社会人になる前に知っておきたいこと〜③How to 報・連・相〜

今日も記事をご覧いただき、ありがとうございます。

昨日投稿した組織の話の続きということで、

今回は社会人の基礎とも言える報告・連絡・相談について記事を書きたいと思います。

ではまず、自分なりに考えているそれぞれの定義についてお伝えします。

①報告・・・現在発生している事実を伝える。

②連絡・・・外部にこれから起こりうる予測を伝える。

③相談・・・どのように対応するか、判断を仰ぐ。

簡単にいうとこんな感じです。

実際にそれぞれのタスクをこなしていく上で、一番大事なスキルがあります。

それは、

結論から話すこと。

社会人で一番嫌われることは、無駄な時間を浪費することだと僕は感じています。

長い話に付き合わされた挙句、結局何の話か分からず、何も解決しないことが社会人として最も避けなくてはいけない結果ではないでしょうか。

大事な話ほど結論から話すこと。

僕は昔から話が長い方でした。恐らく、文章や話題を起承転結にまとめることが好きだったせいかなと思います。

結論から話すことは勇気がいると思います。

初めに理由を話して結果を述べた方が、『〇〇だから××になりました』と一見分かりやすそうに聞こえますが、

実はこれ、先に言い訳を述べているように聞こえるんですよね。

結論から話すことで、

①事実を正確に伝えることができる。

②聞いている人が話の見通しを立てやすくなる。

などのメリットがあります。

初めのうちは訓練がいると思います。僕も全然できなくて、後天的に身につけたスキルです。

正直に言うと、もっと早く身につけておきたかったなと心の底から思います。

では、報告・連絡・相談についてそれぞれ触れていきましょう。

＜①報告＞

報告で一番大事なことは、

“感情を抜きにして、事実を正確に伝える”ことです。

例えば、仕事で失敗した時に

『別の仕事が忙しくて、この仕事を間違えてしまいました。』

『この仕事を間違えてしまいました。』

この2つの報告を分析してみると、

上の報告は『①別の仕事が忙しいこと』『②この仕事を失敗したこと』と2つの事柄についての報告になっています。

下の報告は『①この仕事を失敗したこと』と1つの事柄についての報告になっています。

話を聞く立場からすると、複数の事柄があるより起こった事実にのみ焦点を当てて報告してくれるとすごく聞きやすいんですよね。

複数の事柄を聞くと、話の焦点が合わず、聞いている方もわかりづらくなってしまう原因になります。

報告はどちらかと言うとマイナスな事象が起きてしまったことに対して必要なスキルです。

ツラいですよね。分かります。

ですが、まずはきちんとありのままの事実を上司に伝えること。

この仕事をしっかり果たしましょう。

＜②連絡＞

連絡の意図はただ外部に連絡すれば良いと言うものではありません。

連絡は『他人の時間を奪うこと』と認識した上で、

『外部担当者に起こりうる事象について伝える』ことが重要です。

ポイントは

・自分の担当で発生した事実に対して、外部の協力が必要であること。

・協力をお願いされたいことを分析して正確に伝えること。

について、端的に伝えることだと考えています。

よく耳にする『連絡が来ていない』ケースは、外部に及ぼす影響について検証が間に合っていない結果だと思うんですよね。

連絡をくれないでいると、気構えもそうですし、必要な物資を揃えるにも時間がかかったりとろくなことがありません。

外部に何か影響が出そうな時は、担当部署に素早く連絡しておきましょう。

＜③相談＞

相談は『自分の報告をベースに対応を検討する』ことです。

これが一番ハードルが高い！！

対応を相談しなくてはならないことは100％厄介なことですからね。

しかも、相談したら『そんなこと聞くんじゃない！』なんで怒られたりもする。

ああ、無情。

相談を持ちかけることは、

①上司に解決を委ねる

もしくは

②自分で解決策を提案し、上司に選定してもらう。

このどちらかの対応で、結果が大きく変わってきます。

もちろん全部がそうと限らないですけどね。おすすめはやっぱり後者です。

初めのうちは上司に解決を委ねても良いと思いますが、

慣れてきたら解決策を提案できるようになると、ピンチがたちまちチャンスに変わります。

解決策を生み出すコツは、

『やるか、やらないか』

という視点で考えることです。

状況に応じて、邁進した方が良いか、身を引いた方が良いのか、

どちらが最善の策なのかということを上司と一緒に考えられると良いですね。

上司と相談をして進めた仕事を果たせた時は、満面の笑みで報告しましょう！

いかがでしたか？

報告・連絡・相談が重要だということは聞いたことがあると思いますが、

いざこうして記事にしてみるとやっぱりメリットしかないですよね。

これは僕の私見ですが、恐らく人によって報告・連絡・相談のうち得意なものがあるのではないかなと思います。

僕はどちらかといえば連絡が得意な方でしたが、報告と相談は苦手な部類だったと感じます。

それぞれ求められているスキルがあるんだということを理解することで、

仕事の基礎としての報告・連絡・相談が身につくと思います。

すっかり長文になってしまいました。ご愛読ありがとうございます。

次回は、謝罪・クレーム対応について記事を書きたいと思います。

それではまた！