今やデジタル化（データ化）でしょ！印刷紙での業務って効率悪すぎです

え？まだデジタル化じゃないの？

今の世の中、それなりに大きな会社では、もう紙や手書きなどの作業をしているところなんてなかなかないと思っていました。

例えば、紙を印刷して、目視で合っているかのチェックをするとか、定型の枠だけあって、その中に手書きで決まった項目を埋めていくとか。。。

まだまだあります。判子や署名をもらうために一度紙で印刷し、さらにそれを紙としても保存しておく、など。。。

結構多いのは、業務の一部分だけデジタル（データ）化ではない進め方があるなどです。みなさんの職場ではそんな働き方だったりしませんか？

過去に私の業務においても、それはそれは、と～っても今の時代だとは思えない業務の進め方をしていました！

今日はその経験談と、それに対してどう変えていったかを共有したいと思います。

過去に私が翻訳業務をしていた時の話です

私の前任者が、定年退職直前の男性でした。その方は何人かいた翻訳メンバーを管理していました。定年まじかのその男性は、めっきりデジタル化に弱く、紙で出力し、目で確認するやり方が自分には合っていたみたいなんです。そして、それを派遣社員にも強いていました。

当時どんなやり方をしていたかというと、

・翻訳依頼者が、出力した紙で依頼を持ってきて、依頼の棚に置いておく。

・翻訳メンバーは紙ベースで依頼を受け取り、翻訳をする。ただし、データは依頼者へ送信。

・翻訳業務を終了すると、すべての訳文を出力し、紙で保管しておく。大きなキャビネット2つ分！

正直、この翻訳グループに入って管理を任されたとき、このやり方にビックリしました！

え？なぜ紙？色んな意味で効率が悪い！

これって、すごく大事な資源（リソース）を無駄にしていることなんですよね。

・紙という資源の無駄

・印刷する作業の無駄

・紙を保管する空間の無駄

それに品質低下にもつながってます！

・紙ベースで翻訳しなくてはいけないため、翻訳不要な箇所まで入力作業が生じてしまう作業と時間の無駄。おまけに入力ミスなどの増加。

・すべて目視レベルでの翻訳業務なので、翻訳漏れが発生し、品質の低下。

翻訳メンバーを管理していた男性は、とにかく目で確認するのが従来のやり方だったようで、翻訳業務が終わってからも、訳文の確認をしたいという理由で「紙の管理」を採用していたようです。

もちろん、翻訳メンバーからのブーイングは想像できますよね？だって、すごく非効率で品質にまでかかわってきてしまうんですもの！

そこで、私がまず行ったのは、「翻訳業務のデジタル（データ）化」でした。

紙の運用をすべてなくしました！

・依頼者は、すべてデータを送って依頼。

・朝一、翻訳者を集め、ミーティングを行い、進捗状況を聞きながら、これらの翻訳を割り振り、データで送る。

・翻訳完了後は、データで依頼者に送信とともに、フォルダーにデータのみ保存（紙保管を廃止！）

ただただ、紙からデータの運用にしたことで、色々なことが解決しました！

・紙の無駄、作業の無駄、紙を保管する空間の無駄を排除

・作業者の負荷削減。

・翻訳漏れや入力ミスなど、品質低下の削減。

紙での運用により無駄な労力が大きく減ったと感じます。

さらに、相乗効果でもっと良いことが起こりました～＾＾

・無駄な労力をなくすことで翻訳者の士気向上！

・翻訳だけに集中でき、１日平均５枚から倍の１０枚にまで効率アップ！

・データで訳文が残っているので、過去のものや、他の翻訳者のものも参照でき、高い質の成果物！

ほんと、良いことだらけですよね？

業務改善を行う前に、今の状況を正しく判断し、従来のやり方を変えてまでも、何が一番いい手段かを考えましょう。それを行うことで、少しずつ良い方向に向かい、問題があれば軌道修正していくのが本来の姿です。

まずは、紙の運用があるなら、すべてデジタル化（データ化）に変更です！

なかなか、今までのやり方を変えるというのは大変な作業ですが、少しずつ一緒に頑張っていきましょう♪

ということで、今日は自分の業務経験をお話しました～＾＾

次の記事も、同じトピックで別の事例があるので紹介させてください！

解決策として、みなさんの業務でも活用できるかもしれない商品を紹介したいと思います。