提案書をつくる

01_Officeソフトの使い分け

Wordを中心に使います。図はPowerPointでつくり、それを図（拡張メタファイル） 形式で貼り付けます。ここでなぜWordで図を作らないのかという疑問が湧いてきます。その答えは、PowerPointの方が図をつくることに特化した機能があり早く図をつくれるからです。さらに、提案書内容をプレゼンテーションに展開するときには、それらの図を使い回し効率的に作成することができます。

ただし、表は始めからWordで作ります。PowerPointでつくる優位性が表作成にはありません。分析データとしてあるExcelの表もコピー＆ペーストでWord表にして編集します。表の中に写真を貼り付ける表現は、文字列の折り返しを行内や前面にして目的の位置に貼り付けます。

02_提案書に使うフォントと文字組

今までWord文書の本文に多く使われていたMS明朝は横線が細すぎるために一部の人にとっては読みづらく、さまざまな人に読んでもらう文書に適したフォントとは言えません。ここでは、無料で手に入るフォントの中から「源真ゴシック」を使います。

「源真ゴシック」はゴシック体ですので縦線も横線も同じ太さに見えて読みやすくなります。本文は文字の太さが細すぎず太すぎずの「Normal」、文字幅がかな漢字は全角送りで英数字はプロポーショナル（可変幅）なものを使用します。「源真ゴシックNormal」「P」も「等幅」もつかない書体名です。かな漢字が同じ間隔で配置されているので長い文章を読むときにテンポよく読めます。見出しは本文とのコントラストが明確に付いて漢字がつぶれて見えない「源真ゴシックP Bold」を使用します。見出しは本文の中で太い線に見えるようにかなや英数字が可変幅な「P」がついたものを使用します。

一行の文字数は約40文字前後で折り返し、行間は文字サイズの1.5～2倍にします。サンプルは1.75倍に設定してあります。文字の大きさはA4の提案書では、11ptを基準にして、内容により若い人向けには10pt、高齢の人向けには12ptなどと配慮します。

03_提案書の見出しによる構造化

提案書を見やすく伝わりやすくするためには、その構造をわかりやすくする必要があります。人間の脳は情報を目の前にしたときに自動的に構造化、理解の塊をつくると言われています。提案書でその塊を明確につくり出すのが見出しです。見出しにより塊がわかりやすく構造化され脳の自動作業を助けます。見出しがあっても塊をつくれない文字群では脳の自動化が始まらずに混乱がおこります。そのために見ること読むこと理解することに拒否反応が起こることが多々あります。このように見出しによる構造化は大切なことです。

では、見出しをどのように表現したら構造化が明確になるのでしょう。本文との区別のためにフォントは本文を「源真ゴシックNormal」に、見出しを「源真ゴシックP Bold」にしました。それだけでは十分ではありません。見出しを本文の文字に対して大きいサイズにして区別します。専門用語ではジャンプ率といって本文の文字に対する見出し文字の大きさの比率です。

提案書の見出しは一つの階層だけでなく大見出し、中見出し、小見出しという感じでいくつかの階層構造の見出しで構成します。それらをわかりやすく大きさを変化させて表現します。しかし、文字の大きさだけでは明確に構造化できません。そこでインデントと罫線を使います。

インデントとは、本文の左側のスペース（余白）を指します。本文の左側に余白をつくり、その空いたスペースを使い本文より左側に突き出た見出しで本文との違いを出します。さらに罫線や文字バックの色ベースを使うと見出しが明確に本文と区分けされて構造がわかりやすくなります。