効率よくタスク管理をするTip 5選

こんにちは、ミントゴレです。
業務をおこなう中で、タスク管理の重要性は理解していても、なかなか効率的に管理・活用ができないと悩む方も多いのではないでしょうか。
タスクの細分化や優先順位を決める事がで、タスクの全体像を理解する事ができ、管理する事ができます。
今回は、効率よくタスク管理をするTip 5選をご紹介します。

1. すべてのタスクを書き出す

まずはやるべきタスクをすべて書き出しましょう。
頭の中で考えていたタスクを1度全て書き出す事で、頭の中が整理され、どのタスクから取り掛かるかの優先順位も付けやすくなります。
タスクの書き出しはパソコンやスマホを活用する事で、分類も簡単に行う事ができます。

2. 緊急度・重要度を軸に優先順位をつける

タスクの優先順位を決める際には、「緊急度」や「重要度」を軸に考えることが大切です。
優先順位を決める際には、以下の4つの分類にわけて分類していきましょう。
・ 重要で緊急性の高い仕事
・ 緊急ではないけれども重要度が高い仕事
・ 重要度は低いけれども緊急性が高い仕事
・ 重要度と緊急性が低い仕事
タスクをこの4つの分類にわけて考えることで、優先順位の正しい順番が見えてきます。

3. 1つのタスクにかかる時間を把握しておく

優先順位だけでなく、作業にかかる時間を把握しておくことも大切です。
１つのタスクの大体の作業時間を決めておく事で、1日のスケジュールが組みやすくなります。
移動時間や事務処理の時間など、おおよその平均時間を普段から計測しておくことで時間の誤差を減らすことができます。
毎日のように行う業務は、1つ1つ時間を測って記録しておきましょう。

4. 必要な書類や資料もタスクと一緒に記録する

あらかじめタスクに必要な書類や情報を紐づけておく事で、探す手間や書類の忘れなどが無くなります。
業務の情報を一箇所管理すると、必要な情報を探すストレスや直前になって慌ててしまうことを防ぐ事ができます。
パソコンやスマホなどのデジタルツールでタスクを管理する事で、簡単に紐づけができ、膨大な量のデータも一緒に管理する事ができます。

5. 上司やクライアントのスケジュールを想定する

タスクの中には、上司やクライアントに確認が必要なものもありますよね。
そのような場合、相手のスケジュールを想定したうえで計画を立てるようにしましょう。
以下の3つを考慮し、スケジュールを組むことで、余裕をもって作業する事ができます。
・ 確認にかかる時間を多めに想定しておく
・ 修正を依頼されても間に合う期間を想定しておく
・ 余裕を持って上司に確認できる日程や時間を相談しておく

まとめ：

タスク管理を上手く活用することで、ミスやトラブルを事前に回避することができます。
見えるタスク管理をおこない、業務効率化を目指しましょう。