チャットコミュニケーション×テレワーク〜テレワークにおけるヘルスケアTips17〜
チャットコミュニケーションを有効活用する方法をご紹介！
みなさんこんにちは。
未来志向Labo が運営するふじくらす
新しい働き方クラスです！
ここでは、「テレワークにおけるヘルスケアTips」として、心も体も健康的にテレワークを行うことができるように情報発信しています！
第17回目は、「チャットコミュニケーションとテレワーク」です！
リモートワークには必要不可欠なチャットツール。リモートワークに限らず、コロナ禍以降に導入されている企業が増えているのではないでしょうか。
便利なツールである一方、
「本当に伝わっているのか心配」
「相手に思っていた形で伝わらなかった」
といった悩みを抱える方も少なくないのでは。
今回はチャットコミュニケーションをより効果的に使用することで、チームワークを高めるという点を考えていきたいと思います。
チャットコミュニケーションでチームワークを高めるポイント
1.相手に自分の意図を確実に伝える
自分の想い、考えを相手に伝えることは、オフラインの日常生活であっても大切なことです。
しかし、私たち日本人は「察し合う」ことを美徳としている文化が根付いています。そのため、知らず知らずのうちに自分が発する声色や表情、空気感などから、相手に「察する」、「推測する」ことを委ね、頼ってしまっている側面もあるのではないでしょうか。
ですが、今回取り上げるチャットコミュニケーションは、相手が目の前にいない状況のコミュニケーションになります。
日常生活以上に、相手に誤解を生ませない、余計な推測をさせないことが大切になります。そのためには「どうしてこのメッセージを送っているのか」「どんな成果物を期待してこの仕事をお願いしているのか」等、
自分がメッセージを送っている背景や意図、相手への期待や不安などを、丁寧に伝えることが必要になります。
一方で、先に記載したように、日本人は相手を想い、推測して物事を進めることを美徳と考えている文化があるために、相手に細かく丁寧に思いを伝えることは苦手な側面があります。
ですが、ビジネスでは無駄なく、端的に想いが伝わり合う方が、スピード感を持って業務を進めることができます。
想いを伝えることは、慣れるまでは時間がかかり、試行錯誤が必要になる。ミスコミュニケーションが起こりやすいチャットコミュニケーションで大切なスキルと言えます。
2.誰でもアクセスできる形で記録をしっかり残す
チャットコミュニケーションで起こりがちなことは、「このメッセージどこでやりとりしたんだっけ？」と、メッセージの所在がわからなくなることです。
ビジネスの場では、「5W1H」は特に大切なので、チャットコミュニケーションでも意識しましょう。
そこで大切になるのは、クローズドな環境ではなく、オープンな環境でメッセージをやり取りすることです。具体的には、1対1のやり取りではなく、チームのスレッド内でのやり取りを行うということです。
1対1のやり取りは、オフラインの生活に置き換えたところでいう密室での2人きりの会話と同じことになり、「5W1H」が見えにくくなり、リスクが伴います。
オフラインの職場環境と同じように、仮に直接業務に関わっていない人がスレッド内にいたとしても、チームで動いている案件であるならば、チームのスレッドで皆が見ているところでやり取りをすることが大切です。
また、すぐにやり取りの履歴を見ることができるように、プロジェクト名をスレッドのグループ名にする等の工夫も可能です。
3.時には電話やオフラインの環境で短時間でも会話をする機会を設ける
チャットコミュニケーションを題材にしてポイントをお話ししていますが、やはり時には電話やオフラインで自分の声で考えを伝えることも重要です。
「ならば最初からチャットコミュニケーションではなくオフラインの方がいいのでは？」と思われる方もいると思いますが、
チャットコミュニケーションで、時間と場所に左右されずに伝えるべきことを伝えられるのは、時間や物理的な距離のストレスを軽減しながら働くことができるため、やはり効果的です。
その上で、補足的にオフラインや電話を活用することで、ミスコミュニケーションを防ぐことにつながります。ビジネスのコミュニケーションは「相手に伝えることよりも相手に伝わること」が何よりも大切になるため、伝え方ばかり意識して、本質がずれないようにしましょう。
チャットコミュニケーションだけでなく、電話やオフラインを活用することで、より効果的にコミュニケーションを図ることにつながるため、
「絶対にオフライン」、「絶対にオンライン」とルールに縛られるのではなく、柔軟にコミュニケーションを取るようにしましょう。
チャットコミュニケーションを有効に活用して、ビジネスを効率よく豊かに！
いかがでしたか？オンラインもオフラインも、相手に想いを正しく伝えるというポイントは同じです。相手に無駄な時間やストレスを与えることなく、円滑にコミュニケーションを取るスキルを身につけて、チームワークで仕事を進めていきましょう！
また、今回の記事の内容は、
NOKIOO取締役の小田木朝子さんのVoicy「今日のワタシに効く両立サプリ」のチャンネル内の「チームワークを加速させるテキストコミュニケーション 3つの極意」の中でも取り上げられています。
相手を迷わせず、余計な推察を生まないコミュニケーションは欠かせません。ぜひ、音声でお楽しみください。
文責:小野晴花(保健師、第一種衛生管理者、健康経営エキスパートアドバイザー)
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