともあり、管理会社の担当者にメール送付にすることが可能か確認してみました。
メール送付に切り替えることは可能。ただし、メールや電子ファイルを利用できる人ばかりではないため、今でも紙での配布が主流という回答を管理会社からいただき、メール配布は諦めました。

会計書類・契約書

確定申告資料、領収書や売買契約書なども、スキャンして紙自体は破棄してしまいたいと考えていたのですが、証拠能力が必要な書類なので注意が必要なようです。調べてみたところ「e-文書法」、「電子帳簿保存法」に則った管理が必要ということなので、これらは別の機会に、勉強がてら電子化に挑戦してみたいところです。
領収書やレシート類に関しては、キャッシュレス化が進展し、全ての取引がシステムに記録されるようになれば、個人で書類を保管する必要が無くなるのではないかと空想しています。しかし、これはペーパーレス以上に遠い未来の話になりそうです。
契約書に関しても、システム化することで面倒な手続きを省略できると空想しています。契約書を作成する際には、直接会う又は、紙を郵送しあって押印したものを返送するというようなことが行われています。オンライン上で契約手続きを完了させることでかなりの手間が省けます。契約手続きをオンライン上で提供する民間のシステムが登場しているようですが、私の周りでは浸透していません。収入印紙の代わりにシステム利用料を支払ってでも、国ぐるみで共通プラットフォームが提供されると利用者が増えるのではないでしょうか。

登記済権利証(登記識別情報)

不動産の権利書は、現在では、登記名義人だけに知らされる登記識別情報という12桁の番号(パスワード)が記載されています。司法書士さんが書かれているネット上の記事によると、理論上は12桁の番号だけ記録しておけば、売却などの際にも困ることはないそうです。しかし、再発行を行うことができない書類かつ、重要な書類なので廃棄することはしませんでした。

残ったもの

書籍、漫画、旅行やイベントで貰った販促物などは、データ化の対象にはしませんでした。
報告書や契約書などは、情報(データ)が重要なので、紙媒体である必要はなくできることなら全てデータで保存したいと考えています。その一方で、モノ自体に機能があるもの、魅力があるもの、愛着があるものはデータ化しても捨てれないと感じました。
漫画は電子書籍を購入することや自炊することもできますが、敢えてコミックを購入しています。音楽を聴くのに、ダウンロードで事足りるにも関わらず、好きなバンドのCDを購入することに似ています。漫画や音楽自体ではなく、コミックやCDをGood'sとして傍に置いておくことに価値をみいだしているのだと思います。

まとめ

ペーパーレスも他のIT技術と同様に、利便性とセキュリティのバランスをとりながら社会に浸透していくのだと思います。それには、技術の進歩に合わせたITリテラシーの向上や法改正の把握が必要になります。流れに取り残されないよう率先してペーパーレスに挑戦していこうと思います。