タスク管理ツール導入のメリットとおすすめツール

こんにちは、ミントゴレです。
業務を遂行するにあたって必要なタスク管理ですが、タスクツールで管理をおこなおうとしても、さまざまな種類があるので、選び方を間違えると使い勝手が悪かったり、使いこなせない人が出てきたりと不具合が生じてしまいます。
今回は、タスク管理の重要と管理ツール導入のメリット、おすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

タスク管理とは

タスク管理とは、該当するプロジェクトを遂行するために個々のチームメンバーに割り振られた担当業務を管理することです。
具体的には、タスクの内容、進め方、納期、振り返りなどについて設定し、進捗や達成度を確認し、必要があれば軌道修正します。
タスク管理は担当者一人一人に任される部分が大きいですが、時にはチームメンバー同士でコミュニケーションを取り、情報を共有することもタスク管理の中では重要です。

タスク管理ツール導入のメリット

・情報や進捗状況を全体で共有・把握ができる

タスク管理は、エクセルなどで表を作成して管理することも可能ですが、個々のタスク管理は各担当者に任せられるため、管理の仕方にばらつきが出てしまいます。
また、マネージャーや他のメンバーが全体の進捗を把握しづらいというデメリットもありますが、タスク管理ツールを導入すれば、一つの画面にアクセスするだけで進捗状況を視覚化でき、同じ画面でメンバー全員に必要な情報を共有することが可能になります。

・コミュニケーションが取りやすい

エクセルなどのソフト上でタスク管理をする場合、チームメンバー同士のコミュニケーションはメールや電話が主となります。
しかし、電話も相手が外出などで席を外しているといった事情でなかなかコミュニケーションが取りづらい場合もあります。
タスク管理ツール内であれば、チャット機能やビデオ通話機能を使ってオンタイムでのコミュニケーションが可能になります。
一度に複数のメンバー同士で連絡し合ったり、ミーティングを行ったりすることもできます。

・知りたい情報が分かりやすく視覚化できる

タスク管理ツールは、優先すべきタスクや進捗状況が一目で確認しやすいデザインを導入しているものが多いです。
エクセルなどを使ってゼロの状態からタスク管理表などを作成するとなると、大変手間がかかりますが、タスク管理ツールであればあらかじめテンプレートが備わっているので、プロジェクトに適したテンプレートと選ぶだけで分かりやすいデザインのタスク管理表を作成できます。

おすすめのタスク管理ツール

・Trello

柔軟性と機能性に優れていることが特徴のタスク管理ツールです。
ホワイトボードに付箋を貼るように感覚的な操作なので、簡単に効率よく作業を進める事ができます。
タスクの状況変化に合わせて、タスクカードを動かすだけで進捗状況を表示させることができる為、視覚的にも見やすく、ツールを使い慣れない人でも直感で難なく使いこなすことができます。
またTrelloは、全体の流れや進捗状況の確認がしやすいのもポイントです。

・Backlog

Web制作、広告代理店、ソフトウェア開発などさまざまな業種で使われている国内シェアNo1のプロジェクト管理システムです。
Backlogは開発、デザイン、マーケティングといった各業務ごとのプロジェクト作成ができます。
チームごとのタスク管理もでき、全体の進捗状況を可視化してリアルタイムでチェックことが可能です。
ヘルプ機能も充実しているため、操作に困った場合でも人に聞くことなく解決できます。

・Click Up

ClickUpは小規模チームには無料で、大規模チームには有料で使ってもらうというビジネスモデルを採用したタスク管理ツールで、無料でも人数制限なく幅広い機能を使用する事ができます。
無料プランでも充実した機能と、シンプルで見やすいデザインや直感的に操作できる使いやすさが非常に魅力的です。
タスクのステータスをカスタムすることができる為、連絡待ち・差し戻し中・確認待ち と言ったように、タスクの詳細なステータスを設定することが可能です。

まとめ：

タスク管理ツールにはさまざまなタイプのものがあり、どのツールもタスク管理を簡単に効率よく行うための工夫がされています。
タスクを細分化することで時間の見通しが可能になり、一日の業務時間の調整ができるようになって、締め切りに遅れることもありません。
タスク管理ツールを導入し、活用することで、業務効率を向上させましょう。